ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué quiere determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocks óptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación.
Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de los inventarios hay que considerar los siguientes indicadores:
− STOCK MÁXIMO.
La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, en relación con los abundantes costes de almacén que se debe soportar.
− STOCK MÍNIMO O DE SEGURIDAD.
La cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto.
− PUNTO DE PEDIDO.
Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo (PLAZO DE APROVISIONAMIENTO), para no quedar por debajo del stock de seguridad.
La gestión de inventarios debe adoptar criterios concretos para determinar cuál es el stock máximo y el stock de seguridad, ya que normalmente resulta muy complejo fijar los niveles de stock óptimo. Con los datos disponibles se puede determinar el punto de pedido, que es útil para determinar cuándo se ha de realizar un pedido al proveedor o una orden de fabricación al departamento de producción.
MODELO DE PEDIDO ÓPTIMO O MODELO DE WILSON
El modelo de Wilson tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios, es decir, que optimice los costes de los stocks.
Este modelo es aplicable siempre que:
• La empresa se aprovisione por lotes de producto (comprados a los proveedores o fabricados por el departamento de producción) de cantidad constante, que se ha de determinar.
• La demanda del producto (cantidades totales que se compran al proveedor o que se fabrican en producción) sea constante y conocida a lo largo de todo el periodo de gestión.
• El precio del producto y el plazo de aprovisionamiento sean constantes y conocidos.
se les conoce con el nombre de “GRÁFICO DE DIENTES DE SIERRA”.
Cuando el nivel de las existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción física del material es el plazo de aprovisionamiento, es decir, el tiempo que tarda el proveedor en entregar el material. Mientras la empresa espera a que se le entregue el pedido, el nivel de existencias baja (sin llegar a ser más bajo que el stock de seguridad) hasta que lo recibe.
El coste de gestión está formado por los siguientes elementos:
COSTE DE ADQUISICIÓN (CA). Es el coste de comprar el producto al proveedor, donde p es el precio de compra y D la demanda esperada de producto.
CA = p•D
Cuando una empresa no compra el producto, sino que lo fabrica, entonces CA también es el coste total de fabricación, donde cf es el coste unitario del producto fabricado:
CA = cf•D
COSTE DE PEDIDO (CP). Es el resultado de multiplicar el coste unitario de los gastos de hacer un pedido, s (costes administrativos, teléfono, correo, etc.) por el número de pedidos realizados en total, N. El número de pedidos es el cociente entre la demanda total, D, y el volumen de pedidos, Q.
Por tanto, CP = s•N; y si N = D/Q, entonces CP = s•(D/Q)
Este coste disminuye con el volumen de pedido, ya que cuanto mayor sea un pedido, menos pedidos se deberán realizar en total a lo largo del año.
COSTE DE ALMACENAMIENTO (CAL). Es el coste total de mantenimiento de inventarios en el almacén. Llamamos g al coste anual de almacenar una unidad de producto, Q/2 es la media de stocks en el almacén, se supone que la demanda es constante, la cantidad de pedido es Q y SS es el stock de seguridad.
CAL = g•(Q/2 + SS)
Este coste aumenta con el volumen de pedido, ya que cuanto mayor es un pedido, más stock hay y, por tanto, más costes de almacén se generan.
El coste g de mantener una unidad en el almacén se puede resumir en el coste de oportunidad, que, en este caso, se puede expresar como el coste de los recursos financieros inmovilizados por mantener un cierto nivel de stocks, que habitualmente es muy parecido al tipo de interés de mercado, r.
De esta forma podemos expresar g como:
g=r•p
En general, el COSTE TOTAL DE GESTIÓN DE INVENTARIOS es:
CTG = CA + CP + CAL = p•D + s•(D/Q) + r•p•(Q/2 + SS)
Podemos observar que CA no depende del volumen de pedido, Q, pero CP y CAL sí dependen del mismo.
El pedido óptimo (Q*) es aquel volumen de pedido para el cual el coste total de gestión de inventarios es mínimo y en el que el coste de pedido es igual al coste de almacenamiento. Para obtener el pedido óptimo se debe optimizar la función que representa el coste total de gestión de inventarios respecto de la variable que representa el volumen de pedido. Q= RAIZ CUADRADA DE 2 X S X D DIVIDIDO ENTRE G
Donde Q* es el pedido óptimo en unidades físicas.
s es el coste unitario de hacer un pedido.
D es la demanda total o necesidades totales de la empresa.
g es el coste de mantener una unidad en el almacén.
Una vez calculado el volumen de pedido óptimo, se pueden calcular otros parámetros importantes del modelo de Wilson:
• Número de pedidos al año: N = D/Q*
• Tiempo que debe pasar entre dos pedidos, T*, conocido como cadencia óptima de los pedidos. Si se sabe que se hacen N pedidos al año, entonces:
T* = 360/N (en días)
• Otro indicador de la administración de inventarios es el punto de pedido, es decir, el nivel de las existencias que obliga a realizar un pedido de aprovisionamiento.
PP = demanda estimada durante plazo de aprovisionamiento + stock de seguridad.
