Departamentos de una empresa

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Siglo XX: empresario tecnócrata (galbraith):


aparece el llamado derecho del poder restringido o lo que el denomina tecnoestructura. El autor hace un estudio crítico de la relación que hay en el mercado sobre la economía llamada por las grandes empresas que conviven con otras estructuras de pequeña empresas que son muchas per que influyen poco en él.

Siglo XX-XXI: empresario líder (bennis):

el empresario a de ser innovador además de un buen líder y saber ser un buen estratega para escoger los caminos adecuados para conseguir los objetivos. cuando hablamos de innovación se refiere a: innovación técnica, innovación de gestión. Y si hablamos de liderazgo un líder a de tener unas cualidades personas específicas. Hay dos tipos de empresarios: el empresario profesional el que gestiona y dirige la empresa aun en el caso de no haber aportado patrimonio y el empresario patrimonial que a aportado capital a la empresa y que también la dirige.
LA PLANIFICACION consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa. A)

CLASIFICACION D LOS PLANES

-Por su naturaleza y características. Esta clasificación hace referencia a la extensión del plan y se puede distinguir: •Metas. Son los fines fundamentales perseguidos por la empresa. Las metas son el punto de partida de la planificación. Objetivos. Debemos distinguir los subobjetivos. Hay autores que diferencian entre objetivos y subjetivos. Los objetivos tienen un carácter general que involucran a toda la empresa y todos han de contribuir a que se consigan. Los subobjetivos se refieren a temas más específicos, que afectan a áreas concretas de la organización. Cuando se quieren establecer los objetivos hay que tener en cuenta que: •Los objetivos tienen que ser realistas. Que todos los subsistemas de la empresa tengan los recursos necesarios para alcanzarlos y que se adapten al momento y al entorno, aprovechando todas sus posibilidades. Se deben establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos, valorando el coste de oportunidad que supone una elección frente a la mejor alternativa. Los objetivos se deben alcanzar con el menor número de consecuencias imprevistas y sus costes deben ser mínimos. Una vez marcados los objetivos, hay que comunicarlos a todos los subordinados que estén implicados, e intentar motivarles para que los cumplan. Políticas. Son los principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación. Procedimientos. Son los pasos que hay que seguir para ejecutar una acción. Reglas. Indican lo que se puede hacer y lo que no, y son muy estrictas. Presupuestos. Son la expresión numérica del plan escrito. Prevén las necesidades de dinero para afrontar los planes marcados. B)

Por su dimensión temporal

Se refiere al tiempo durante el cual se pueden aplicar. Pueden ser: •Planes a largo plazo. Periodo superior a 5 años. Se refieren a aspectos estructurales de la empresa, relativos a una expansión futura, como nuevas inversiones en maquinaria. Medio plazo. Se han de conseguir en un periodo superior a 1 e inferior a 5 años. Estos planes muestran actividad que ha de desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa. Corto plazo. Son aquellos planes que tienen como limite el ejercicio económico, normalmente un año. Se trata de planes inmediatos y muy concretos por departamentos. -Por funciones o departamentos. Se refiere a planes de producción, ventas, financieros y de inversiones, etc. El contenido y las características de cada tipo de plan estén relacionados con el tipo de función o departamento al que afecta. Podemos encontrar planes interdepartamentales, si se aplican a un departamento; interdepartamentales si afectan a mas de un departamento.

ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACION

-Análisis de la situación de partida. Se analiza la situación actual de la empresa y de su entorno y se toma conciencia de las oportunidades existentes para poder aprovecharlas. -Fijación de los recursos. Se marcan los objetivos, es decir, se concretan las metas a las que se quiere llegar. -Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación. Se marcan los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos. -Evaluación de las alternativas. Estudiar los puntos fuertes y débiles, y evaluar los costes, riesgos, etc. -Elección de una de las alternativas. En esta etapa se decide que plan se ejecutara. -Control y determinación de desviaciones. Aunque se haya escogido una alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad evolucione de forma diferente y esta alternativa no funcione como se esperaba. Hay que hacer un seguimiento periódico de los planes y corregirlos cuando sea necesario.

