El Proceso de Compraventa y sus Documentos

Definición de Compraventa

La compraventa es un proceso que se desarrolla entre empresas o personas jurídicas, en el cual media la adquisición de productos o la contratación de servicios. Este intercambio pone de manifiesto la relación comercial entre las partes involucradas.

Documentos Mercantiles

Los documentos mercantiles son el conjunto de comprobantes escritos que se generan durante una operación de compraventa. Sirven como prueba para demostrar que el proceso ha tenido lugar y detallan las condiciones del mismo.

Tipos Principales de Documentos Mercantiles

• Presupuesto: Documento emitido para informar a un cliente potencial sobre el coste estimado del servicio o producto que demanda. No obliga a la compra.
• Pedido: Documento emitido por el comprador para solicitar formalmente materiales, productos o equipamientos a una empresa proveedora específica. Detalla cantidades, referencias y condiciones de entrega.
• Albarán o Nota de Entrega: Documento que envía el proveedor al cliente junto con la mercancía. Su finalidad es permitir al cliente comprobar que los productos recibidos coinciden con los solicitados en el pedido. Es crucial verificar la mercancía al recibirla:
  • Si todo es correcto, se debe firmar el albarán como conformidad.
  • Si existe algún error (producto incorrecto, cantidad errónea, daño), se debe informar inmediatamente al proveedor.
  • Si faltan existencias o hay devoluciones, se procederá según lo acordado (abono, sustitución, etc.).
• Factura: Es el justificante fiscal fundamental del proceso de compraventa. Acredita legalmente la operación y detalla los productos/servicios, importes, impuestos y partes involucradas. La factura otorga al cliente el derecho a realizar reclamaciones y es esencial para la contabilidad y la deducción de impuestos. Cada factura debe tener una numeración única y correlativa que no puede ser modificada.

Tipos Específicos de Factura

• Factura Rectificativa: Se emite para corregir errores (datos, importes, impuestos) o anular facturas emitidas previamente. Es común en casos de devoluciones de mercancía.
• Factura con Recibí: Aunque no sustituye formalmente a un recibo independiente, si la factura incluye un espacio para la firma o sello de «pagado» o «recibí», puede servir como prueba de pago una vez conformada por el receptor del cobro.
• Factura Proforma: Documento similar a una factura en formato, pero sin validez fiscal ni contable. Se emite antes de la venta, a menudo para que el comprador pueda realizar trámites previos (como solicitar financiación o permisos de importación). No acredita la compraventa efectiva.
• Factura Electrónica (e-factura): Elaborada y transmitida utilizando medios electrónicos y telemáticos. Tiene la misma validez legal que la factura en papel, siempre que cumpla los requisitos técnicos y legales establecidos (firma electrónica, formato estructurado como Facturae, etc.).

Datos Obligatorios en una Factura

Toda factura completa debe contener, como mínimo, la siguiente información:

• Título: Indicación clara de «FACTURA».
• Numeración: Número único y correlativo dentro de una serie.
• Fecha de Expedición: Día en que se emite la factura.
• Fecha de Operación: Si es distinta a la de expedición, fecha en que se realizó la venta o prestación del servicio.
• Identificación del Emisor (Proveedor/Vendedor): Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal.
• Identificación del Receptor (Cliente/Comprador): Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal.
• Descripción de la Operación: Detalle de los bienes entregados o servicios prestados (cantidad, denominación).
• Precio Unitario: Coste por unidad de cada bien o servicio (sin impuestos).
• Descuentos y Rebajas: Si aplican, deben indicarse por separado y antes de calcular la base imponible.
• Base Imponible: Importe total de la operación antes de aplicar impuestos.
• Tipo(s) de Impuesto(s): Porcentaje de IVA (y/o IRPF, recargo de equivalencia si aplica) aplicado a la base imponible.
• Cuota Tributaria: Importe resultante de aplicar el tipo impositivo a la base imponible.
• Importe Total a Pagar: Suma de la base imponible y la cuota tributaria.
• Lugar de Entrega/Prestación: Si es relevante y distinto al domicilio.
• Forma de Pago: Indicación de cómo se realizará el pago (transferencia, efectivo, etc.).

