Conceptos Fundamentales en la Gestión de Proyectos

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es la respuesta a una “idea” que busca ya sea la solución de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio.

Evaluación de Proyectos de Inversión

La evaluación de proyectos de inversión es el procedimiento por el cual se compara el resultado que se obtendrá mediante un proyecto contra un nivel básico o criterio objetivo fijado a priori. Este análisis se realiza en relación con el resultado que se desea lograr como producto de dicho proceso.

Clasificación de Proyectos

Los proyectos pueden clasificarse según su objetivo y su financiamiento:

• Desde el punto de vista de su objetivo: El proyecto privado busca satisfacer las necesidades existentes en el mercado, mientras que el proyecto público busca satisfacer necesidades comunitarias o carencias sociales de una población.
• Desde el punto de vista de su financiamiento: El proyecto privado se financia con el aporte de capital privado, ya sea de un inversionista o de la banca comercial. Por otro lado, el proyecto público se financia con el presupuesto público o fiscal.

¿Por qué Fallan los Proyectos?

El fracaso de un proyecto puede atribuirse a diversas causas:

• Imposibilidad de la predicción perfecta: No sabemos con certeza qué sucederá en un acontecimiento o escenario dado.
• Gestión deficiente: Los mecanismos de control y seguimiento no están definidos correctamente.
• Procedimientos erróneos en la evaluación: La aplicación incorrecta de metodologías puede llevar a conclusiones equivocadas.

Análisis de Viabilidad de un Proyecto

Para determinar la factibilidad de un proyecto, es crucial realizar un análisis exhaustivo desde diferentes perspectivas:

1. Viabilidad Comercial

   Este estudio indica si el mercado es o no sensible al bien o servicio producido. Permite determinar la postergación o el rechazo del proyecto sin tener que asumir los costos que implica un estudio económico completo.

2. Viabilidad Técnica

   Estudia las posibilidades materiales, físicas y químicas de producir el bien o servicio que se desea generar con el proyecto.

3. Viabilidad Legal

   Un proyecto puede ser viable tanto por tener un mercado asegurado como por ser técnicamente factible, pero debe cumplir con el marco normativo y legal vigente.

4. Viabilidad Organizacional

   El objetivo de este estudio es, principalmente, definir si existen las condiciones mínimas necesarias para garantizar la viabilidad de la implementación, tanto en lo estructural como en lo funcional.

5. Viabilidad Financiera o Económica

   El estudio de la viabilidad financiera de un proyecto determina, en último término, su aprobación o rechazo. Mide la rentabilidad que retorna la inversión, todo medido en bases monetarias.

Metodología del Árbol de Problemas

Es una herramienta para identificar y jerarquizar los problemas antes de proponer soluciones. Los pasos para su elaboración son:

1. Analizar e identificar los que se consideren los principales problemas de la situación analizada.
2. A partir de esta primera instancia, establecer cuál es el problema central que afecta el contexto analizado.
3. Definir los efectos más importantes del problema en cuestión, de tal forma que se pueda analizar y verificar su importancia. Se trata, en otras palabras, de tener una idea del orden de gravedad de las consecuencias que tiene no resolver el problema detectado.
4. Anotar las causas del problema central detectado.
5. Diagramar el árbol de causas y efectos asociados al problema.
6. Revisar la validez e integralidad del árbol dibujado, todas las veces que sea necesario.

El Marco Lógico: Herramienta de Planificación y Evaluación

El Marco Lógico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos.

Propósito y Aplicación

Su propósito es brindar estructura al proceso de planificación y comunicar información esencial relativa al proyecto. Puede utilizarse en todas sus etapas: programación, identificación, orientación, análisis, presentación ante comités de revisión, ejecución y evaluación ex-post. Se usa para incrementar la precisión en la planeación, relacionar los múltiples objetivos con las actividades, clarificar funciones y responsabilidades, y evaluar los resultados esperados contra los resultados reales.

