Logística y Montajes de Stands y Exposiciones

La participación en ferias o la necesidad de escenarios o tarimas para un evento requiere una planificación logística detallada. Los principales tipos de montajes incluyen:

• Carpas, plataformas e hinchables.
• Escenarios, construcción y montajes de stands.
• Decorados, flores y plantas.
• Rotulación y señalización.
• Sanitarios portátiles.

Consideraciones Clave para el Diseño del Stand

Se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Espacio del stand: Es crucial conocer la dimensión del espacio disponible, el personal que trabajará y la afluencia de visitantes esperada para asegurar que haya suficiente espacio para caminar y la interacción.
• Diseño del stand y colores: Si la identidad corporativa tiene su propia combinación de colores, no seguirla podría confundir a los posibles visitantes. En cuanto al diseño, se debe considerar el tamaño y la naturaleza del evento.

Seguros para Eventos

El seguro fundamental y necesario es el de Responsabilidad Civil, obligatorio y un requisito básico para organizadores y promotores del evento. Otras modalidades de seguro incluyen:

• Cancelación de congreso: Cubre eventualidades como climatología adversa, luto nacional, incapacidad de uso de la sede, revueltas, etc. Normalmente, son los grandes eventos los que contratan este seguro, y no los pequeños y medianos.
• Seguros para participantes: Cubren dificultades en el desplazamiento, imposibilidad de asistencia, pérdida de equipajes, asistencia médica, etc.
• Seguro de suspensión de evento por inasistencia del personaje principal.
• Seguros de accidentes e invalidez en eventos deportivos: Esencial en celebraciones deportivas con asistencia masiva de atletas y público.

Evaluación de Oferta de Proveedores

Una empresa debe trabajar con presupuestos ajustados y atendiendo al rendimiento del capital invertido (**ROI**). Por eso, a la hora de elegir proveedores, se deben evaluar bien las diferentes alternativas que existan. Lo primero en lo que se fija una empresa al evaluar proveedores es el precio y la calidad; sin embargo, hay otros aspectos a tener en cuenta:

Precio

Se debe negociar con proveedores cuyo precio sea acorde a la calidad del producto o servicio, y a los precios promedio del mercado. Además, hay que considerar que puede haber gastos adicionales, como transporte, seguros, embalaje, etc. De igual forma, hay que analizar los diferentes descuentos que el proveedor pueda ofrecer, como descuentos por pronto pago, volumen de compra o contratación anticipada.

Calidad

Se debe procurar que los proveedores ofrezcan un producto o servicio de buena calidad, y que sea acorde con los precios establecidos.

Pago

Es fundamental evaluar las formas de pago que ofrece el proveedor, así como las condiciones, plazos de pago o posibles recargos.

Entrega

Se debe evaluar si se requiere un pedido mínimo, así como la capacidad de entrega, la rapidez y los plazos de entrega ofrecidos.

Servicio Postventa

Incluye las garantías que el proveedor puede brindar y su período de validez, la asistencia técnica, servicios especiales, de mantenimiento, devoluciones, etc.

Otros Factores de Evaluación

• Experiencia: A mayor experiencia, mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento.
• Reputación: Opinión de otros clientes.
• Organización: Personal cualificado y un buen sistema de distribución.
• Localización.
• Servicio al cliente.
• Convenios publicitarios: Posibilidad de intercambio de producto por publicidad.
• Situación económica: Una situación estable puede significar productos de calidad y abastecimiento seguro.
• Tamaño: Si es un proveedor pequeño, la atención es más directa y con más flexibilidad de adaptación a las necesidades del cliente; si es grande, hay una mayor eficiencia, eficacia y seguridad de abastecimiento.
• Fabricante o mayorista: El fabricante ofrece precios bajos; el mayorista ofrece variedad de productos.

Coordinación de Recursos y Proveedores

Las agencias especializadas en organización de eventos pueden ofrecer o alquilar servicios para la organización técnica. Estas agencias coordinan a los diferentes proveedores, técnicos, trabajadores y demás personal que sea necesario, así como los recursos requeridos para la realización del evento.

En el caso de que el evento se haga con medios propios, se designa un coordinador que se encargará de los siguientes factores:

• Puntualidad.
• Protocolo.
• Seguridad.
• Servicio técnico.
• Reclamaciones y quejas.

Coordinador General

Es el responsable de que se cumplan los objetivos y metas, así como de administrar y ejecutar el evento. Su función es dirigir y supervisar que los coordinadores de áreas y sus grupos cumplan con sus obligaciones. Para presupuestar el trabajo del coordinador general para un evento, hay que tener en cuenta:

• Número de participantes y expositores.
• Número de hoteles y habitaciones requeridas.
• Especificaciones del lugar.
• Fechas y horarios del evento.
• Programas de trabajo, sociales, culturales, deportivos, artísticos y de acompañantes.
• Necesidades de servicios y de infraestructura.
• Invitados especiales.
• Antecedentes y estadísticas de eventos anteriores.
• Objetivos perseguidos.

