El Ciclo Contable: Pasos para la Elaboración de Estados Financieros
El Proceso Contable es el conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que tiene como objetivo transformar los datos útiles que recibe una entidad en informes. Constituye el sistema de información del ente y debe captar las variaciones que afectan el patrimonio.
- Recolección y Clasificación de Información: Se reúnen todos los comprobantes y datos económicos para determinar qué operaciones deben ser registradas.
- Registro en Libros: Se registran las operaciones en el Libro Diario y luego se clasifican y acumulan en las cuentas del Libro Mayor.
- Elaboración del Balance de Comprobación: Se arma un listado de todas las cuentas del Mayor con sus saldos para verificar la igualdad entre el Debe y el Haber.
- Inventario: Se detalla y valora todo lo que posee y debe la empresa al cierre del período.
- Asientos de Ajuste: Se corrigen y actualizan las cuentas para reflejar adecuadamente hechos devengados pero no registrados.
- Balance Ajustado: Se elabora un nuevo balance que incorpora los ajustes realizados para obtener saldos definitivos, base para los estados financieros.
Fases del Proceso Contable
- Entrada de datos.
- Registración.
- Salida de información (Estados Contables).
Activos Intangibles y Llave de Negocio
Activos Intangibles
Representan franquicias, privilegios u otros similares que no son bienes tangibles ni derechos contra terceros, y expresan un valor cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingresos.
Características de los Intangibles
- Inmaterialidad.
- No siempre asignable a un elemento específico.
- Medición con subjetividad.
- Legalidad.
- Duración determinada o indeterminada.
- Transferibilidad.
Valor de Incorporación al Patrimonio (VIP)
Se incorpora por todo lo que costó adquirirlo, desarrollarlo y dejarlo listo para usar. Incluye el precio pagado, honorarios, costos legales y gastos necesarios.
Medición Posterior
Fórmula: VIP – Amortización Acumulada
- Método: Generalmente, vida útil por línea recta.
- Los activos intangibles de vida útil indefinida no se amortizan, sino que se comparan cada año con su valor recuperable (prueba de deterioro).
Ejemplos de Activos Intangibles
Patentes, marcas, derechos de autor, licencias de uso.
Llave de Negocio (Goodwill)
Valor que surge al adquirir un negocio por un precio superior al valor contable de sus activos netos, reflejando ventajas especiales como clientela, ubicación o reputación.
Tratamiento Contable
Se registra como activo intangible en el Estado de Situación Patrimonial, dentro del Activo No Corriente. Se somete a pruebas de deterioro y no se amortiza si no tiene vida útil definida.
Requisitos para su Reconocimiento
- Que derive de una adquisición onerosa.
- Que se pueda medir de manera confiable.
- Que genere beneficios económicos futuros probables.
Normas de Presentación
Se presenta en una línea dentro del rubro Bienes Intangibles en el Activo No Corriente. En la información complementaria se expone su composición, altas, bajas y ajustes, junto con la amortización o deterioro acumulado según corresponda.
Contingencias y Previsiones
Contingencias
Efectos patrimoniales que podrían ocasionar la posible creación o falta de concreción de un hecho futuro.
Clasificación y Registro
- Probable: Se registra en los estados financieros (da lugar a una previsión).
- Posible: Se revela en notas a los estados contables.
- Remota: Se ignora.
Condiciones para el Registro Contable (Previsión)
Se registra contablemente si se cumplen las siguientes tres condiciones:
- Existe un Hecho Generador (ocurrido a la fecha de cierre).
- El Hecho Contingente tiene una probabilidad alta de ocurrencia.
- El monto es Cuantificable.
Patrimonio y Deudas
Prima de Emisión
Representa el sobreprecio a pagar por una acción encima de su valor nominal.
- A la par: El precio de emisión es igual al nominal.
- Sobre la par: El precio es superior al nominal.
- Bajo la par: El precio es inferior al nominal.
Aporte Irrevocable a Cuenta de Futura Suscripción de Acciones
Entregas de dinero o bienes que los socios realizan a la empresa con el compromiso de que, en el futuro, esos aportes se transformarán en capital social. Mientras tanto, no otorgan acciones ni modifican el capital social.
Deudas Comerciales
Obligaciones que la empresa tiene con proveedores y otros acreedores por compras de bienes o servicios realizadas a crédito.
Características de las Deudas Comerciales
- Surgen de operaciones habituales (compra de mercaderías, insumos, servicios).
- Tienen vencimiento a corto plazo, generalmente dentro del ejercicio.
- No generan contraprestaciones financieras complejas (no son préstamos bancarios).
- Ocurren a valor cierto, porque se conocen los montos a pagar.
Medición
Valor de Incorporación al Patrimonio (VIP): Por su valor nominal.
Medición Posterior: Valor nominal o valor presente.
Instrumentos de Registración Contable
Plan de Cuentas
Estructura organizada del conjunto de cuentas disponibles para el proceso de registración. El nombre de las cuentas debe ser claro y preciso.
Manual de Cuentas
Documento que explica el uso, la dinámica y la descripción de cada cuenta incluida en el Plan de Cuentas.
Diferencia Fundamental
El Plan de Cuentas enumera y ordena las cuentas, mientras que el Manual de Cuentas explica el uso de cada una.
Libros Contables Obligatorios
- Libro Diario: Se registran en forma cronológica los hechos económicos contables respaldados por los comprobantes (asientos).
- Libro Mayor: Refleja los movimientos de las cuentas y sus respectivos saldos.
Conceptos Fundamentales de los Elementos de los Estados Financieros
Activo
Debido a un hecho ya ocurrido, el ente controla los beneficios económicos que produce un bien (material o inmaterial), con valor de cambio o valor de uso.
Criterios de Reconocimiento del Activo
- El bien debe tener valor para el ente.
- El derecho sobre el bien debe tener su origen en una transacción o hecho del pasado.
- El acceso a beneficios económicos que produce el bien debe estar bajo el control del ente.
Reglas Básicas de la Partida Doble
- Activo: Aumenta por el Debe, disminuye por el Haber.
- Pasivo: Aumenta por el Haber, disminuye por el Debe.
Corte de Operaciones (Cut-off)
Consiste en tomar los comprobantes de compras y ventas y determinar hasta qué operación corresponde al ejercicio que se cierra y cuáles al siguiente, según el principio de devengamiento, que ocurre con la transferencia de la propiedad.
Criterios de Transferencia de Propiedad
- Entrega física o destino: La propiedad se transfiere cuando el comprador recibe los bienes y firma el remito.
- Puesta a disposición u origen: La propiedad se transfiere cuando el comprador retira los bienes y el vendedor emite la factura.
- Cláusula CIF (Cost, Insurance, Freight): La propiedad se transfiere al desembarcar los bienes en el país de destino.
- Cláusula FOB (Free On Board): La propiedad se transfiere al embarcar los bienes en el país de origen.
Usuarios de la Información Contable
Todas las personas u organizaciones que necesitan conocer la situación económica y financiera de una empresa para tomar decisiones, tanto internas (como directivos y empleados) como externas (como inversores, acreedores, organismos estatales, clientes y proveedores).
Documentación Respaldatoria
Ejemplos de Comprobantes
- Compra o Venta: Factura o remito.
- Aporte Irrevocable: Acta de asamblea, documento de aportes.
- Capital Social: Acta de asamblea, comprobante de depósito de aporte.
- Cheque Vendido (Diferido): Cheque original, extracto bancario, recibo por la operación de cobro de cheque diferido.