TEMA 7: LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS
LEGISLACIÓN MERCANTIL Y LEGISLACIÓN FISCAL
La legislación mercantil es la que se refiere al código de comercio, al reglamento del registro mercantil y a las leyes reguladoras de las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada.
La legislación fiscal se refiere al reglamento del impuesto sobre las rentas de las personas físicas (IRPF) y al reglamento del IVA.
LIBROS OBLIGATORIOS SEGÚN LA LEGISLACIÓN MERCANTIL
Todo empresario llevará necesariamente un libro inventario, cuentas anuales y un libro diario. Para las sociedades se le añadirá un libro de actas.
Para las cooperativas; el libro diario, libro inventario y balances, libro registro de socios, libro registro de aportaciones al capital social, libro de actas de la asamblea general, del consejo rector, de las liquidaciones, del comité de recursos y de las juntas preparatorias y el libro de informes de las censuras de cuentas (este recoge el informe del auditor externo).
Las sociedades de responsabilidad limitada además del de las sociedades, llevará un libro registro de socios y en las unipersonales libro de contratos del socio único.
Las sociedades anónimas además de de las sociedades unipersonales llevarán un libro registro de acciones nominativas y si es unipersonal el libro de contrato del socio único.
LEGISLACIÓN DE LOS LIBROS
Consiste en presentarlos en el registro mercantil para que sean sellados mediante impresión o estampillado (poner el sello) todos los folios de cada libro con el sello del registro y para que se extienda en el primer folio una diligencia firmada por el registrador.
DONDE DEBÉN LEGALIZARSE LOS LIBROS
- Los empresarios individuales y sociedades legalizarán en el registro mercantil los libros que obligatoriamente devén llevar.
- Los profesionales legalizarán sus libros en la legislación de la agencia estatal de la administración tributaria que corresponda a su domicilio.
- Las cooperativas siempre que no sean de crédito y de seguros o legalizarán en el registro de sociedades cooperativas.
COMO DEBÉN LLEVARSE A LEGALIZAR LOS LIBROS
Los libros podrán legalizarse antes de su utilización o una vez cumplimentados. Si se trata de libros en blanco deberán estar completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente. Y si es a posteriori deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por orden cronológico que corresponda a los asientos.
Si la contabilidad se lleva informáticamente además de presentarlo en papel podrá realizarse en soporte informático o a través del procedimiento telemático de comunicación en línea.
CUANDO DEBÉN LEGALIZARSE LOS LIBROS
Los de después de cumplimentados deben presentarse en el registro mercantil dentro de los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (los libros de actas siempre son a posteriori)
OTRAS DISPOSICIONES LEGALES COMUNES A TODOS LOS LIBROS
1º La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos.
2º Todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras y no podrán utilizarse abreviaciones o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la práctica mercantil. Y las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en euros.
3º Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes debidamente ordenados durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros (Salvo que se establezca otra disposición numérica inferior a 6). Y en el cese del empresario no le exime de este deber y en caso de fallecimiento recaerá en sus herederos. En caso de disolución serán los liquidadores (comisarios) los obligados a cumplir.
EL SECRETO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
La contabilidad de los empresarios es secreta sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las leyes. Este principio no afecta a las cuentas anuales de las sociedades, pero según la ley de sociedades anónimas dichas cuentas deberán presentarse para su depósito en el registro mercantil, dentro del mes siguiente a su aprobación. Dicho depósito es público, pudiendo cualquier persona obtener información de todos los documentos depositados.
La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los empresarios solo podrá de oficio instancia de parte de los caos de sucesión universal, suspensión de pago los eres o cuando los socios o representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.
En todo caso podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de oficio o instancia de parte cuando la persona a quien pertenezca tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición (El reconocimiento será exclusivo a los puntos que tenga relación con el caso del que se trate)
El reconocimiento ser hará en el establecimiento del empresario en su presencia o en el de la persona que comisione debiendo adoptarse las medidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y documentos. Y la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podrá servirse de auxiliares técnicos en la forma y numero que el juez considere necesario.
LIBRO INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES
El libro de inventarios se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa y al menos trimestralmente se transcribirá con sumas y saldos, los balances de comprobación y se transcribirá el inventario al cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
LIBRO DIARIO
Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa y será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodo no superior al mes a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros contables de acuerdo con la naturaleza de la actividad de la empresa.
LIBRO MAYOR
El código de comercio lo emite como libro obligatorio, es un libro necesario para la empresa, pues es necesario conocer la situación e historia de cada elemento patrimonial.