Coordinación Mediante Áreas

La gestión se divide en áreas especializadas:

• Técnica: Especialistas en el tema central del evento.
• Administrativa: Se ocupa del personal, organización, adquisiciones, contratación de servicios, evaluación y aspectos jurídicos.
• Comercialización y difusión: Elaboración de estrategias de merchandising y comunicación del evento.
• Operaciones: Se encarga de la puesta en escena ejecutiva del evento.
• Información y RRPP: Se encarga de las invitaciones, sistemas de comunicación en el evento, atención a invitados especiales y prensa.
• Finanzas: Conseguir y manejar los recursos financieros durante el evento.
• Soporte: Coordinación general en determinadas tareas clave durante el evento.

Reclamaciones y Quejas

Cualquier consumidor afectado en sus intereses puede presentar una queja o reclamación. Cualquier entidad debe tener a su disposición un libro de quejas y reclamaciones numerado y sellado, teniendo la obligación de ponerlo a disposición del cliente, en caso necesario.

La Seguridad en la Organización de Eventos

Seguridad de Registro

El sistema de registro de los participantes y de otros intervinientes en el evento es responsabilidad de la coordinación de administración. En el folleto promocional y material publicitario, se incluye un documento de inscripción al evento y una solicitud de hospedaje, si es el caso. El proceso de registro comienza desde las primeras reservas telefónicas y vía correo electrónico. La lista de reservas para inscribirse al evento es el primer documento para iniciar el registro y facilitar los trámites a los participantes.

Sistemas de Señalización

Las señalizaciones ayudan a tener una buena organización. Es necesario colocarlas en todos los exteriores e interiores posibles para evitar confusiones, debiendo contener toda la información necesaria y el diseño adecuado para su fácil identificación. Algunas señales comunes son:

• Área restringida.
• Auditorio.
• Estacionamiento.
• Exposición.
• Invitados especiales.
• Sala de prensa.
• Sanitarios.
• Teléfono privado.

Sistema de Seguridad

Los eventos requieren implantar y coordinar un sistema de seguridad, cuyo encargado debe tener conocimientos y experiencia en la materia. Es recomendable tener personal propio de seguridad, aunque, si no es posible, se puede contratar o solicitar a la autoridad correspondiente. En este caso, habría que detallar las características generales del evento y las necesidades de seguridad. Es fundamental asegurar que las propuestas de las empresas de seguridad cuenten con personal capacitado, estrategias, recomendaciones, experiencia en otros eventos y costes. Tras la contratación, hay que hacer una inspección física de los diferentes lugares donde se realicen las actividades, para definir la cantidad y perfil del personal necesario.

Emergencias

Es vital tener planes de evacuación y lugares seguros para los participantes en caso de riesgo. Es conveniente hacerles conocer la causa de la evacuación y estimar un tiempo para regresar a la normalidad de las actividades.

Simulacros o Ensayos

Es recomendable que los integrantes de la coordinación participen en los ensayos, ya que intervienen en la mayoría de las actividades. También es necesario definir cuándo y cuántos simulacros se harán antes del evento.

Protocolo y Ceremonial en Eventos y Actos

Definición de Protocolo

El Protocolo es el conjunto de reglas que, por norma o costumbre, rigen actos, ceremonias y otros eventos. Se encarga de dar prioridad a las personas y cosas, atendiendo a criterios eminentemente jerárquicos.

La diferencia del protocolo con la etiqueta es que la etiqueta regula la conducta personal, el estilo, usos y costumbres; mientras que el protocolo regula el comportamiento y las relaciones, el orden, la jerarquía, normas, usos y costumbres a seguir en un acto, para su correcta realización.

Ordenación Protocolaria y Precedencia

La ordenación protocolaria indica el sitio que le corresponde a cada persona, ordenándolos en función de la precedencia. Para aplicar la precedencia hay que tener en cuenta:

• Aplicarla con flexibilidad.
• Aplicar un orden de precedencia según criterios previamente establecidos.
• Las personas con más de una precedencia serán ordenadas según el acto.
• Si se duda, hay que aplicar la superior.
• Ser coherente en la aplicación.

Documentación en el Protocolo

Hay que considerar las necesidades y el tipo de evento a realizar. Se deberán seguir las normas protocolarias para elaborar esta documentación, cuidando las formas en:

• Folletos corporativos.
• Revistas de la empresa.
• Dossier de la empresa.
• Artículos de prensa.

Tipos de Actos y Eventos según su Protocolo

Eventos Diplomáticos

Regulan la relación con otros países, culturas y formas de comportarse.

