Obligaciones de Cotización y Retención en el Recibo de Salarios
En los recibos de salarios de los trabajadores se calculan los siguientes descuentos y aportaciones:
- Los descuentos por la cotización a la Seguridad Social.
- Las retenciones a cuenta del IRPF.
- La aportación de la empresa a la SS.
Los modelos relacionados con el IRPF son: Modelo 111, Modelo 190 (resumen anual) y el certificado de retenciones.
Responsabilidad Empresarial en la Recaudación
El empresario es el responsable de la recaudación y del ingreso de la cotización propia y de sus trabajadores en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Estas liquidaciones son mensuales, desde el comienzo hasta el fin de la actividad.
Liquidaciones y Deducciones
En las liquidaciones se deducen los pagos efectuados por la empresa en nombre de la Seguridad Social por pago delegado. También existen bonificaciones por contratar colectivos específicos, y la cuota se puede ver incrementada en algunos casos, como cuando se realizan contrataciones de poca duración.
Cotización por Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales (AT y EP)
La cotización por Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales (AT y EP) corresponde solo al empresario. Las cuotas se dividen en dos tipos:
- Cuotas por IT: Destinadas a la cobertura de la Incapacidad Temporal (IT).
- Cuotas IMS: Su finalidad es cubrir las contingencias derivadas de la invalidez, muerte y supervivencia.
Bonificaciones y Reducciones
Las bonificaciones se aplican a la cuota empresarial. Las reducciones se pueden producir en la aportación del trabajador y del empresario en la cotización por contingencias comunes. Solo podrán tener acceso a las bonificaciones las empresas que estén corrientes de pago.
El Pago Delegado
El pago delegado es obligatorio para todas las empresas con independencia del número de trabajadores que tengan. No obstante, las empresas que tengan menos de 10 empleados pueden quedar excluidas, siendo responsable el INSS o la Mutua, según corresponda, si están pagando más de seis meses a alguno de sus trabajadores una prestación por IT.
Incrementos de Cuota y Recargos
La cuota se puede ver incrementada en los casos siguientes:
Contratación temporal de corta duración: Cuando la duración del contrato de trabajo sea inferior a 7 días, la cuota empresarial por contingencias comunes aumenta un 36%, excepto en contratos de interinidad.
Superación del plazo de ingreso: La falta de presentación de los documentos de cotización o el pago fuera de plazo ocasionan la aplicación de recargos e intereses:
- Recargo: De un 10% a un 15% de la deuda.
- Intereses de demora: Tipo de interés legal del dinero vigente fijado anualmente por el Gobierno, incrementado en un 25%.
Incumplimiento de las obligaciones preventivas de las empresas: Aumentará las cuotas por contingencias profesionales hasta un 10% o un 20%.
Devolución de Ingresos Indebidos
La devolución de ingresos indebidos prescribe a los 4 años.
Procedimiento del Sistema de Liquidación de Cotizaciones (SLD)
Cálculo y Borrador
En el Sistema de Liquidación de Cotizaciones (SLD), es la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) quien calcula y envía a las empresas un borrador en el que consta el detalle de la cotización de cada trabajador y el importe total de la liquidación.
Fases del Procedimiento de Liquidación de las Cuotas
Nacimiento de la obligación: El primer mes que nace la obligación de cotizar, las empresas deben comunicar a la TGSS los datos económicos de cada trabajador.
Solicitud de cálculo: Entre el día primero y el penúltimo día natural al plazo de ingreso, el empresario solicitará a la TGSS el cálculo de la liquidación de los trabajadores. La TGSS realizará un cálculo individualizado de las cotizaciones correspondientes a cada empleado.
Validación: Si no hay cambios, se mantienen los datos y la empresa recibirá mes a mes el borrador que aprobará y validará. Si hay cambios (como variaciones salariales, incapacidades temporales, horas extras, etc.), la empresa enviará a la TGSS un fichero de las variaciones. A continuación, la TGSS enviará un borrador que la empresa deberá confirmar para obtener el recibo de la liquidación de la cotización.
