1. Trámites Mercantiles

Se realizan en el Registro Mercantil, que depende del Ministerio de Justicia (Madrid).

• Empresario Individual (Autónomo): No necesita realizar los trámites mercantiles, ya que actúa en nombre propio. El único trámite es la inscripción en el Registro Mercantil, y es un acto voluntario.
• Sociedad: Sí está obligada a realizar los trámites mercantiles para adquirir independencia respecto a sus socios y obtener capacidad legal para sus actos empresariales.

Procedimientos Mercantiles Clave:

• Certificación Negativa de Nombre o Razón Social: Es necesario comprobar que no existe ninguna empresa con el mismo nombre o razón social ya registrada. Se realiza en el Registro Mercantil mediante una instancia donde se expresan tres nombres, enumerándolos por orden de preferencia. Caduca a los tres meses.
• Emisión de un Informe sobre las Aportaciones No Dinerarias: Si la sociedad es una SA y los socios deciden realizar aportaciones no dinerarias, se solicita al Registro Mercantil el nombramiento de peritos independientes que emitan un informe sobre dichas aportaciones para valorarlas.
• Escritura Pública ante Notario: Los socios fundadores firman un acuerdo de constitución de la sociedad ante notario.
• Inscripción en el Registro Mercantil: Antes de proceder a la inscripción en el Registro Mercantil, se deben realizar algunos trámites fiscales (la declaración censal y el ITPAJD). Se inscribe la copia original de la escritura de constitución. Las cooperativas de la CCAA y las sociedades laborales se inscriben en el Registro General de las Sociedades Laborales de la CCAA.
• Legalización de los Libros en el Registro Mercantil: Es necesario legalizar los siguientes libros:
  • Libros contables: libro diario, inventario y cuentas anuales.
  • Libros sociales: libro de actas de los socios y libro de registro de socios o libro de acciones nominativas.
  • Libro de registro de contratos: (solo para sociedades unipersonales) recoge los contratos entre la sociedad y el socio individual.

2. Trámites Fiscales

Estos trámites se realizan en la Hacienda Pública.

Procedimientos Fiscales Clave:

• Declaración Censal (Modelo 036/037): Se realiza en la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). En este modelo se solicita el alta de la empresa en la AEAT, se solicita el Código de Identificación Fiscal (CIF) y las etiquetas fiscales, se elige el régimen de tributación del IRPF y del IVA, y se declara el inicio de la actividad.
• Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITPAJD) (Modelo 600): Se realiza en la Consejería de Hacienda de la Comunidad Autónoma (CCAA) donde la empresa tenga su domicilio fiscal. La constitución de una sociedad es un hecho imponible, por lo tanto, debe tributar. El importe del impuesto es el 1% del capital social de la empresa. Después de realizar estos dos trámites fiscales (declaración censal y ITPAJD), la empresa está en condiciones de inscribirse en el Registro Mercantil. Las sociedades cooperativas y las sociedades laborales están exentas del 99% de la cuota a ingresar.
• Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Se realiza en el ayuntamiento donde la sociedad tenga el domicilio fiscal. Se debe realizar 10 días antes del inicio de la actividad. Se cumplimenta un impreso por cada actividad y centro de trabajo, ya que este impuesto grava la realización de una actividad empresarial o profesional, con establecimiento o sin él. Algunos ayuntamientos eximen a las PYMES de su pago.
• Diligencia de Libros Fiscales: Solo para empresarios individuales. Existe una serie de libros que reflejan las operaciones empresariales y es obligatorio diligenciarlos en la AEAT. Estos libros dependen de la tributación del IRPF. Por ejemplo, en la estimación objetiva por índices o módulos: libro de ventas e ingresos o libro de facturas emitidas.

3. Trámites Sociales

3.1. Trámites de Trabajo

Se realizan en el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

Procedimientos de Trabajo Clave:

• Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo: Se comunica a la Consejería de Trabajo de la CCAA donde tenga su domicilio fiscal la apertura del centro de trabajo en los 30 días siguientes al inicio de la actividad.
• Legalización del Libro de Visitas: Existe un libro para las visitas del inspector donde realizará las anotaciones oportunas.
• Legalización del Libro de Matrícula: Existe un libro que recoge los datos de los trabajadores por cuenta ajena: sus datos personales, la fecha de alta, de modificación del contrato, de baja, la categoría, etc. Este libro se legaliza a través de la Inspección de Trabajo.
• Comunicación de los Contratos de Trabajo Escritos: En los 10 días siguientes a su formalización, se comunicarán al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE, antes INEM) los contratos formalizados por escrito.
• Calendario Laboral.

3.2. Trámites de Seguridad Social

Se realizan en la Tesorería General de la Seguridad Social.

Procedimientos de Seguridad Social Clave:

• Inscripción de la Empresa en la Seguridad Social: Se abre una cuenta de cotización y se obtiene el número con el que la empresa operará con la Seguridad Social.
• Elección de la Entidad que Asume los Accidentes Laborales y Enfermedades Profesionales: La empresa debe elegir la entidad que asumirá los accidentes laborales y las enfermedades profesionales. Puede optar por una mutua colaboradora con la Seguridad Social o la propia Seguridad Social.
• Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): Los socios autónomos deben inscribirse en la Seguridad Social como tales.
• Afiliación y Alta de los Trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social: Los trabajadores por cuenta ajena deben darse de alta en la empresa con el modelo TA2. Si el trabajador nunca ha trabajado, se le asignará un número de afiliación definitivo con el modelo TA1.

4. Trámites Locales

Se realizan en el Ayuntamiento.

Procedimientos Locales Clave:

• Licencia Municipal de Apertura: Todos los establecimientos que realicen actividades económicas necesitan una licencia municipal para poder abrir. El ayuntamiento revisará que se cumplan todos los requisitos para su apertura. Las actividades recogidas en la ley de medio ambiente de Murcia deben incluir un proyecto de impacto medioambiental.
• Licencia de Obras: Si la empresa va a realizar obras, estas necesitan ser aprobadas y cumplir el Plan General de Ordenación Urbana (PGOU) del Ayuntamiento.
  • Obras menores: No alteran la estructura del edificio.
  • Obras mayores o calificadas: Alteran la estructura del edificio.