MODELO ABC DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de una empresa, cuando ésta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada producto, ya que cada uno tiene una influencia diferente sobre la gestión de inventarios. La gestión de inventarios por el METODO ABC es la utilización de la clásica distribución de PARETO, según la cual debemos concentrar nuestro esfuerzo en los pocos elementos que representan un alto porcentaje del valor invertido.
El modelo ABC se basa en clasificar las existencias en tres categorías:
⊗ EXISTENCIA A. Son los artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20 % de los unidades guardadas en el almacén y, en conjunto, pueden sumar del 60% al 80% del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante para el aprovisionamiento.
⊗ EXISTENCIA B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. A pesar de ello, se debe mantener un sistema de control, pero mucho menos estricto que el anterior. Pueden suponer el 30% de los artículos del almacén, con un valor de entre el 10% y el 20% del almacén.
⊗ EXISTENCIA C. Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. Por tanto, no hay que controlarlas específicamente, es suficiente con los métodos más simplificados y aproximados. Representan aproximadamente el 50% de las existencias de la empresa, pero menos del 5% o 10% del valor total del almacén.
EL SISTEMA JIT (JUST IN TIME) DE GESTIÓN DE INVENTARIOS
El sistema JIT es un sistema integrado de gestión de producción y gestión de aprovisionamiento desarrollado en Japón en los años ochenta y posteriormente aplicado en EEUU. Actualmente se utiliza en las principales empresas industriales a escala mundial.
El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. Este sistema de fabricación tiene como objetivo básico reducir las existencias en inventario, relacionándolas con la satisfacción inmediata de los pedidos de clientes o de las órdenes de fabricación. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente.
La finalidad del sistema JIT es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes reaccionando ágilmente ante cambios de la demanda, y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rápidamente los problemas operativos.
LA VALORACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
Las existencias, como cualquier otro activo o bien de la empresa, tienen una valoración económica cuantificable. Además de su importancia dentro del aprovisionamiento de la empresa, suponen una inversión considerable de recursos que hay que controlar, valorar y administrar.
La dirección de la empresa debe conocer en todo momento el valor de los productos que tiene en sus almacenes para planificar a corto plazo sus necesidades en el ámbito productivo, comercial y financiero. Por esta razón, existe una serie de normas y criterios que se han de observar sobre la valoración de las existencias de la empresa, regulados por la legislación mercantil dentro de la normativa vigente.
La normativa establece que las existencias se han de valorar, según su naturaleza, al precio de adquisición o al coste de producción. Si las existencias son productos comprados externamente por la empresa, se valoran al precio de adquisición. Si, por el contrario, son productos producidos internamente en la empresa, se valoran al coste de producción.
El contenido de estas dos normas es el siguiente:
PRECIO DE ADQUISICIÓN
Es el importe total de la compra, según la factura del proveedor, más todos los gastos que haya generado la operación (transporte, seguros, envases, impuestos no repercutibles…)
Precio Adquisición = importe de facturas de mercaderías + gastos de la operación
COSTE DE PRODUCCIÓN
Es la suma del precio de adquisición de las materias primas y de los materiales consumidos en la fabricación, de los costes directos de la producción (mano de obra, energía…) y de la parte proporcional de los costes indirectos imputables a la producción.
Coste Producción = materias primas + otros consumos + coste directo fabricación + coste indirecto de la empresa.
CRITERIOS DE VALORACIÓN
Aunque se apliquen las normas del precio de adquisición o del coste de producción cuando se hace una valoración de las existencias, no siempre es una tarea fácil, ya que si los productos o las mercaderías entran en el almacén en grandes cantidades y a precios de adquisición o costes de producción diferentes, es difícil determinar de forma clara el valor individual de estas entradas.
La normativa vigente propone y recomienda unos criterios de valoración para los casos en que las normas del precio de adquisición y del coste de producción son insuficientes para valorar individualmente las existencias de la empresa. Se trata del criterio PMP, del criterio FIFO y del criterio LIFO. Son tres métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las existencias almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación.
La normativa recomienda de forma general aplicar el criterio PMP, aunque permite también la aplicación de los criterios FIFO y LIFO cuando la dirección de la empresa considera que favorece su control y gestión.
CRITERIO PMP (precio medio ponderado). Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades. Si p es el precio o valor y q las cantidades de existencias o de producto entrante, el PMP se calcula así:
Las entradas se registran a su valor y las existencias y las salidas al PMP correspondiente.
CRITERIO FIFO (acrónimo de su denominación en inglés, first in, first out: primera entrada, primera salida). El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron. De esta forma, las existencias salen del almacén valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada respetando el orden cronológico.
CRITERIO LIFO (acrónimo en inglés, last in, first out: última entrada, primera salida). El valor de la salida de existencias es el precio de las últimas que entraron. Así, las existencias salen del almacén valoradas en orden inverso al que entraron. Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando también el orden cronológico.
De forma general, con estos criterios de valoración de las existencias que permite la legislación mercantil (según el Plan General de Contabilidad), las entradas se valoran a precio de adquisición o a coste de producción y las salidas según el criterio de valoración empleado (PMP, FIFO o LIFO). Además, la normativa exige que si una empresa adopta un criterio de valoración, ha de mantenerlo fijo y sólo puede cambiarlo en circunstancias especiales y justificándolo adecuadamente.