Dirección de Recursos Humanos

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PROCESO DE ADMINISTRACIÓN

El procedimiento administrativo es una causa formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin determinado; en el cual se fijan los objetivos y metas a lograr.

Tiene 4 fases:
1 planificación: es la herramienta para administrar las relaciones con el futuro.
2 Organización: dividir el trabajo y atribuir responsabilidades y autoridad a las personas.
3 Dirección: consiste en realizar actividades mediante la aplicación de energía física, intelectual e interpersonal para ofrecer productos, servicios e ideas.
4 Control: es el proceso de producir información para tomar decisiones sobre la realización de objetos.
P2 FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN 
La planificación empresarial es la hoja de ruta sobre la que se escribe el futuro del negocio. Igual que sucede en el ámbito de los proyectos, esta preparación previa a la ejecución, el análisis y estructuración que precede a la toma de acción es vital para minimizar el riesgo y apuntar hacia el éxito. 
El proceso de la planificación es un proceso integrado por varios elementos y se organiza en tres grandes fases:
  • Fase de investigación (Análisis o diagnóstico)


    • Recopilación de información.
    • Análisis, discusión, reflexión sobre la información obtenida.
    • Conclusiones y recomendaciones.
    • Control-seguimiento y evaluación del proceso.
  • Fase de elaboración, diseño y ejecución de las intervenciones o actuaciones