ORGANIZACION

Función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que pueden surgir entre las diversas tareas y todas las áreas de funcionamiento de la empresa. A)ETAPAS DE LA FUNCION DE ORGANIZACION. -hay que determinar los niveles de organización, es decir, la jerarquía de los mandos. Definir quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa. -Las funciones o los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona han de ser claros y concretos. -cada persona, además de saber que tiene que hacer, debe saber a quién tiene que obedecer. Son necesarios canales de autoridad y de responsabilidad bien delimitados. -Debe haber vías de comunicación en todos los sentidos, es decir, entre departamentos, con cargos superiores o inferiores de la misma empresa y hacia el exterior (clientes, proveedores…). La organización será diferente según el tipo de empresa, es decir, según su dimensión, su actividad, etc. B)LA COMUNICACION EN LA EMPRESA. Para que la organización de la empresa funcione con total garantía, uno de los puntos más importantes es la comunicación. En este apartado vamos a centrarnos en la comunicación interna. •comunicación interna vertical. -comunicación ascendente. Es la que se forma verticalmente de abajo hacia arriba, se origina en los empleados y finaliza en los directivos. La finalidad es que los mandos o directivos conozcan los problemas de los trabajadores de primera mano y que estos se sientan parte de la empresa. -comunicación descendente. De forma vertical, tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores. Es más habitual que la ascendente. Su finalidad es informar a los trabajadores o subordinados de los objetivos de la empresa, así como de las tareas que se deben realizar para conseguirlos. •comunicación interna horizontal. -es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos

. LA ORGANIZAZION DEL TRABAJO

Nos referimos a un conjunto de normas que tiene como finalidad coordinar todos los medios a disposición de la empresa para que, con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, se obtengan los objetivos previamente marcados.

A) EVOLUCION HISTORICA

A lo largo de la historia, el individuo ha tenido la necesidad de trabajar junto con los demás, y por tanto de organizarse. En la prehistoria, el individuo se organizaba para conseguir alimento. En la edad antigua y en la época de las grandes construcciones, como las pirámides, también existía una gran organización para realizarlas. Pero las empresas no tuvieron necesidad de organizar el trabajo hasta el siglo XIX, en la Rev. Industrial, con la finalidad de obtener una mayor productividad.

B) Escuela de relaciones humanas

A partir de las críticas al taylorismo, se intentaron buscar algunos métodos para solucionar los puntos débiles de este sistema. El objetivo era hacer el trabajo más humano. La primera persona que demostró la importancia de las relaciones humanas en la empresa fue Elton Mayo. Realizó una serie de experiencias en la planta Hawthorne, fabricante de material electrónico, que le sirvieron para formular sus teorías. En sus experimentos, al principio Mayo comprobó que los trabajadores aumentaban su rendimiento si se introducía música ambiental durante la jornada laboral, se realizaban descansos y se explicaba a los trabajadores la importancia de su trabajo. Posteriormente volvió a la situación inicial y observó que la producción seguía aumentando. Entonces llegó a la conclusión de que el aumento de rendimiento había sido consecuencia de la relación de colaboración entre el personal de la planta y de la relación de amistad y de convivencia que había surgido entre ellos, incluyendo a los jefes. Llegaron a las siguientes conclusiones: 1)Existían incentivos distintos a los materiales y a objetivos de carácter social. 2)Es esencial la atención por parte de la empresa hacia el trabajador, con la finalidad de que este se sienta emocionalmente satisfecho y esto repercuta positivamente en su productividad. 3)El hombre no se puede programar como una máquina

)La motivación en el trabajo:

