Examen B: Aspectos Clave en la Auditoría Patrimonial
1. Documentos Constitutivos y su Impacto en el Patrimonio
Los documentos constitutivos, como el registro mercantil, las minutas y los adendas, deben ser analizados exhaustivamente. En cuanto al registro mercantil, es crucial considerar los aportes realizados. Es fundamental identificar a los accionistas de la compañía y el porcentaje de participación de cada uno.
Por ejemplo, si un accionista posee el 50%, otro el 20% y un tercero el 30%, ¿cuáles serían las posibles restricciones sobre las utilidades generadas por la compañía? Posibles restricciones incluyen la dedicación de un 5% de las utilidades a una reserva para contingencias (daño ambiental, cuentas incobrables).
Se deben revisar las modalidades de dividendo:
- Fecha de pago.
- Declaración en estatutos.
- Porcentaje o importe del dividendo según cláusulas o estatutos.
Los adendas o minutas se refieren a modificaciones del documento original, como la adición de nuevos accionistas, la modificación de acciones o cualquier cambio que afecte el patrimonio de la compañía.
2. Rol del Auditor en la Verificación Patrimonial
El auditor debe revisar los estatutos y reglamentos de la sociedad para verificar los movimientos patrimoniales. Esto incluye las normativas aplicables al capital de la compañía. El trabajo del auditor es comprobar el cumplimiento de estas restricciones y normativas, incluyendo las relativas a dividendos.
Asimismo, es vital verificar que los aportes declarados estén registrados contablemente de forma adecuada. Las normativas sobre reservas legales y de contingencia deben cumplirse estrictamente según lo estipulado en los estatutos. Esto sirve como punto de comparación para asegurar que el tratamiento del capital y las utilidades no distribuidas en la compañía se alinee con lo establecido en los estatutos. Cualquier diferencia entre ambos constituye un incumplimiento que el auditor debe documentar.
3. Procedimientos para la Auditoría de Dividendos
Para la auditoría de dividendos, se deben seguir los siguientes pasos:
- Conocer la fecha de pago de dividendos: Usualmente, estas fechas están declaradas en los estatutos de la compañía o en una minuta.
- Averiguar el importe de los dividendos: Determinar la cantidad a pagar en dividendos y la proporción correspondiente a cada accionista. El pago se basa en las utilidades no distribuidas, considerando el porcentaje de participación de cada accionista.
- Examinar la apropiada autorización: La junta de accionistas es la única instancia que puede determinar el pago de dividendos, no la gerencia ni la junta directiva, ya que los accionistas son los propietarios y quienes pueden afectar el patrimonio.
- Determinar la procedencia del dividendo: Identificar la cuenta o fuente de donde provendrá el dividendo (ej. cuenta corriente bancaria, efectivo). Si las ganancias no son líquidas de inmediato, se debe establecer su origen futuro.
- Verificación de los pagos de dividendos: Se deben verificar los comprobantes de pago.
4. Restricciones sobre Utilidades Retenidas y Cuentas de Capital
Paso A: Averiguar sobre las restricciones existentes sobre las utilidades retenidas y otras cuentas de capital.
Si existe una restricción de utilidades para la creación de una reserva, es necesario revisar los estatutos o minutas donde se declaró dicha restricción para conocer sus detalles. Se debe verificar el porcentaje de utilidades no distribuidas destinado a esta reserva y asegurar el cumplimiento de la restricción.
Paso B: Examinar las operaciones con acciones de tesorería en caso de aumento de capital.
Si existe una restricción relacionada con un aumento de capital mediante acciones de tesorería, el objetivo es destinar utilidades no distribuidas para una nueva emisión. Estas acciones de tesorería pueden servir para obtener financiamiento o adquirir activos, pero en este contexto, su propósito es el aumento de capital. Se deben revisar las operaciones que llevaron a este aumento de capital y la restricción creada sobre las utilidades no distribuidas por la emisión de dichas acciones.
5. Elementos Clave en la Auditoría de Utilidades No Distribuidas
Para una auditoría efectiva, se deben considerar los siguientes aspectos:
- La situación de las utilidades no distribuidas: Determinar si presentan saldo deudor o acreedor (ganancias o pérdidas), y si están líquidas y disponibles.
- La cantidad de dinero disponible: Se refiere a los fondos en banco y caja, es decir, el dinero listo para ser distribuido como dividendos.
- Los importes de las acciones de capital y de tesorería: Los libros de actas de la asamblea de accionistas y de juntas directivas deben examinarse para verificar los métodos y actividades relacionadas con la autorización de aumentos, disminuciones, retiros y nuevas emisiones de acciones, así como el establecimiento de reservas y la declaración de dividendos de la compañía.
Examen A: Consideraciones Adicionales en la Auditoría
1. Documentación Fundamental para la Constitución y Modificación Empresarial
Se refiere al registro mercantil, las minutas declaradas y los adendas. El registro mercantil contiene las normativas iniciales de constitución de la empresa. Las minutas y adendas representan nuevos decretos o modificaciones a los estatutos originales de la compañía. Toda esta información, junto con cualquier otra decisión de la junta directiva, debe estar reflejada en el libro de actas de la junta directiva.
3. Restricciones en el Reparto de Dividendos
No es posible realizar un reparto de dividendos que genere un déficit en la cuenta de utilidades. El dividendo nunca puede ser mayor a las utilidades generadas durante el ejercicio económico. Se recomienda no proceder con el pago de dividendos si este implica un déficit, y siempre basar el reparto en las utilidades disponibles y los estatutos de la compañía para evitar cualquier saldo negativo.