    • Priorización
    • Determinación y definición de objetivos y acciones a emprender. (Plan de Acción).
    • Diseño de programas, proyectos, actividades para la acción.
    • Implantación-ejecución de las acciones
    • Control-seguimiento y Evaluación del proceso.
  • Evaluación final de todo el proceso de planificación en cuanto al proceso, los logros y resultados finales deseados o esperados
Clasificación de los planes
 Según Su alcancey Amplitud(elementos del plan):
Fin, Objetivos, Estrategias, Políticas, Procedimiento, Reglas y Presupuestos (dominar cada uno de estos conceptos)
 Según Su Ámbito Temporal:
A largo plazo ( 5 años), A medio plazo ( 1 año y  5 años) y A corto plazo ( 1 año, un ejercicio económico)
 Segúnsufuncionalidad:
Área comercial, de producción (incluye aprovisionamiento), de inversión y financiación, de recursos humanos.
P3 FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN
La organización de una empresa (organización empresarial) es una función administrativa que comprende la organización, estructuración e integración de las unidades orgánicas y los recursos (materiales, financieros, humanos y tecnológicos) de una empresa, así como el establecimiento de sus atribuciones y las relaciones entre estos.
 Etapas de la función de organización:
– Determinación de los niveles de organización (jerarquía de mandos): quién controla y quién ejecuta las tareas – Concreción de funciones u objetivos a cada nivel de mando y a cada persona: saber qué hacer
– Delimitación de canales de autoridad y de responsabilidad: saber a quién obedecer
– Creación de vías de comunicación vertical (ascendente, descendente) y horizontal, así como al exterior
* Varía organización según tipo de empresa (según su actividad, su dimensión,…)
 Comunicación interna en la empresa: (importante para el buen funcionamiento de la organización)
– Comunicación ascendente (de empleados a directivos): permite conocer problemas y sugerencias trabajadores
– Comunicación descendente (de directivos a trabajadores): + habitual , permite informar y ordenar tareas
– Comunicación horizontal (entre mismo nivel jerárquico): imprescindible entre dptos. (empresa como sistema) * Puede ser oral o escrita (tendencia al uso masivo de correos electrónicos, intranets, etc )
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
 Definición: coordinar los medios de la empresa, con mínimos costes, para conseguir objetivos marcados
 Evolución histórica:
 Escueladelaorganizacióncientíficadeltrabajo(TayloryFayol):
– Taylorismo: en producción industrial pretendía racionalizar el trabajo para aumentar productividad…
. Principios: análisis tareas, especialización, descentralización responsab., racionaliz. Trabajo, incentivos salariales s/prod.
– Fayol: organizaba el trabajo y la globalidad empresa, necesidad de estructura jerarquizada, unidad de mando
. Principios: división trabajo, jerarquía definida, unidad de mando, salarios equitativos, equilibrio entre autoridad y respons.
 Escuela de relaciones humanas (Elton Mayo) y (Maslow y Herzberg, los vemos en tema siguiente):
– E. Mayo: importancia de las relaciones humanas en la empresa, conclusiones (atención, no máquina,…)
 Escuela neoclásica: combinan especialización (Taylor), unidad de mando (Fayol) y motivación trab. (E.Mayo)
 División del trabajo: definición, consigue aumento de la productividad
  Concepto: estructura intencional definida en empresa de tareas, de autoridad y responsabilidad, para conseguir obj. Dada en medianas y grandes empresas (por su gestión compleja) y no en pequeñas (por su simplicidad) Flexibilidad en delegación autoridad (asignar capacidades de actuación a niveles inferiores, respondiendo de ellas)
 Estructura organizativa: a través de la división del trabajo (departamentos):
– Por funciones: trabajadores se organizan según su especialización. Ej.
– Por producto: (empresas de varios productos) trabajadores se organizan según el producto final. Ej.
– Por procesos: trabajo se organiza según fases del proceso productivo. Ej.
– Por zonas geográficas: típico del departamento de ventas, marketing,..
* Departamento staff o equipo asesor: asesoramiento por especialistas (ej. Asesores fiscales dentro de empresa)
 Modelos de estructura organizativa: (la empresa adopta el más adecuado a sus necesidades)
– M. Lineal o jerárquico: cada persona está subordinada a un inmediato superior (principio de mando). V e I
– M. Funcional: tareas organizadas por especialistas (tareas concretas), puede haber varios jefes. V e I.
– M. En línea y de asesoramiento (staff): principio de mando con soporte dpto.Asesoramiento (no autoridad). V,I
– M. En comité: toma de decisiones conjunta por jefes de varios dptos. O áreas (visión global). V e I
– M. Matricial: combinación de min.Dos variables organizativas: funciones y proyectos (doble autoridad). V e I. *Se debe saber realizar el organigrama de cada modelo de estructura organizativa (ver ejemplos libro)
 Organigramas
 Concepto: representación gráfica de estructura organizativa (refleja niveles autoridad, pero debe completarse)
 Clasificaciones:
– Según la forma: verticales (destaca jerarquía de mando), horizontales (destaca funciones), radiales (desctaca…)
– Según su finalidad: informativos (aparecen las grandes unidades), de análisis (aparece toda estructura organiz.)
– Según su extensión: generales (todos los departamentos), detallados (un departamento concreto)
– Según su contenido: estructurales (unidades), de personal (nombre y cargo de cada unidad), funcionales
ORGANIZACIÓN INFORMAL
 Concepto: paralela a la formal, surgida espontáneam. (no dirección empresa) por relaciones personales y sociales
 Orígenes: por relaciones naturales, por aparición líderes espontáneos, por la existencia de problemas en empresa
 Importancia: directivos deben conocer su existencia para aprovecharla a favor de organización empresa
 P4 Función DE GESTIÓN 
 Concepto: intentar que trabajadores realicen tareas según estructura organizativa para conseguir objetivos marcados
 Niveles de dirección: (pirámide)
– Alta dirección: altos cargos que planifican a l.P. Y supervisan funcionamiento global empresa
– Nivel intermedio: jefes dptos que ejecutan y controlan los planes generales y realizan planes concretos
– Nivel de gestión: ejecutan y controlan procedimientos (asignan tareas), responsables directos ejecución planes
(u operativa)
 Funciones del directivo: (a nivel de gestión)
– Elección tareas a realizar (consecución objetivos)
– Transmitir tareas a trabajadores implicados
– Indicar instrucciones a trabajadores
– Crear situaciones de trabajo favorables (motivación)
 Estilos de dirección: (liderazgo)
autoritario (órdenes imperativas), democrático (toma decisiones participativa) y liberal (decisión libre trabajador)
(dirección centralizada) (dirección descentralizada)
 Teorías sobre comportamiento directivo (D. McGregor): (dos posturas)
 Teoría X: hay personas con aversión al trabajo, no quieren responsabilidades, prefieren que les manden
 Teoría Y: hay personas con interés al trabajo, quieren responsabilidades, tienen ambición y creatividad Dirección autoritaria para trabajadores s/TaX y más democrática para trabajadores s/TaY
 Incentivos motivadores que debe aplicar el directivo a sus trabajadores (lo vemos en tema siguiente a fondo) delegar responsabilidad, reconocimiento del trabajo, formación y reciclaje, salario adecuado al esfuerzo,…
 Teoría Z: Debe confiarse plenamente en los trabajadores, implicarles en las decisiones y mantenerles informado en todo momento. De este modo se logrará su máxima implicación.
 P5 Función DE CONTROL 
Concepto: detectar las desviaciones con respecto a la planificación, tanto en los objetivos generales (niveles más altos de la organización) como en los subobjetivos concretos (niveles más bajos), con intención de corregirlas
 Etapas de control:
– Marcar estándares: medidas que se consideren normales como cantidad producción por día, por hombre,…
– Medición actividades: analizar lo obtenido realmente, comparar con estándares y determinar desviaciones
– Corrección desviaciones: analizar motivos desviaciones (por no ejecutarse los planes; o por fijar objetivos
inalcanzables) e intentar resolver las desviaciones con información recogida
 Técnicas de control:
– *Auditoría: evaluar la contabilidad (estados financieros), la rentabilidad, la gestión global, recomendac…Tipos
– Control del presupuesto: control numérico de planificación (costes producc.,cifras vtas,…Previstas se cumplan)
– Estadística: a partir de datos históricos sacar conclusiones y realizar pronósticos *A.Interna (control propio) / A.Externa (auditoría de cuentas, auditoría operativa y ecoauditoría)
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