Impuestos en la Compraventa: El IVA

El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo final de bienes y las prestaciones de servicios realizadas por empresarios y profesionales en el desarrollo de su actividad económica en España.

Tipos impositivos generales:

• General: 21%
• Reducido: 10% (aplicable a alimentos en general, transporte de viajeros, hostelería, vivienda, etc.)
• Superreducido: 4% (aplicable a bienes de primera necesidad como pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos de uso humano, etc.)

Operaciones Exentas de IVA

Algunas actividades y servicios están exentos de IVA, como por ejemplo:

• Servicios de hospitalización y asistencia sanitaria prestados por entidades públicas o privadas autorizadas.
• Asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios (incluye servicios prestados por estomatólogos, odontólogos, etc.).
• Transporte de enfermos o heridos en ambulancias.
• Educación de la infancia y juventud, enseñanza escolar, universitaria y de postgrado.
• Servicios prestados por entidades sin ánimo de lucro que cumplan ciertos requisitos.

Formas de Pago Comunes

Las formas de pago definen cómo el comprador liquida el importe de la factura al vendedor:

• Efectivo: Pago con dinero físico (billetes y monedas). Su uso está limitado legalmente para operaciones entre profesionales/empresas a ciertos importes para prevenir el fraude fiscal. Poco empleado en grandes transacciones por seguridad.
• Ingreso o Abono en Cuenta: El comprador deposita el importe directamente en la cuenta bancaria facilitada por el vendedor.
• Transferencia Bancaria: El comprador ordena a su banco que transfiera el importe desde su cuenta a la cuenta del vendedor.
• Tarjeta Bancaria (Débito o Crédito): Las entidades financieras facilitan tarjetas vinculadas a cuentas bancarias, permitiendo pagar en terminales punto de venta (TPV) o en línea sin necesidad de efectivo.
• Giro Postal: Envío de dinero a través de servicios postales (como Correos), donde el destinatario puede recoger el importe en una oficina designada.
• Cheque: Documento por el cual una persona (librador) ordena a su banco pagar una cantidad determinada a otra persona (tenedor o beneficiario) con cargo a los fondos de su cuenta.
• Pagaré: Título valor que contiene una promesa incondicional de una persona (firmante o emisor) de pagar a otra (beneficiario o tenedor) una suma determinada de dinero en una fecha de vencimiento específica.
• Letra de Cambio: Título de crédito que ordena a una persona (librado) pagar incondicionalmente una cantidad determinada a otra persona (tomador o beneficiario) en una fecha y lugar específicos. Implica generalmente tres partes: librador (quien emite), librado (quien debe pagar) y tomador (quien recibe el pago).

Gestión de Almacenes

Concepto de Almacén

Un almacén es el espacio físico destinado a custodiar y conservar los artículos, materiales o productos necesarios para la actividad de una empresa o la prestación de un servicio, asegurando su disponibilidad cuando sean requeridos.

Clasificación de Almacenes (Ejemplo: Almacén Sanitario)

Los almacenes pueden clasificarse según diversos criterios. En un entorno sanitario, podríamos encontrar:

• Según la Cantidad de Material o Centralización:
  • Almacén Central (gran volumen, abastece a otros).
  • Almacén General (volumen medio, para un centro o área).
  • Almacén Pequeño o de Planta/Servicio (stock reducido para uso inmediato).
• Según el Tipo de Producto Almacenado:
  • Almacén de Suministros Generales (oficina, limpieza).
  • Almacén de Alimentos (cocina hospitalaria).
  • Almacén de Farmacia (medicamentos, productos farmacéuticos).
  • Almacén de Lencería (ropa de cama, uniformes).
  • Almacén de Material Sanitario (fungible, equipos).
• Según el Funcionamiento o Acceso:
  • Almacén Cerrado (acceso restringido, control estricto).
  • Almacén Abierto (acceso más flexible, para materiales de bajo coste o uso frecuente).

Tipos de Materiales en un Centro Sanitario

• Productos Sanitarios: Incluyen materiales (gasas, jeringuillas), equipos (monitores, ecógrafos), dispositivos (prótesis, marcapasos) e instrumentos (bisturís, pinzas) necesarios para la prestación de servicios sanitarios.
• Medicamentos o Fármacos: Sustancias o combinaciones de sustancias utilizadas para la prevención, diagnóstico, tratamiento, alivio o cura de enfermedades en seres humanos o animales.