Plazos de Presentación e Ingreso
- El plazo de presentación finaliza a las 23:59 horas del penúltimo día natural del mes siguiente al que se liquida.
- El plazo para el ingreso finaliza el último día del mes siguiente al que se liquida.
Documentos Generados en las Liquidaciones
Relación Nominal de Trabajadores (RNT): Es la relación de todos los trabajadores de la empresa en la que aparecen, por cada trabajador, el tipo de contrato, el periodo de cotización, los días y las horas cotizadas, el importe de cada base y el de ingreso.
Recibo de Liquidación de Cotización (RLC): Es un documento en el que aparecen las bases globales por todos los trabajadores de la empresa, los importes de cada base y el importe total a ingresar por la empresa.
Retenciones e Ingresos a Cuenta del IRPF
Obligaciones del Retenedor
Los empresarios que pagan retribuciones están obligados a practicar retenciones a cuenta del IRPF. Posteriormente, deben declarar e ingresar en la Agencia Tributaria las cantidades retenidas.
Los retenedores y los obligados a ingresar a cuenta deben presentar:
Mensualmente (o trimestralmente): Una declaración de las cantidades retenidas en el Modelo 111 e ingresar su importe a la Agencia Tributaria.
Anualmente: Un resumen anual de las retribuciones y retenciones practicadas durante el año en el Modelo 190.
Certificado: Entregar un certificado de retenciones a las personas a las que les hayan retenido.
Retribuciones en Especie
Los empresarios deben practicar retenciones sobre los rendimientos del trabajo, ya sean en dinero o en especie. En el caso de las retribuciones en especie, no existe un importe dinerario al que poder aplicar la retención. Por ello, el pagador está obligado a realizar un ingreso a la Agencia Tributaria en concepto de ingreso a cuenta del IRPF del perceptor de las retribuciones en especie.
Valoración de las Retribuciones en Especie
Las retribuciones en especie se valorarán al precio normal en el mercado. Cuando una retribución en especie se haya valorado a precio de coste, el precio del mercado se calcula incrementando el precio de coste en un 20%.
Declaraciones Periódicas del IRPF
Los empresarios que han practicado retenciones e ingresos a cuenta deberán presentar periódicamente una declaración de las retribuciones y de las retenciones e ingresar su importe a la Administración Tributaria.
Declaraciones Trimestrales
Se realizan las retenciones cuyo volumen de operaciones durante el ejercicio económico anterior haya sido inferior o igual a 6,1 millones de euros.
- Plazo de presentación: Durante los 10 primeros días naturales de los meses de abril, julio, octubre y enero.
Declaraciones Mensuales
- Plazo de presentación: 20 días naturales del mes siguiente al que se declara.
Resumen Anual y Certificaciones
Todos los retenedores deben presentar un resumen anual de las retenciones satisfechas y de las practicadas en el Modelo 190, a través de la firma electrónica o el sistema Clave (en el caso de personas físicas).
Todos los retenedores deben expedir a favor de sus trabajadores y de las personas a las que hayan satisfecho retribuciones y premios en dinero y en especie, certificaciones de las retribuciones y de las retenciones practicadas con el fin de que estos puedan realizar la declaración anual del IRPF.
Conceptos de Cálculo
Cálculo de la Base Reguladora (BR) para IT
BR = (Base AT y EP mes anterior a la baja – Horas extras) / 30 + Horas extras año anterior / 365
Percepciones mes / días trabajados
Bases de Cotización
Cálculo de la Base de Cotización por Contingencias Comunes (BCC).
Base de cotización por Contingencias Profesionales (AT y EP), Formación Profesional (FP) y FOGASA.
Contingencias Cubiertas
Contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA, horas extraordinarias, horas extraordinarias por fuerza mayor, AT y EP, IT, IMS.