La comunicación es de vital importancia, ya que puede influir positiva o negativamente al momento de realizar o firmar un contrato.

Elementos Fundamentales de la Comunicación

• Medio: Instrumento o canal a través del cual fluye el mensaje.
• Mensaje: Información transmitida.
• Emisor: Persona que formula el mensaje.
• Receptor: Público al que le llega el mensaje.
• Ruido: Distorsiones que se producen en el proceso comunicativo.

La Comunicación en el Ámbito Empresarial

Comunicación Interna

Se refiere a la comunicación entre miembros de una misma empresa. Sus objetivos incluyen:

• Informar a sus integrantes sobre los objetivos de la organización.
• Impartir órdenes y directrices.
• Transmitir información entre departamentos.
• Informar a los superiores sobre el funcionamiento de cada departamento.
• Controlar las actividades dentro de la empresa.

Comunicación Externa

Se establece entre los miembros de la empresa y personas o entidades externas. Sus funciones son:

• Dar a conocer la empresa y sus productos o servicios.
• Comunicarse eficazmente con clientes y proveedores.
• Transmitir una imagen corporativa coherente y positiva.

Tipos de Comunicación

Comunicación Escrita

Es aquella que emplea la escritura como medio de transmisión de la información.

Según el Destinatario:

• Escrito informal: Destinado a alguien de confianza.
• Escrito formal: Destinado a alguien con quien se mantiene una relación profesional.

La Carta Comercial

Utilizada frecuentemente para solicitar o enviar información.

Presentación de la Carta Comercial:

• Letra cómoda y fácil de leer.
• Texto justificado y con párrafos equilibrados.

Tipos de Cartas Comerciales:

• Cartas de información: Incluyen la solicitud de información y el envío de información.
• Cartas de pedido: Relacionadas con la realización y aceptación de pedidos.
• Cartas de reclamación: Abordan la reclamación y su correspondiente respuesta.

El Servicio de Correos

Es el medio empleado, en la mayoría de los casos, para hacer llegar las comunicaciones escritas.

Tipos de Envío Postal:

• Correo certificado: Garantiza la llegada de un escrito o paquete pequeño; al llegar a su destino, se firma el certificado.
• Certificado administrativo: Utilizado para comunicarse con la Administración Pública.
• Burofax: Envíos urgentes vía fax desde Correos, frecuente a nivel comercial.
• Acuse de recibo: Se utiliza cuando el contenido del envío es muy importante; el destinatario firmará un resguardo de recepción.
• Giro postal: Envío de dinero a través de la Administración de Correos.
• Telegrama: Usado para comunicaciones muy urgentes, con valor legal en tribunales.

Comunicación Verbal

Tiene lugar cuando utilizamos la voz como principal herramienta de comunicación, ya sea en persona, por teléfono o a través de una videoconferencia.

Ventajas de la Comunicación Verbal:

• Facilidad y rapidez de su transmisión.
• Menores costes.
• Carácter personal.

Elementos Fundamentales de la Comunicación Verbal:

• Las palabras que se emplean.
• El tono de la voz.

Aspectos a Considerar en la Comunicación Verbal:

• Utilizar un lenguaje claro.
• Adaptarse al interlocutor.
• Estructurar el discurso de forma lógica.
• Ser breve y conciso, ofreciendo un resumen si es necesario.

La Escucha Activa

Es el esfuerzo que debe realizar el receptor para entender las palabras del emisor, más allá de su mero significado, implicando la comprensión de la interpretación que el emisor les da.

Recomendaciones para la Escucha Activa:

• Buscar una posición en la que se oiga bien y mantener un buen tono de voz.
• Saber escuchar y mantener contacto visual.

Qué Evitar en la Escucha Activa:

• Distracciones o cambiar de tema.
• Interrumpir o desaprobar al interlocutor.

Comunicación No Verbal

Hace referencia a todo aquello que comunicamos mediante gestos, sin emplear palabras.

Ejemplos de Gestos y su Significado:

• Manos en la cara: Puede indicar que se miente.
• Frotarse la nuca con la palma de la mano: Sugiere mentira, enojo o frustración.
• Rascarse el cuello o el lóbulo: Indica duda o incertidumbre.
• Palma de la mano: Hacia arriba (sumisión), hacia abajo (autoridad).

Comunicación Telemática

Es aquella que permite el intercambio de información entre personas empleando la tecnología informática. Esta facilita que el proveedor conozca inmediatamente las necesidades materiales del cliente.

Formas de Comunicación Telemática:

• Síncronas: Los interlocutores coinciden en el tiempo (ej. chat, videollamada).
• Asíncronas: Los interlocutores no coinciden en el tiempo (ej. correo electrónico, foros).

Tipos Comunes de Comunicación Telemática:

• Correo electrónico
• Chat
• Mensajería instantánea
• Foros
• Redes sociales

E-sourcing

Es una plataforma de comercio electrónico que emplea internet como canal de comunicación, permitiendo la gestión de ofertas y la negociación con proveedores.

E-procurement

Es un sistema de compraventa a través de internet que conecta clientes con proveedores.

Características del E-procurement:

• Acceso desde cualquier lugar.
• Flujo de información en tiempo real.
• Acceso para personal previamente autorizado.

Beneficios del E-procurement para el Cliente:

• Mayor rapidez en las compras.
• Menores costes de aprovisionamiento.
• Aumento del control sobre los pedidos.
• Mayor información disponible sobre las compras.
• Ayuda a evitar transacciones fuera de acuerdos comerciales.

Beneficios del E-procurement para el Proveedor:

• Menos costes de transacción.
• Reducción del tiempo de procesamiento de los pedidos.
• Mayor control de las necesidades de producción.
• Exactitud en la tramitación de pedidos.

EDI (Electronic Data Interchange)

Es el intercambio de documentos comerciales y administrativos entre clientes y proveedores en un formato estandarizado.

Ventajas del EDI:

• Inmediatez en el envío de documentos.
• Permite destinar menos recursos humanos a tareas administrativas.
• Estandariza la documentación administrativa.
• Limita el uso de papel.
• Disminuye los errores en los documentos.
• Favorece el sistema Just in Time.

Inconvenientes del EDI:

• Elevado coste de implantación.
• Requiere que tanto proveedor como cliente cuenten con este sistema.
• Puede producir monotonía y posible pérdida de identificación en las relaciones comerciales.
• Necesidad de personal especializado en la gestión, envío y recepción de estos mensajes.
• Es un sistema más complejo de implementar y mantener.