Origen e Importancia

Surgió para resolver problemas comunes en la gestión de proyectos:

• Planificación demasiado imprecisa: Proyectos con objetivos múltiples cuyos componentes no se relacionaban claramente con las actividades.
• Responsabilidad gerencial ambigua: Los gerentes de proyectos se resistían a ser considerados responsables del impacto final del proyecto.
• Evaluación excesivamente controversial: Ante la ausencia de metas claras, los evaluadores terminaban usando su propio criterio para determinar los aspectos positivos y negativos.

Jerarquía de Objetivos en el Marco Lógico

• FIN: Es el objetivo superior al cual el proyecto contribuye de manera significativa luego de que ha estado en funcionamiento.
• PROPÓSITO: Es el resultado logrado cuando el proyecto ha sido ejecutado.
• COMPONENTES/RESULTADOS: Son los entregables completados en el transcurso de la ejecución del proyecto.
• ACTIVIDADES: Son las tareas requeridas para producir los componentes/resultados.

Indicadores para la Jerarquización de Objetivos

• Indicadores de Fin y de Propósito: Los indicadores de control temporal informan sobre el avance de las actividades.
• Control de Calidad: Es un control cuantitativo sobre las actividades, que va de la mano del control temporal (seguimiento).
• Indicadores de Actividades: El presupuesto del proyecto aparece como el principal indicador de actividad.

El Contexto Estratégico: Planes de Desarrollo, Programas y Proyectos

La concepción del desarrollo económico y su planificación, cualquiera que esta sea, pretenden necesariamente estar al servicio de los requerimientos de la persona humana. Los programas sectoriales o regionales que surjan de la planificación del desarrollo y, posteriormente, los proyectos que lo hacen posible, quedan indisolublemente relacionados con el quehacer humano y sus requisitos.

Ciclo de Vida de un Proyecto de Inversión

Etapa de Preinversión

Corresponde a la etapa de formulación, preparación y evaluación de un proyecto. En esta fase se realizan formalmente los estudios tendientes a determinar la viabilidad económica de implementar la idea. Su objetivo es definir todas las características que tengan algún efecto en el flujo de ingresos y egresos monetarios del proyecto y calcular su magnitud. La evaluación debe ser NEUTRAL, sin resultados preconcebidos ni preferencias por algún proyecto.

Subetapas de la Preinversión:

1. Estudio de perfil: Análisis preliminar a partir de información existente.
2. Estudio de prefactibilidad: Profundiza el análisis con fuentes primarias y secundarias.
3. Estudio de factibilidad: Análisis detallado y preciso de las variables clave antes de la decisión final.

Etapa de Inversión

Si se decide llevar a cabo el proyecto, se sugiere considerar las siguientes subetapas:

• Plan de ejecución: Detalle de las diversas actividades que deberán realizarse para la concreción de los objetivos.
• Ejecución: Etapa en que deben implementarse las actividades que hagan posible disponer de la infraestructura administrativa y física.

Etapa de Operación

Esta etapa se inicia cuando el proyecto se encuentra ejecutado y funcionando.

• Inicio: Período en que el proyecto es sometido a prueba.
• Puesta en marcha: Constituye el punto en que el proyecto efectivamente comienza a operar de forma continua.

Etapa de Seguimiento y Evaluación de Resultados

Existen dos momentos clave en la evaluación que suceden a la evaluación ex-ante:

• La evaluación en la etapa de implementación, llamada monitoreo o etapa de seguimiento.
• La evaluación realizada a la finalización del proyecto, llamada evaluación ex-post o de resultados.

Estos dos aspectos de la evaluación han ganado importancia metodológica y práctica, en particular en los proyectos de desarrollo económico y de promoción social.

Factores Clave para la Localización del Proyecto

Las alternativas de instalación del proyecto deben compararse en función de las fuerzas locacionales tipo. Una clasificación concentrada debería incluir, por lo menos, los siguientes factores globales:

• Medios y costos de transporte.
• Disponibilidad y costo de mano de obra.
• Cercanía de las fuentes de abastecimiento.
• Factores ambientales.
• Cercanía del mercado.
• Costo y disponibilidad de terrenos.
• Topografía de suelos.
• Estructura impositiva y legal.
• Disponibilidad de agua, energía y otros suministros.
• Comunicaciones.