Eventos Académicos

Buscan transmitir conocimientos respecto a un tema de interés. Los tipos de eventos académicos son:

• Simposio: Reunión de especialistas para tratar y discutir sobre un tema en concreto.
• Congreso: Reunión donde personas de una misma profesión presentan exposiciones sobre un tema relacionado con su trabajo para intercambiar información.
• Foro: Evento donde un grupo discute un tema, hecho o problema, conducido por un coordinador.
• Convenciones: Evento donde se expone un tema y se llega a una decisión o propuesta.
• Taller: Curso breve en el que se enseña una determinada actividad práctica.
• Seminario: Reunión especializada, de naturaleza técnica y académica.
• Debate: Discusión en la que se expone un tema y una problemática.
• Panel: Exposición de ideas sobre un determinado tema en un auditorio en forma de diálogo.
• Mesa redonda: Debate entre expertos para tratar sobre un asunto, ante un público.

Eventos Deportivos

Son actividades realizadas de manera esporádica, con repercusiones positivas en el lugar de organización. El protocolo deportivo es el conjunto de normas, usos y costumbres que rigen los actos y ceremonias deportivas. Estos eventos se pueden clasificar en:

• Eventos deportivos locales.
• Eventos deportivos regionales/nacionales.
• Macro eventos deportivos.
• Mega eventos deportivos.

La entrega de medallas y trofeos se realiza en podios, exceptuando el fútbol. La entrega se realiza en orden inverso a las clasificaciones. Además, si es un evento oficial e internacional, se interpretará el himno nacional del país ganador en la versión breve (27 segundos).

Eventos Musicales

Son usados por las empresas para hacerse publicidad, patrocinando el evento o usando cartelera propia. Algunos tipos de eventos musicales son macroconciertos de música pop y rock, actuaciones de un grupo musical, manifestaciones de folclore, conciertos de música clásica o medieval, y actuaciones de bandas de música.

Protocolo Empresarial

Son el conjunto de normas que regulan las relaciones entre las personas de una empresa y de esta con otras organizaciones. Las funciones de un responsable de protocolo son muchas y diversas, pero sus actividades deben estar incluidas en el Programa General de la Identidad Corporativa. Una identidad que viene definida por símbolos, elementos corporativos, correspondencia e invitaciones.

• Símbolos: Manifestación física de la marca. Su función es resaltar la solidez de la imagen corporativa. Otro tipo de símbolo es la enseña de la empresa.
• Correspondencia e invitaciones: La correspondencia es la encargada de gestionar las cartas, invitaciones y otros documentos enviados y recibidos. Algunos tipos son: Cartas, Invitaciones y Etiqueta electrónica.

Ceremonial y Protocolo Institucional

Este protocolo regula la correcta ordenación de las personas y las cosas durante la celebración de un acto público oficial. Aquí el tono es más protocolario y el mensaje resulta muy informativo, y debe apoyarse en material gráfico.

Actos Institucionales

• Actos oficiales: Cuentan con presencia de autoridades y representantes de las instituciones. Preside quien organiza; si no, ocuparía un lugar inmediato a la presidencia.
• Actos no oficiales: No son organizados por instituciones públicas, con un protocolo determinado por el organizador, con una presidencia igual que en actos oficiales.

Formalidades del Ceremonial Institucional

Tras definir el acto, hay que tener en cuenta algunas formalidades como:

• Invitaciones.
• Recepción de autoridades.
• Ubicación de los invitados.
• Uso de banderas nacional e institucional.
• Himno nacional.
• Tratamientos.
• Colocación de atriles.
• Orden para hablar.

Normas y Usos Habituales en el Protocolo Empresarial

El uso del protocolo se empleará en:

• Actos de la empresa: Según unas líneas generales predefinidas.
• La presidencia de los actos: Siendo el presidente quien preside los actos promocionales.
• Cesión de presidencia: Ceder la presidencia a una alta autoridad o invitado relevante.
• Miembros del consejo de administración: Se sentarán en el lugar de honor fuera de la presidencia.
• Colocación de invitados: Al margen de la mesa de presidencia y autoridades, dividiéndose en especiales y convencionales.
• Visitas a sedes de la empresa: Establecer normas de visita, como recibimiento, atención y regalos.
• Patrocinio de actos a otra institución: El representante de la empresa debería estar en la presidencia o ser tratado como anfitrión.
• Actos organizados por instituciones del Estado: El presidente de la empresa será tratado con el cargo de Director General.
• Presidencias de los actos: Confeccionarse de acuerdo a un protocolo mixto, alternando cargos de empresa con autoridades o invitados especiales.
• Los consortes: En actos no sociales estarán ubicados en un lugar especial fuera de la presidencia; de lo contrario, junto a sus cónyuges.
• Enseñas: En actos de organizaciones privadas se usarán banderas de la empresa.
• Disposición de mesas: En las mesas siempre habrá un miembro de la empresa a modo de anfitrión.
• Elaboración de invitaciones: Debe prevalecer el nombre de la empresa a la consideración personal del cargo que invita.