La escuela de relaciones humanas tiene un carácter humanista y considera que la motivación constituye el núcleo de las relaciones laborales. Para explicar la motivación, debemos referirnos a las necesidades. Las personas tienen unas necesidades que producen insatisfacción si no se consiguen. El empuje que les hace falta para cubrir estas necesidades es la motivación y para motivar a las personas les hace falta conocer sus necesidades. Algunos de los incentivos que utilizan las empresas son los siguientes: ·El dinero: sirve básicamente para satisfacer necesidades de consumo, es decir, de compra. Todas las personas tienen necesidades vitales(comida, vestido, vivienda) y para adquirir estos bienes hace falta dinero. Para que el dinero sea motivador, el trabajador ha de notar que la empresa es consciente de su esfuerzo en el trabajo y que este se le reconoce, y por tanto, se le paga más. Las expectativas de futuro: cuando el trabajador tiene posibilidades de mejorar y de ascender en su lugar de trabajo, y cuando sus esfuerzos tienen algún  tipo de repercusión profesional, está más motivado. Reconocimiento del trabajo: se debe tener en cuenta el esfuerzo que hace cada persona en su supuesto de trabajo, con independencia del lugar que ocupa en la empresa, y es necesario recompensarlo de alguna manera. Colaboración en el trabajo: se han de otorgar tareas de responsabilidad, delegar funciones, hacer que los subordinados participen en los problemas de la empresa, solicitar su opinión… de manera que los trabajadores se sientan parte de la empresa y noten que su colaboración es necesaria para el funcionamiento de esta.

TEORIA DE MASLOW

Fue el autor más destacado de la teoría humanista. Clasificó las necesidades humanas en cinco niveles que se han de satisfacer de manera progresiva. Estas necesidades constituyen una fuente de motivación que desaparece a medida que se van satisfaciendo. Maslow representaba estas necesidades en forma de pirámide: 1)Primero se encuentran las necesidades fisiológicas, que son las necesidades básicas. El individuo llega a creer que, si tiene la comida garantizada para toda la vida, será feliz y no deseará nada más.2)Pero cuando las necesidades primarias están satisfechas, aparecen las necesidades de seguridad. De alguna manera sirven para consolidar lo que se ha obtenido hasta ahora, como un contrato indefinido, un seguro, la jubilación, etc. 3)Las necesidades sociales o de estatus agrupan las necesidades de amor y afecto y de sentirse aceptado por la comunidad; en el caso de una empresa, consisten en sentirse considerado, respetado e integrado.4)Después aparecen las necesidades de la propia estima: confianza en uno mismo, fama, prestigio; aplicado a la empresa, consiste en que se valore la capacidad de trabajo de la persona.5)Por último, cuando el individuo ha satisfecho las necesidades anteriores, llega el nivel más alto de la pirámide, es decir, la necesidad de autorrealización. Para Maslow, la autorrealización significa el deseo de ser más y llegar hasta donde la persona sea capaz. En el caso de la empresa, significa conseguir el objetivo que el trabajador se hubiera propuesto: ser jefe, director..Maslow considera que esta estructura no es absolutamente rígida.

B.LA ORGANIZACIÓN FORMAL

La organización formal se define como la estructura intencional definida e identificada en que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir sus objetivos predeterminados. Una de las principales condiciones para que la organización funcione es que cada uno de sus elementos sepa el papel que ha de realizar y la autoridad y responsabilidad que tiene. A)

