Obligaciones Contables Generales del Empresario

Artículo 25 del Código de Comercio

1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Libro Diario.
2. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario.

Legalización de los Libros en el Registro Mercantil

Artículo 27 del Código de Comercio

1. Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio, tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.
2. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
3. Lo dispuesto en los párrafos anteriores se aplicará al libro de registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y en comandita por acciones y al libro de registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada, que podrán llevarse por medios informáticos, de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente.
4. Cada Registro Mercantil llevará un libro de legalizaciones.

Artículo 106.2 del Reglamento del Registro Mercantil: Legalización del Libro de Actas

Los Libros de Actas, que podrán ser de hojas móviles, deberán legalizarse por el Registrador Mercantil necesariamente antes de su utilización, en la forma prevista en este Reglamento.

Libros Societarios Obligatorios

Artículo 26 del Código de Comercio: El Libro de Actas

1. Las sociedades mercantiles llevarán también un Libro de Actas, en el que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
2. Cualquier socio y las personas que hubieran asistido a la Junta General en representación de los socios no asistentes, podrán obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos y de las actas de las Juntas Generales.
3. Los administradores deberán presentar en el Registro Mercantil, dentro de los ocho días siguientes a la aprobación del acta, testimonio notarial de los acuerdos inscribibles.

Artículo 104 de la Ley de Sociedades de Capital: Libro Registro de Acciones Nominativas

(Anteriormente Artículo 55 de la Ley de Sociedades Anónimas)

1. Las acciones nominativas figurarán en un libro-registro que llevará la sociedad, en el que se inscribirán las sucesivas transferencias de las acciones, con expresión del nombre, apellidos, razón o denominación social, en su caso, nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre aquellas.
2. La sociedad solo reputará accionista a quien se halle inscrito en dicho libro.
3. Cualquier accionista que lo solicite podrá examinar el libro-registro de acciones nominativas.
4. La sociedad solo podrá rectificar las inscripciones que repute falsas o inexactas cuando haya notificado a los interesados su intención de proceder en tal sentido y estos no hayan manifestado su oposición durante los treinta días siguientes a la notificación.
5. Mientras no se hayan impreso y entregado los títulos de las acciones nominativas, el accionista tiene derecho a obtener un certificado de las acciones inscritas a su nombre.

Artículo 104 de la Ley de Sociedades de Capital: Libro Registro de Socios

(Anteriormente Artículo 27 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada)

1. La sociedad llevará un Libro Registro de Socios, en el que se harán constar la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes constituidos sobre aquellas.
2. La sociedad solo podrá rectificar el contenido del libro registro si los interesados no se hubieran opuesto a la rectificación en el plazo de un mes desde la notificación fehaciente del propósito de proceder a la misma.
3. Cualquier socio podrá examinar el Libro Registro de Socios, cuya llevanza y custodia corresponde al órgano de administración.
4. El socio y los titulares de derechos reales o de gravámenes sobre las participaciones sociales tienen derecho a obtener certificación de las participaciones, derechos o gravámenes registrados a su nombre.
5. Los datos personales de los socios podrán certificarse a su instancia, no surtiendo entre tanto efecto frente a la sociedad.

Documentación y Libros en Sociedades Cooperativas

Artículo 60 de la Ley 27/1999 de Cooperativas: Documentación Social

1. Las cooperativas llevarán en orden y al día los siguientes libros:
   • Libro de registro de socios.
   • Libro de registro de aportaciones al capital social.
   • Libros de actas de la Asamblea General, del Consejo Rector, de los liquidadores y, en su caso, del Comité de Recursos y de las Juntas Preparatorias.
   • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
   • Libro Diario.
   • Cualquier otro que venga exigido por disposiciones legales.
2. Todos los libros sociales y contables serán diligenciados y legalizados con carácter previo a su utilización por el Registro de Sociedades Cooperativas. La legalización también podrá realizarse a posteriori, mediante la presentación de hojas encuadernadas, en el plazo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio.
3. Los libros y demás documentos de la cooperativa están bajo la custodia, vigilancia y responsabilidad del Consejo Rector, que deberá conservarlos, al menos, durante los seis años siguientes a la transcripción de la última acta o a la extinción de los derechos y obligaciones que contengan, respectivamente.