Protocolo Empresarial y Negociación: Reglas de Etiqueta y Seguridad Corporativa

Protocolo Empresarial: Fundamentos y Aplicación

El Protocolo Empresarial es el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de cualquier acto promovido por una empresa privada o institución. Define el comportamiento profesional adecuado.

Objetivos del Protocolo Empresarial

Negociación efectiva.
Transmisión de una imagen corporativa positiva.
Firma de acuerdos.
Agasajar a los invitados (demostrando gran cortesía).
Obtención de beneficios (principalmente económicos).

Estrategias de Persuasión y Negociación

Para lograr la persuasión y una negociación exitosa, es crucial:

Estar convencidos de la propuesta que se desea transmitir.
Conocer a fondo a la otra parte e identificar posibles «choques de intereses».
Crear un ambiente adecuado y cordial, priorizando el lugar a la hora de contacto, la entrega de atenciones especiales, el recibimiento y el agradecimiento.
Comenzar por los puntos más factibles.
Saber escuchar (diferenciando entre oír y escuchar).
Encontrar puntos de acuerdo.
El objetivo no es vencer convenciendo, sino lograr que la otra parte se convenza por sí misma.

El Entorno Físico de la Negociación

La elección del lugar donde se realizará la negociación debe hacerse con sumo cuidado, considerando todos los aspectos:

Zona de prestigio y edificio con buena imagen.
Sala o salón con estilo y comodidades.
Peculiaridades de la sala (ej. si dispone de aire acondicionado).
La mesa también es importante.

Elementos Necesarios en las Mesas

Se deben colocar tarjetones, blocs, folios, bolígrafos, clips, etc.

Tipos de Mesas y su Significado Protocolario

Mesa en Herradura o en U: Ideal cuando hay tres partes interesadas en la negociación. El organizador preside.
Mesa Rectangular: La más habitual para negociaciones y reuniones. El anfitrión se sitúa de espaldas a las ventanas.
Mesa Oval: El anfitrión puede ubicarse en el centro de cualquier lado.
Mesa Circular: Fomenta un ambiente más cordial y homogéneo.

Diseño y Elementos de los Actos Protocolarios Empresariales

La creación y el diseño deben seguir las reglas básicas internacionales para evitar errores. Es fundamental analizar:

Objetivos a alcanzar.
Presupuesto económico (Recursos Humanos y técnicos).
Quién organiza y quién asiste.
Cuándo, dónde y duración del acto.
Repercusión o proyección esperada del acto.

Reglas Clave del Protocolo Empresarial Internacional

Informarse anticipadamente de los invitados:
Conocer su personalidad, religión, historia y preferencias. Evitar tocar aspectos que puedan generar conflictos.
Las primeras impresiones son las que cuentan:
Implica puntualidad, documentos bien redactados, etiqueta en la vestimenta y un saludo adecuado (apretón de manos firme). La mujer suele decidir la cordialidad del saludo. Las presentaciones deben incluir nombres y cargos, vocalizando bien y alto.
Etiqueta en la Vestimenta
- Hombres: Camisa más clara que el traje, corbata más oscura que la camisa, y calcetines del color del zapato.
- Mujeres: Traje de chaqueta (tradicionalmente con botones en el lado izquierdo).
- Para Galas: Hombres con traje, frac o esmoquin; mujeres de largo.
Conseguir una comunicación eficaz:
Conocer los signos culturales para asentir o disentir (ej. en Grecia o Indonesia, los gestos pueden ser opuestos).
Conocer los estatus y categorías:
Entender nuestro rol dentro del evento.
Convencer sin imponer:
Mantener los objetivos en mente sin recurrir a la imposición.
Saber ser un perfecto anfitrión e invitado.
La seguridad de personas y documentos:
Tomar las precauciones necesarias.

Niveles de Seguridad en el Protocolo

1. Mínima (Discreta): Escolta en el asiento del copiloto.
2. Media: Nivel anterior más otro vehículo detrás con conductor y escolta.
3. Máxima: Vehículo escolta delante y detrás.
4. Extramáxima: Vehículo delante y dos detrás.
5. Caravana de Vehículos: Motorista – Jefe de Caravana – Jefe de Protocolo – Cápsula de seguridad con vehículo VIP – Séquito de 4 vehículos VIPs – Motorista cerrando caravana.

Cuestionario Rápido sobre Protocolo y Eventos (Q&A)

¿Cuál NO es un tipo de servicio?: Servicio a la mediterránea.
El almuerzo de trabajo suele ser con acompañante.: Falso.
El servicio a la rusa se sirve por la derecha.: Falso.
Las copas u otras bebidas a la salida del trabajo suelen pasar las 2h, pero no se alargan más de las 12:20 de la noche.: Falso.
¿Qué desayuno incluye platos fríos y calientes?: Buffet.
Un menú fijo es el que no ofrece opciones para elegir.: Verdadero.
¿Cuánto deben durar los desayunos de trabajo?: No más de 1 hora.
¿Cuál NO es un tipo de menú?: Menú intermitente.
El desayuno más extendido en los hoteles y cafeterías de España es:: Continental.
¿Qué es un «vino español»?: Es un menú cóctel con productos españoles.
A partir de cuántas personas se considera un congreso (público objetivo)?: Mínimo 100 pax.
El snack de trabajo se suele hacer entre las 11h y las 13h.: Falso.
Si somos los anfitriones de una comida, ¿con cuánta antelación debemos llegar?: 15 minutos.
¿Qué significan las siglas OPC?: Organizador Profesional de Congresos.
¿En qué tipo de eventos se aplica un protocolo más riguroso?: En las cenas de gala.
¿Cuál de estos NO pertenece a un tipo de acto rápido y sencillo?: Buffet brunch.
¿Qué tipo de buffet busca la creación de vínculos amistosos?: Bufé parrilla o BBQ.
¿Sobre qué hora se realiza el té de trabajo?: 17:00.
Cerrado con un precio fijo elevado, con varios platos para degustar y con raciones más pequeñas, se refiere a:: Menú degustación.