Conceptos Fundamentales de Contabilidad Empresarial

Definiciones Clave del Patrimonio

El Activo: Bienes y Derechos de la Empresa

Activo: Masa patrimonial que agrupa el conjunto de bienes y derechos que son propiedad de la empresa. Representa las inversiones que esta lleva a cabo.

Activo No Corriente

Está formado por los elementos patrimoniales que aseguran la estabilidad de la empresa. Su permanencia es, por lo general, indefinida y están vinculados a la empresa durante más de un ejercicio económico. También se les denomina inmovilizados. Se divide en:

• Inmovilizado Intangible: Activos no monetarios sin apariencia física susceptibles de valoración económica. Ejemplos: patentes, concesiones administrativas, fondo de comercio, aplicaciones informáticas, derechos de traspaso.
• Inmovilizado Material: Activos tangibles, muebles o inmuebles, que la empresa utiliza de forma duradera en su actividad. Ejemplos: terrenos y bienes naturales, construcciones, maquinaria, mobiliario, equipos para procesos de información, elementos de transporte.

Activo Corriente

Elementos patrimoniales que se espera vender, consumir o realizar en el transcurso del ciclo normal de explotación (generalmente, inferior a un año). Comprende:

• Existencias: Bienes poseídos por la empresa para ser vendidos en el curso ordinario de la explotación, o para ser transformados o consumidos en el proceso de producción o prestación de servicios. Ejemplos: mercaderías, materias primas, productos en curso, productos terminados.
• Realizable (Deudores Comerciales y Otras Cuentas a Cobrar): Derechos de cobro que la empresa espera convertir en dinero a corto plazo. Ejemplos: clientes por ventas de bienes o prestación de servicios, deudores varios.
• Disponible (Efectivo y Otros Activos Líquidos Equivalentes): Elementos de liquidez inmediata; constituyen la tesorería de la empresa. Ejemplos: dinero en caja, saldos favorables en bancos e instituciones de crédito a la vista.

El Patrimonio Neto: Financiación Propia de la Empresa

Patrimonio Neto: Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye las aportaciones realizadas, ya sea en el momento de su constitución o en otros posteriores, por sus socios o propietarios, que no tengan la consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u otras variaciones que le afecten. Representa las fuentes de financiación propias de la empresa. Sus componentes principales son:

• Capital: Aportaciones dinerarias o no dinerarias realizadas por los socios o propietarios de la empresa, ya sea en el momento de su constitución o en ampliaciones posteriores.
• Reservas: Beneficios obtenidos por la empresa en ejercicios anteriores que no han sido distribuidos entre los socios y permanecen en la entidad para fortalecer su estructura financiera (autofinanciación).
• Resultados de Ejercicios Anteriores: Beneficios o pérdidas de años previos pendientes de aplicación.
• Resultado del Ejercicio: Beneficio o pérdida obtenido en el ejercicio económico actual, pendiente de distribución o aplicación.

El Pasivo: Obligaciones y Deudas con Terceros (Financiación Ajena)

Pasivo: Masa patrimonial que agrupa el conjunto de obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Representa la financiación ajena de la empresa. Se clasifica en:

• Pasivo No Corriente: Deudas y obligaciones con vencimiento superior a un año. Ejemplo: préstamos recibidos a largo plazo, deudas con entidades de crédito a largo plazo, proveedores de inmovilizado a largo plazo.
• Pasivo Corriente: Deudas y obligaciones que la empresa debe afrontar en un periodo inferior a un año (ciclo normal de explotación). Ejemplo: proveedores, acreedores varios, deudas a corto plazo con entidades de crédito, administraciones públicas.

Otros Conceptos Contables Esenciales

Masas Patrimoniales: Agrupaciones de elementos patrimoniales con una misma significación económica o financiera. Ejemplos principales: activo no corriente, activo corriente, patrimonio neto, pasivo no corriente (exigible a largo plazo) y pasivo corriente (exigible a corto plazo).

Elementos o Componentes Patrimoniales: Son los diferentes bienes, derechos y obligaciones que integran el patrimonio de la empresa y que son susceptibles de valoración económica. Ejemplos: dinero en caja, existencias de mercaderías, un edificio propiedad de la empresa, maquinaria, derechos de cobro sobre clientes, deudas con proveedores, préstamos bancarios.

Contabilidad: Sistema de información que mide, elabora, comunica e interpreta la información financiera de una entidad económica. Utiliza un conjunto de técnicas y métodos para registrar los hechos económicos que afectan al patrimonio de la empresa. Su objetivo es permitir conocer la situación económica y financiera de la empresa (a través del Balance de Situación), sus resultados (a través de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias) y los cambios en su patrimonio neto, facilitando la toma de decisiones por parte de usuarios internos y externos.