LIBRO DE ACTA
Las sociedades mercantiles llevarán un libro o libros de actas en las que constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se hayan solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las valoraciones.
Cualquier socio podrá obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos de las actas de las juntas generales (también podrán tenerlo cualquier persona que haya asistido en representación de los socios).
Los administradores deberán presentar en el registro mercantil dentro de los 8 días siguientes a la aprobación del acta testimonial notarial de los acuerdos.
Los libros de actas deberán legalizarse por el registrador mercantil antes de su utilización en la forma prevista en este reglamento.
EL LIBRODE SOCIOS EN LAS SOCIEDADES DE PROPIEDAD LIMITADA
La sociedad llevará un libro registro de socios en la que hará constar la totalidad originaria y las sucesivas transmisiones de las participaciones sociales, los derechos reales y las grabaciones sobre la misma. Y en cada anotación se indicará la identidad y el domicilio del titular.
La sociedad podrá rectificar el contenido del libro si los interesados no se hubiesen opuesto en el plazo de un mes desde la notificación del propósito de proceder a la misma.
Cualquier socio podrá examinar el libro registro de sus socios cuya llevanza y custodia corresponde al órgano de la administración.
LIBRO DE ACCIONES NOMINATIVAS EN LAS SOCIEDADES ANONIMAS
Las acciones nominativas figuran en un libro registro que llevará la sociedad en el que se inscribirán las sucesivas transferencias de las acciones con expresión del nombre, apellido, razón social, nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares.
Cualquier accionista que lo solicite podrá examinar el libro registro de acciones nominativas.
La sociedad solo podrá rectificar las inscripciones cuando haya notificado a los interesados su intención de proceder y estos no hayan manifestado su oposición durante los 30 días siguientes a la notificación.
Mientras que no se hayan entregado los títulos de las acciones nominativas el accionista tiene derecho a obtener certificaciones de las inscritas a su nombre.
LIBRO DE CONTRATOS DEL SOCIO ÚNICO EN LAS SOCIEDADES UNIPERSONALES
Los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad deberán constar por escrito y en la forma documental que exija la ley y se transcribirá en el libro registro de la sociedad que habrá de ser legalizado conforme a lo dispuesto para los libros de actas de la sociedad.
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LIBRO OBLIGATORIO SEGÚN LA LEGISLACIÓN FISCAL
La legislación tributaria distingue tres clases de contribuyentes, sociedades, empresarios individuales y profesionales y dentro de estos dos últimos dependerá del régimen de tributación en el que estén. Pude ser estimación objetiva, estimación simplificada o estimación directa normal.
EMPRESARIOS INDIVIDUALES INCLUIDOS EN EL REGIMEN DE ESTIMACIÓN OBJETIVA POR SIGNOS, INDICES O MODULOS
Los contribuyentes que desarrollen su actividad y determinen su rendimiento mediante este régimen no estarán obligados a llevar libros de contabilidad pero deberán conservar numeradas por orden de fichas y agrupadas por trimestres las facturas emitidas y los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados.
Cuando deduzcan amortizaciones estarán obligados a llevar un libro registro de bienes de inversión y según el volumen de operaciones un libro de ventas e ingresos ( si llevan contabilidad no están obligados a llevar estos libros)
EMPRESARIOS INDIVIDUALES INCLUIDOS EN EL REGIMEN DE ESTIMACIÓN DIRECTA SIMPLIFICADA
Deberán llevar un libro registro de ventas e ingresos, un libro registro de compras y gastos y un libro registro de bienes de inversión. (Si llevan contabilidad no es necesario llevar estos libros)
PROFESIONALES INCLUIDOS EN EL REGIMEN DE ESTIMACIÓN DIRECTA SIMPLIFICADA
Llevaran un libro registro de ingresos, un libro registro de gastos, libro registro de bienes de inversión y un libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
PROFESIONALES INCLUIDOS EN EL REGIMEN DE ESTIMACIÓN DIRECTA NORMA
Llevarán los mismos libros que los que tributan para el régimen de estimación directa simplificada.
EMPRESARIOS
Cuando la actividad realizada no tenga carácter mercantil (agrícolas y ganaderas) las obligaciones contables se limitarán a llevar:
- Libro registro de ventas e ingresos.
- Libro registro de compras y gastos.
- Libro registro de bienes de inversión.
(Si lleva contabilidad no están obligados a llevar estos libros)
SOCIEDADES MERCANTILES
Los sujetos pasivos del IVA deberán llevar los siguientes registros:
- Registro de facturas emitidas.
- Registro de facturas recibidas.
- Registro de bienes de inversión.
- Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.