Gestión de Documentos y Fases Clave en la Compraventa Comercial
El Proceso de Compraventa Detallado
El proceso de compraventa es una secuencia estructurada de pasos que formalizan una transacción comercial. A continuación, se detallan sus fases principales:
Solicitud de Información
La empresa compradora inicia el proceso solicitando información detallada sobre los productos o servicios a la empresa vendedora.
Presupuesto
En respuesta a la solicitud, la empresa vendedora envía un presupuesto formal al potencial comprador, detallando precios y condiciones.
Nota de Pedido
Una vez que el comprador acepta el presupuesto, se formaliza un contrato implícito y se emite una nota de pedido. Este documento puede ser enviado por medios como fax o correo electrónico.
Carta de Porte
Tras la confirmación del pedido, se procede al envío y transporte de la mercancía. Durante este proceso, se tramitan tres copias de la carta de porte: una para el vendedor, otra para el transportista y la última para el comprador.
Albarán
Al recibir las mercancías, el comprador debe firmar el albarán y quedarse con una copia. El albarán es el documento que acredita la correcta recepción de las mercancías acordadas.
Factura
Finalmente, se emite la factura, que es el documento que confirma la operación comercial y el pago de la mercancía o servicio.
Presupuestos de Obra y Servicio
Un presupuesto es un documento generado a partir de la oferta de un servicio o la realización de una obra. En él, se detalla la descripción de la operación y sus condiciones específicas.
Consideraciones Importantes sobre los Presupuestos:
- El prestador de servicio debe entregar el presupuesto al cliente antes de la realización de la obra o servicio.
- Los gastos de desplazamiento solo podrán cobrarse una vez.
- Si durante la prestación del servicio se descubrieran averías o defectos ocultos, estos se pondrán en conocimiento del cliente. Se le advertirá del posible incremento del coste, y solo podrán solucionarse con su consentimiento expreso.
- La elaboración de un presupuesto podrá ser cobrada siempre y cuando se haya informado previamente al cliente de esta obligación de pago. Adicionalmente, podrán cobrarse los gastos de desplazamiento.
El Albarán o Nota de Entrega
El albarán es el documento que acompaña a la mercancía en el momento de su entrega, sirviendo como prueba de recepción.
Clases de Albarán:
Albarán Valorado
Incluye los precios unitarios de los productos y el importe total de la operación.
Albarán Sin Valorar
Solo refleja la cantidad y la descripción de la mercancía, sin incluir el precio.
Comprobación de Mercancías Recibidas:
Al llegar la mercancía al almacén, se deben seguir cuatro pasos esenciales para su comprobación:
- Comprobar la fecha de recepción.
- Verificar que la mercancía recibida coincide con la indicada en el albarán.
- Confirmar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido original.
- Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.
Plazos de Reclamación:
Los plazos para presentar reclamaciones por defectos en las mercancías varían según el tipo de defecto:
Por Defectos Apreciables a Simple Vista
La reclamación debe realizarse en el momento de la entrega.
Por Defectos Evidentes (Mercancía Embalada)
El plazo máximo para reclamar es de cuatro días contados desde la entrega.
Por Vicios o Defectos Ocultos
La reclamación debe presentarse dentro de los treinta días siguientes a su entrega.
Tipos de Pedidos
Los pedidos comerciales pueden clasificarse principalmente en dos categorías:
Pedido en Firme
Se formaliza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo con todas las condiciones de la operación, ya sea por la aceptación de un presupuesto o por la negociación de un contrato.
Pedido Condicional
Surge cuando el comprador establece ciertas condiciones al vendedor. La validez del pedido depende de la aceptación de estas condiciones por parte del vendedor. Si el vendedor acepta, el pedido pasa a ser en firme; de lo contrario, se considera nulo.
Incidencias en los Pedidos
Durante la gestión de pedidos, pueden surgir diversas incidencias que requieren atención:
Denegaciones
Un pedido puede ser denegado por varias razones, como:
- Carecer de existencias o no disponer de ellas para la fecha pactada.
- No poder cumplir con las condiciones solicitadas por el comprador.
- Disponer de informes poco fiables sobre el comprador (ej. morosidad, impagos).
Modificaciones
Las modificaciones en un pedido deben notificarse a los proveedores con la máxima urgencia, preferiblemente antes del envío de la mercancía, explicando claramente las causas que las originan.
Anulaciones
Las anulaciones de pedidos pueden deberse a múltiples causas, tanto atribuibles al proveedor (retrasos, mercancías deterioradas, etc.) como al comprador (errores en el pedido, dificultades de pago, no recepción de las mercancías).
La Facturación: Tipos y Consideraciones
Diferencias entre Factura Completa y Simplificada
Existen diferencias clave entre estos dos tipos de facturas:
- En las facturas simplificadas no es necesario incluir los datos del receptor, mientras que en las facturas completas es obligatorio que consten.
- Las facturas simplificadas deben incluir la contraprestación total. En cambio, en las facturas completas es necesario desglosar la base imponible, el tipo de IVA y la cuota de IVA.
- En las facturas simplificadas solo se debe identificar el tipo de bien entregado o servicio prestado en la operación. Sin embargo, en las facturas completas se debe realizar una descripción completa de las operaciones realizadas.
- En las facturas simplificadas no es necesario incluir la cuota tributaria de IVA. Por el contrario, en las facturas completas debe constar expresamente la cuota de IVA.
Descuentos en Facturas
Se pueden aplicar diferentes tipos de descuentos en las facturas:
Descuento Comercial
Reducción del precio aplicada por promociones, rebajas, etc.
Descuento por Volumen o Rappel
Concedido por la compra de una gran cantidad o volumen de productos.
Descuento por Pronto Pago
Descuento concedido por realizar el pago al contado o antes del plazo establecido.
Rectificación de Facturas
Una factura puede requerir rectificación en los siguientes casos:
- Cuando no se cumple algún requisito formal (ej. cantidad).
- Si se calcula incorrectamente la cuota tributaria.
- Cuando la base imponible es incorrecta (debido a una mala elección de cantidad o precio).