Cuenta Contable: Instrumento de representación y medida que registra de forma sistemática y cronológica los aumentos y disminuciones (evolución) y la situación de los distintos elementos patrimoniales (activos, pasivos, patrimonio neto) y de los gastos e ingresos de la empresa.

Libros y Documentos Contables Clave

Libros de Contabilidad

Libro Diario: En él se registran cronológicamente, día a día, todas las operaciones económicas realizadas por la empresa a medida que se producen (asientos contables). Este libro contiene la historia detallada de la actividad económica de la empresa.

Libro Mayor: Agrupa y sistematiza la información del Libro Diario por cuentas. Para cada cuenta, muestra los movimientos (cargos o débitos y abonos o créditos) y el saldo resultante. Permite conocer la situación y evolución de cada elemento patrimonial o de resultado.

Libros Contables Obligatorios: El Código de Comercio español establece la obligatoriedad para todo empresario de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Los libros contables obligatorios son:

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
• Libro Diario: Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

Estos libros deben ser legalizados telemáticamente en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social del empresario antes de su utilización o, en el caso de los registros informáticos, una vez cumplimentados en soporte electrónico y antes de que finalice el plazo para su presentación.

Estados Financieros Principales (Cuentas Anuales)

Balance de Situación: Documento contable que refleja la composición del patrimonio de una empresa (sus activos, pasivos y patrimonio neto) en un momento determinado, mostrando su estructura económica (inversiones) y financiera (fuentes de financiación).

Cuenta de Pérdidas y Ganancias (o Cuenta de Resultados): Documento contable que recoge y clasifica los ingresos y gastos de la empresa producidos durante un ejercicio económico. La diferencia entre ambos constituye el resultado del ejercicio (beneficio o pérdida).

Cuentas Anuales: Son los documentos contables que la empresa debe elaborar obligatoriamente al cierre del ejercicio económico con el fin de mostrar una imagen fiel de su patrimonio, de su situación financiera y de sus resultados. Para la mayoría de las empresas, las Cuentas Anuales comprenden:

• El Balance de Situación.
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): Informa de todos los cambios habidos en el patrimonio neto durante el ejercicio.
• El Estado de Flujos de Efectivo (EFE): Muestra los cobros y pagos realizados por la empresa durante el ejercicio, clasificados por actividades de explotación, de inversión y de financiación (no es obligatorio para empresas que pueden formular modelos abreviados de Balance y Memoria).
• La Memoria: Documento que amplía, completa, comenta y aclara la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

El Plan General de Contabilidad (PGC) en España

Plan General de Contabilidad (PGC): Es el desarrollo reglamentario en materia de contabilidad mercantil en España. Establece el marco normativo al que deben acogerse las empresas para la elaboración de su información contable, con el objetivo de normalizarla y conseguir que sea homogénea y comparable. Existen dos versiones principales:

• El Plan General de Contabilidad (aprobado por RD 1514/2007), destinado a todas las empresas, con independencia de su forma jurídica o tamaño, salvo aquellas que apliquen el PGC de PYMES.
• El Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas (PGC de PYMES) y criterios contables específicos para microempresas (aprobado por RD 1515/2007).

La versión completa (PGC normal) contiene todas las obligaciones de registro e información. La versión para PYMES simplifica ciertas obligaciones contables y permite la formulación de modelos abreviados de las cuentas anuales. Esta versión pueden utilizarla las empresas que, durante dos ejercicios consecutivos, reúnan a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias: total de activo no superior a 4 millones de euros, importe neto de la cifra anual de negocios no superior a 8 millones de euros, y número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no superior a 50.

Estructura del Plan General de Contabilidad

El PGC se estructura en cinco partes, siendo las tres primeras de aplicación obligatoria:

1. Marco Conceptual de la Contabilidad (Obligatorio)

   Establece los conceptos básicos y los principios y criterios contables generales que deben seguirse en la elaboración de las cuentas anuales (empresa en funcionamiento, devengo, uniformidad, prudencia, no compensación, importancia relativa). Su objetivo primordial es que la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

2. Normas de Registro y Valoración (Obligatorio)

   Desarrollan los principios contables y otras disposiciones del Marco Conceptual, estableciendo criterios específicos para el reconocimiento y la valoración de los distintos elementos patrimoniales y transacciones. Algunos criterios importantes son:

   • Inmovilizado Material (ej. construcciones, maquinaria): Se valora inicialmente por su precio de adquisición o coste de producción. El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor más todos los gastos adicionales y directamente atribuibles hasta su puesta en condiciones de funcionamiento (transporte, instalación, etc.). Posteriormente, su valor se minora por la amortización acumulada (distribución sistemática de su valor a lo largo de su vida útil) y cualquier corrección valorativa por deterioro (pérdida reversible de valor). Las amortizaciones acumuladas y las correcciones por deterioro figuran en el activo del balance minorando el valor del elemento correspondiente.
   • Existencias (ej. mercaderías, materias primas): Se valoran inicialmente por su precio de adquisición o coste de producción. Para la valoración de las salidas de existencias homogéneas cuando ha habido diferentes precios de adquisición o costes de producción, se utiliza con carácter general el método del Precio Medio Ponderado (PMP) o el método FIFO (First In, First Out – primera entrada, primera salida). Al cierre del ejercicio, se valoran al precio de adquisición o coste de producción, o a su valor neto realizable si este fuera inferior, practicando las oportunas correcciones valorativas por deterioro.
   • Instrumentos Financieros (ej. acciones, obligaciones, préstamos, créditos): Su valoración inicial es, por lo general, el valor razonable, que, salvo evidencia en contrario, será el precio de la transacción. Las valoraciones posteriores dependen de la categoría en la que se clasifique el instrumento financiero (ej. coste amortizado, valor razonable con cambios en la cuenta de pérdidas y ganancias, valor razonable con cambios en el patrimonio neto).
   • Créditos Comerciales y Cuentas a Pagar (clientes, deudores, proveedores, acreedores): Generalmente se valoran inicialmente por su valor razonable y posteriormente por su coste amortizado. Se deben realizar correcciones valorativas por deterioro de valor en los créditos comerciales (provisiones por insolvencias) cuando exista evidencia objetiva de riesgo de impago, reflejando así los ‘créditos de dudoso cobro’.
   • Resultados Negativos de Ejercicios Anteriores: Se reflejan en el Patrimonio Neto, dentro de los fondos propios, minorando su cuantía.

3. Cuentas Anuales (Obligatorio)

   Contiene las normas de elaboración y la estructura de los documentos que integran las cuentas anuales, así como los modelos (normales y abreviados) para su formulación y presentación. Estos documentos son:

   • Balance de Situación.
   • Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
   • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN).
   • Estado de Flujos de Efectivo (EFE).
   • Memoria.

   El objetivo de las Cuentas Anuales es ofrecer una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. El depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil les confiere carácter público, permitiendo que cualquier interesado pueda acceder a ellas.

4. Cuadro de Cuentas (Voluntario en su codificación y denominación, pero obligatorio en su estructura para las Cuentas Anuales)

   Contiene una lista codificada (grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas) y titulada de las cuentas que se proponen para el registro de las operaciones. Su objetivo es la normalización, facilitando que todas las empresas utilicen un lenguaje contable común. Aunque su utilización no es obligatoria en cuanto a la numeración y denominación específica de las cuentas, sí lo es en cuanto a la estructura y contenido que subyace para la formulación de las Cuentas Anuales.

5. Definiciones y Relaciones Contables (Voluntario)

   Describen el contenido de cada una de las cuentas incluidas en el Cuadro de Cuentas, así como los principales motivos de cargo (anotación en el Debe) y abono (anotación en el Haber) de estas, explicando su funcionamiento y las relaciones entre ellas.

Características Fundamentales de la Información Contable

Para que la información financiera contenida en las cuentas anuales sea útil para la toma de decisiones de los usuarios, debe cumplir con una serie de características cualitativas o requisitos, establecidos en el Marco Conceptual del PGC:

• Relevancia: La información es relevante cuando es útil para la toma de decisiones económicas, es decir, cuando ayuda a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones anteriores. Para ser relevante, la información debe ser material o tener importancia relativa, considerándose como tal aquella omisión o inexactitud que puede influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios.
• Fiabilidad: La información es fiable cuando está libre de errores materiales y es neutral, es decir, está libre de sesgos, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar. Una cualidad derivada de la fiabilidad es la integridad: la información es íntegra cuando contiene, de forma completa, todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin omisiones significativas que puedan alterar su utilidad.
• Comparabilidad: La información debe ser susceptible de ser comparada. Esto implica que debe permitir contrastar la situación financiera, los resultados y los flujos de efectivo de la empresa a lo largo del tiempo (comparabilidad temporal) y con otras empresas (comparabilidad interempresarial). Esto requiere la aplicación uniforme de políticas y criterios contables, y la revelación de cualquier cambio en los mismos.
• Claridad (o Comprensibilidad): La información debe ser presentada de forma que facilite su entendimiento por parte de usuarios que tengan un conocimiento razonable de las actividades económicas, empresariales y de la contabilidad, y voluntad de estudiar la información con diligencia razonable. Esto no justifica la exclusión de información relevante por el mero hecho de su complejidad, sino que exige una presentación clara, concisa y ordenada.

Adicionalmente, el PGC menciona otras características como la oportunidad (la información debe estar disponible a tiempo para influir en las decisiones) y el equilibrio entre características (a veces es necesario un compromiso entre ellas, priorizando la relevancia y la fiabilidad).