Criterios de Clasificación y Gestión de Materiales

Para una gestión eficiente, los materiales se suelen clasificar según:

• Principio de Pareto (Clasificación ABC): Basado en el valor económico del inventario.
  • Tipo A: Pocos artículos (10-20%) que representan un alto porcentaje del valor total (70-80%). Requieren control estricto.
  • Tipo B: Artículos con valor medio (aprox. 30% de artículos, 15-20% del valor). Control moderado.
  • Tipo C: Muchos artículos (50-60%) con bajo valor individual (5-10% del valor total). Control más sencillo.
• Uso y Duración:
  • Material Fungible: Se consume con el uso (ej. gasas, guantes). Puede ser desechable (un solo uso) o reutilizable (tras limpieza/esterilización).
  • Material Inventariable: No se consume con el uso inmediato, tiene una vida útil prolongada y forma parte del activo fijo (ej. camas, equipos médicos).
• Condiciones de Almacenamiento:
  • Condiciones Normales: No requieren precauciones especiales más allá de orden y limpieza.
  • Condiciones Especiales:
    • Material Lábil: Sensible a ciertos agentes:
      • Termolábil: Sensible al calor (requiere refrigeración/congelación).
      • Fotosensible: Sensible a la luz (requiere envases opacos o almacenamiento en oscuridad).
      • Higroscópico: Absorbe humedad del ambiente (requiere ambiente seco o envases herméticos).
    • Material Estéril: Requiere condiciones que mantengan la esterilidad hasta su uso.
• Riesgo que Producen:
  • Peligrosos: Requieren manipulación y almacenamiento específicos por ser tóxicos, corrosivos, inflamables, radioactivos, etc.
  • No Peligrosos: No presentan riesgos especiales.

Condiciones Físicas del Almacenamiento

Se refiere a los requisitos estructurales y de organización física del almacén, como la adecuada iluminación, ventilación, control de temperatura y humedad, limpieza, distribución del espacio (estanterías, pasillos), señalización y sistemas de seguridad (antiincendios, control de acceso).

Gestión de Existencias en el Almacén

La gestión de existencias (o inventarios) es el proceso que permite planificar, organizar y controlar la cantidad y variedad de los productos que deben ser almacenados para garantizar la disponibilidad necesaria al mínimo coste posible. Implica determinar niveles óptimos de stock:

• Stock Máximo: Cantidad máxima de un artículo que se debe almacenar.
• Stock Mínimo: Nivel por debajo del cual no debe descender el stock para evitar roturas.
• Stock de Seguridad o Reserva: Cantidad adicional mantenida para cubrir imprevistos (retrasos en entrega, aumento de demanda).
• Stock Activo o Cíclico: Stock que varía entre el máximo y el mínimo debido a los ciclos de aprovisionamiento y consumo.
• Punto de Pedido: Nivel de existencias que, al alcanzarse, desencadena la orden de reposición para recibir el material antes de agotar el stock de seguridad.

Métodos de Valoración y Salida de Existencias

Determinan qué unidades se consideran consumidas o vendidas primero, lo cual afecta a la valoración del inventario restante y al coste de las ventas/consumos:

• Método FIFO (First-In, First-Out): «Primero en Entrar, Primero en Salir». Se consumen o venden antes los productos más antiguos (los que primero entraron al almacén). Es el método más lógico para productos perecederos o con riesgo de obsolescencia.
• Método LIFO (Last-In, First-Out): «Último en Entrar, Primero en Salir». Se consumen o venden primero los productos más recientes (los últimos que entraron). No admitido por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y menos común en la práctica logística actual, aunque puede tener sentido en ciertos contextos (ej. materiales apilados donde el último es el más accesible).
• Método PMP (Precio Medio Ponderado): Calcula un coste unitario medio ponderado para todas las unidades en existencia. Cada vez que entra nueva mercancía a un precio diferente, se recalcula el PMP. Las salidas se valoran a este coste medio vigente en el momento de la salida. Es un método equilibrado y ampliamente utilizado.