Estructura organizativa

Para que la organización formal de la empresa resulte bien definida y sea comprensible a todas las personas que trabajan en ella, ha de estar bien estructurada. En cuanto a la división del trabajo, se puede hacer una estructuración según las tareas que se realizan, de forma que a cada trabajador se le asignen aquellas para las cuales esté más capacitado: así se forman los departamentos. Esta división en departamentos se clasifica, de la siguiente manera:·División en departamentos por funciones. Los trabajadores se organizan según su especialización y, por tanto, su capacidad, dependiendo del trabajo que realizan. Por ejemplo el departamento de finanzas, que tiene como finalidad la obtención e inversión de recursos económicos. División en departamentos por zonas geográficas: Los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto, para que los clientes estén mejor atendidos. Esta organización puede surgir en el departamento de ventas, marketing, producción..·División en departamentos por producto: Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtienen. Por ejemplo, dentro de una misma empresa puede existir un departamento de productos farmacéuticos y un departamento de productos cosméticos. División en departamentos por procesos: El trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción. Por ejemplo, una fábrica de tejidos tiene el departamento de tinte y el departamento de planchado. En cuanto a la comunicación entre los elementos de la empresa, se establecen diversas maneras de relacionarse, que se pueden clasificar en:·Relaciones lineales. Se producen cuando hay un enlace entre órdenes, es decir, una persona manda y otra obedece. Relaciones de staff o equipo asesor. Tienen como finalidad el asesoramiento por parte de especialistas. Por ejemplo, muchas empresas tienen en plantilla asesores fiscales o abogados. Relaciones funcionales. Son un conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo que se refiere a su especialidad. Por ejemplo, el jefe de compras en una empresa que fabrica diversos productos sólo controla y autoriza lo que se refiere a las compras de materias primas de la empresa.

A) Modelo lineal o jerárquico:

se basa en el principio de mando todos los miembros de la empresa dependen de un superior. Las ventajas de este modelo de organización son: la simplicidad, la autoridad y la rapidez. Sus inconvenientes son la falta de especialización por parte de los directivos, excesiva concentración de autoridad, falta de motivación y falta de flexibilidad para adaptarse al cambio.

B) Modelo funcional

Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa. Todos los niveles inferiores están conectados a diversos jefes con la finalidad de superar las limitaciones de la estructura lineal. Jerárquicamente por encima de ellos puede haber varios jefes o directivos. Las ventajas de este modelo son: las empresas pueden disponer de especialistas dentro de la misma y los empleados se dedican exclusivamente a su especialidad. No es la jerarquía sino la especialidad la que promueve las decisiones

Los inconvenientes son: los empleados pueden recibir órdenes de más de un jefe y a veces son contradictorias creándose conflictos de convivencia.

C) modelo en línea y de asesoramiento (staff)

este modelo intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores. Se caracteriza por una estructura central de forma jerárquica con el soporte por parte de los departamentos de asesoramientos, que sirven para ayudar asesorar pero que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización. Las ventajas: permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos departamentos. Inconvenientes: las decisiones son lentas, puede haber conflictos de relaciones de personal y estos departamentos representan un coste adicional para la empresa.

Modelo de comité:

se caracteriza por la cooperación de varias personas para sumir autoridad y responsabilidad, comparten decisiones. La decisión la toman los jefes de distintas aéreas o departamentos con la finalidad de obtener una visión global que pueden afectar a la decisión. Las ventajas: las decisiones se toman desde varios puntos de vista y esto hace que haya una participación general en cada decisión. Inconvenientes:se tarda mucho en tomar las decisiones y cuando se toman a veces se hace por compromiso o amistad.

D) modelo matricial:

es un modelo propio de empresas industriales que consisten en combinar como mínimo dos variables organizativas como funciones y proyectos que se enlazan por medio de unas relaciones de autoridad. En este modelo existe una doble autoridad por una parte instrucciones del director del proyecto y por otra del director de su departamento o funcional.Ventajas: es una organización flexible  todas las personas que intervienen en un proyecto aunque sean de áreas distintas: además pueden surgir conflictos entre los distintos directores

. Los organigramas:

son la representación grafía de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada y dan a conocer las características principales de dicha estructura. Un organigrama debe cumplir los siguientes requisitos:- diferencial los elementos que componen la empresa.- diferencial los niveles y posiciones de autoridad.- ser de fácil compresión.- ser sencillo: solo debe comprender los elementos indispensables. El organigrama no ofrece suficientes información sobre la estructura organizativa de la empresa.

Clasificación según su forma: –

organigramas verticales:pretenden destacar la jerarquía de mando las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados. También destacan las relaciones de subordinación directa e indirecta.
organigramas horizontales:tienen los mismos elementos que organigramas verticales, pero las unidades de mando normalmente se sitúan a la izquierda y las unidades subordinadas a la derecha, el objetivo es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando. –organigramas radiales

son menos habituales que los anteriores. Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.

