Contabilidad Empresarial y Cuentas Anuales
El Código de Comercio establece que, anualmente, todo empresario debe formular sus cuentas anuales, las cuales estarán formadas por:
- El Balance
- La Cuenta de Pérdidas y Ganancias
- La Memoria
En el Balance se reflejarán los bienes y derechos que forman el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo. Este documento nos indica el valor del patrimonio de la empresa al final del ejercicio, y, por lo tanto, si el patrimonio neto ha experimentado una subida (ganancias) o una bajada (pérdidas).
En la Cuenta de Pérdidas y Ganancias se hacen constar los ingresos y los gastos del ejercicio, y por diferencia entre ingresos y gastos, el resultado del mismo.
La Memoria es un documento a través del cual se amplía o se comenta la información contenida en los dos documentos anteriores.
A través de estos tres documentos, el Código de Comercio pretende que las cuentas anuales del empresario ofrezcan una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Tal como hemos dicho con anterioridad, las cuentas anuales pueden ser elaboradas directamente por el empresario o por una persona debidamente autorizada por este. En el caso de que el empresario sea una sociedad, esa obligación de elaborar las cuentas corresponde al órgano de administración. Quienquiera que haya elaborado las cuentas anuales, la responsabilidad por la veracidad de las mismas corresponde al empresario.
Auditoría de Cuentas: Función y Régimen Legal
La veracidad de las cuentas anuales se garantiza por ley, sometiéndolas al examen de profesionales que se presuponen independientes, denominados Auditores de Cuentas. Tras el examen de las mismas, elaboran un informe sobre la fiabilidad de los documentos examinados.
La función primordial del auditor es verificar si las cuentas de la empresa ofrecen una imagen fiel de su patrimonio y situación financiera.
El Régimen de la Auditoría de Cuentas se regula en una ley de 1988, que considera al auditor como un profesional legalmente autorizado para el ejercicio de esa profesión, quien deberá emitir un informe que contendrá, como mínimo, las menciones que dicha ley establece.
Ahora bien, no todo empresario está obligado a someter sus cuentas a una Auditoría de Cuentas; solo lo están los siguientes:
- Aquellos con títulos admitidos a cotización en un mercado de valores (los que cotizan en bolsa).
- Las sociedades dedicadas a los seguros.
- Las sociedades dedicadas a la intermediación financiera, es decir, entidades de crédito (bancos, cajas de ahorros, etc.).
- Las sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada que cumplan determinados requisitos.
- Los empresarios que reciban subvenciones de la Administración Pública o realicen obras o suministros para esta.
Además de todos esos empresarios, es posible que alguna ley o disposición normativa especial imponga esta obligación a otros empresarios.
Por último, existe un supuesto de obligación de auditar las cuentas de un empresario, aunque no se encuentre en ninguno de los casos anteriores: cuando lo decrete un juez o tribunal de oficio o a instancia de parte, para la resolución de algún asunto judicial.
El Registro Mercantil: Publicidad y Funciones
El Registro Mercantil es una institución administrativa cuya finalidad esencial es dar publicidad oficial a los actos inscritos, y además cumple otras funciones que le atribuye la ley.
Existen dos tipos de Registros Mercantiles: los Registros Mercantiles Territoriales y el Registro Mercantil Central. Todos ellos dependen del Ministerio de Justicia y, dentro de este, de la Dirección General de los Registros y del Notariado.
Registros Mercantiles Territoriales
Los Registros Mercantiles Territoriales se encuentran en las capitales de provincia, y en ellos se llevan una serie de libros:
- El libro diario
- El de inscripciones
- El de legalizaciones
- El de depósito de cuentas
- El de nombramiento de expertos y auditores
- El de Índices e Inventario
Al frente de cada Registro Mercantil Territorial hay un registrador mercantil, el único facultado para expedir certificaciones sobre los hechos, datos o actos inscritos en su registro. Solo esa certificación es prueba plena o fehaciente del contenido del Registro.
Registro Mercantil Central
El Registro Mercantil Central aglutina los datos de todas las inscripciones practicadas por los Registros Mercantiles Territoriales. Además, tiene otras dos funciones: expedir certificaciones sobre las denominaciones de sociedades y publicar el Boletín Oficial del Registro Mercantil. Este registro solo puede certificar denominaciones de sociedades; no puede expedir certificación alguna sobre ningún otro dato inscrito.
Publicidad Formal del Registro Mercantil
El Registro Mercantil es un registro público porque su finalidad es permitir el conocimiento por parte de terceros de las situaciones en él inscritas. En el caso de las sociedades, la primera directiva comunitaria sobre sociedades ya puso de manifiesto que el Registro Mercantil debería permitir que los terceros conocieran los datos esenciales de la sociedad, así como otros aspectos relativos a la misma, principalmente la identidad de las personas con poder para contratar en nombre de la sociedad.
Publicidad Material del Registro Mercantil
La inscripción de cualquier hecho, acto o contrato en el Registro Mercantil únicamente puede producirse en virtud de un documento público, y solo pueden inscribirse en él los documentos públicos que se refieran a los actos o contratos que, según las leyes y el reglamento, son inscribibles.