Clasificación según su finalidad: –

organigramas informativos

dan una información global de la empresa. Organigramas de análisis

aparece la totalidad de la estructura organizativa la empresa de una manera detallada.

Clasificación según su extensión: –

organigramas generales:reflejan la estructura general de la empresa es decir todos los departamentos.- organigramas detallados

informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa.

Clasificación según su contenido:-

organigramas estructurales

solo representan la unidades que forman la empresa y su relaciones

.-

organigramas de personal

solo se representan las personas que (nombre y cargo) que ocupan las diferentes unidades.
organigramas funcionales: reflejan cómo está formada cada una de las unidades.

La organización informal:

se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surge espontáneamente cuando las personas se asocian entre si. La organización informal no nace de forma predeterminada sino que en la mayoría de los casos es consecuencia de una serie de circunstancias como las siguientes:- las relaciones naturales entre miembros que no aparecen en el organigrama.- la aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.- la existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones. En las empresas surge una organización informal como necesidad de que haya una organización real. Si la organización formal no está bien definida y hay vacíos principalmente de autoridad o de responsabilidades, espontáneamente nace una organización informal para suplir este vacío y así realizar este trabajo. Todas las empresas están formadas por una organización formal u oficial y por una organización informal. Los directivos que tienen conocimiento de la existencia de esta organización deben sacar el máximo beneficio  intentando que actúen a favor de ellos.

Función de gestión. Gestionar:

consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen lasa tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Para gestionar una empresa hay que tener en cuenta la estructura organizativa: alta dirección: es donde están ubicados los altos cargos de la empresa, estos planifican a largo plazo.Nivel intermedio

se encargan directamente de la ejecución y el control de la planificación general y realizan planes más concretos, son los jefes de departamento. Nivel de gestión

están los directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y son los que asignan la ejecución de los trabajadores.

Funciones del directivo:

Elegir las tareas que se han de realizar.- transmitir dichas tareas a los trabajadores que tienen a su cargo.- dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.- crear situaciones de trabajo favorable con la finalidad de motivar a los trabajadores.
Toma de decisiones una de las características principales de la decisión de la empresa es la toma de decisiones que según forrester es el proceso de convertir la información en acción siendo la decisión el conjunto de acciones adoptadas en un momento concreto.A)

Etapas de la toma de decisiones



Definir el objetivo que se quiere conseguir es decir tener claro donde se quiere llegar.- conseguir toda la información que se considere importante para conseguir el objetivo tanto del pasado como del presente.- establecer hipótesis sobre el comportamiento de las variables que se tengan es decir establecer previsiones.- diseñar alternativas describir todos los caminos posibles para llegar al objetivo.- evaluar cada uno de los caminos marcados con la finalidad de conseguir todos los propósitos incluso los económicos.- seleccionar la alternativa es decir tomar una decisión.- realizar o ejecutar las actuaciones previstas en el camino seleccionado.- establecer el control que permita detectar si se cumplen las previsiones. B) La matriz de decisión

La matriz de decisión está formada por los siguientes elementos:- estrategias : están formadas por variables controladas y son las alternativas que se pueden coger.- estados de la naturaleza: están compuestos por variables no controladas la persona que toma la decisión no puede influir en ningún momento.- desenlace o resultados esperados: en cada una de las estrategias dado de un estado concreto de la naturaleza se puede conseguir mediante estimaciones y predicciones, resultados experimentales…- predicciones de probabilidad: de que se produzca en cada uno de los estados de la naturaleza.

Función de control:

controlar consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales cono en los subobjetivos mas concretos. A) etapas de control: -se han de marcar unos estándares. –se han de medir las actividades una vez que se han fijado los estándares. –se han de corregir las desviaciones una vez que se han detectado las deviaciones. Existen diferentes técnicas de control: -la auditoria: verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad como a la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa. –el control del presupuesto: se trata de controlar que la relación de controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla. –la estadística: permite tratar los datos históricos de un problema.
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