Área de gestión
Definen procedimientos básicos para la selección, adquisición, recepción, almacenamiento y distribución de medicamentos y otros insumos farmacéuticos en volumen y plazos razonables, con el mínimo riesgo para el paciente y al menor costo posible.
Se distinguen:
Gestión clínica de la farmacoterapia y otros insumos farmacéuticos: utilización de manera eficiente, segura y medida por criterios técnico-farmacéuticos.
Gestión de las adquisiciones: garantiza la disponibilidad para los pacientes que dependen del establecimiento asistencial.
Selección de medicamentos y otros insumos
Criterios → eficacia y seguridad, costo-efectividad, aportación al arsenal terapéutico ya existente y repercusión en el área sanitaria.
Comisión de Farmacia y Terapéutica (CFT)
Órgano de asesoramiento, consulta, coordinación e información relacionada con los medicamentos en el hospital. Función: selección de medicamentos que conformarán la Guía Farmacoterapéutica del hospital.
Guía Farmacoterapéutica (GFT)
Conjunto de medicamentos evaluados y seleccionados por la CFT del establecimiento, teniendo en cuenta criterios técnicos y farmacoterapéuticos.
Protocolos terapéuticos
Representan el resultado del consenso terapéutico. Tienen enfoque farmacológico o de aplicación de una terapia farmacológica, promoviendo el uso racional de medicamentos.
Requisitos mínimos
1. Sistema de información
Objetivo → disponer de datos que faciliten la toma de decisiones en el campo del medicamento y de insumos farmacéuticos tanto al Servicio de Farmacia (SF) como a todas las estructuras del Establecimiento Asistencial (EA). Deben incluir las áreas de la gestión económica y farmacoterapéutica.
El SF establecerá en su manual de procedimientos las características de la información: periodicidad, tipo de información y circuito dentro de la estructura del EA.
2. Datos mínimos necesarios para la gestión económica
- Control de existencias: las normas y procedimientos internos del EA deberán contemplar, entre otros, el stock.
- Gestión de proveedores: establecer procedimientos para controlar el volumen de adquisiciones por proveedor, dando preferencia a la información que ayude a tomar decisiones: precios de adquisición (PA), compañías farmacéuticas, especialidades, insumos farmacéuticos.
3. Datos necesarios para la gestión farmacoterapéutica e insumos farmacéuticos
- Global de medicamentos: análisis del consumo de medicamentos por principio activo (PA), por grupo terapéutico, por especialidades y clasificación ABC.
- Centro de costo (GFH, servicios médicos, unidades de enfermería): análisis de consumos por PA, grupos terapéuticos, especialidades, ABC e insumos farmacéuticos.
- Paciente: análisis por paciente y por grupos (GRD), etc.
4. Definición de la demanda
Las compras vienen determinadas por el consumo. Listados ABC por consumos, grupo terapéutico, PA y especialidades farmacéuticas. Listado de evolución de los consumos: global por servicio – GFH o por servicio – GFH; desglosado en grupos terapéuticos, especialidades y/o PA o por paciente o por GRD.
5. Gestión de la adquisición
Aplicación de criterios técnico-farmacéuticos a procedimientos básicos de gestión y siempre deberá asegurar la cobertura de necesidades farmacoterapéuticas de los pacientes.
6. Gestión de pedidos
Documento que finaliza el proceso de gestión de compra o adquisición. Deben ser comunicados por el SF al departamento de Contabilidad.
Stock o nivel de existencias
Conjunto de medicamentos almacenados en espera de su utilización, más o menos próximos, para abastecer a uno o varios pacientes.
Definiciones relacionadas con el stock
- Stock máximo o Nivel máximo de existencia (NME): representa la cantidad tope que no debe sobrepasarse porque compromete los recursos de la institución.
- Stock mínimo o Nivel mínimo de existencia (NMiE): cantidad de reserva o de seguridad para evitar rupturas o agotamientos en el inventario que pueden generar demanda insatisfecha.
- Punto de pedido o Punto de reposición (PR): cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de compra.
Clasificación ABC o clasificación de Pareto
Sencillo método de gestión por excepción que pone acento en los artículos más importantes o costosos del inventario del Servicio de Farmacia. Los artículos más costosos (A) demandan mayor control y examen más cuidadoso, mientras que los menos costosos exigen menor vigilancia.
Elaboración del plan de compras
- Consumo promedio mensual (CPM): cantidad del medicamento o dispositivo médico que se consume en un mes. Información obtenida según las necesidades (histórico o perfil epidemiológico).
- Tiempo de reposición (TR): tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra, las cuales varían de acuerdo a la modalidad de compra y a los proveedores seleccionados. Este tiempo se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud hasta el momento en que se recibe el medicamento en la respectiva dependencia.
- Cantidad a comprar: cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo médico para cubrir las necesidades del periodo.
Definiciones organizativas y de clasificación
- GFH (Grupo Funcional Homogéneo): unidad mínima de gestión que se caracteriza por tener una actividad homogénea, único responsable, ubicación física, objetivos propios, responsabilidad definida, código que lo identifica y legislación propia; puede incluir elaboración de fórmulas magistrales y oficinales.
- GRD (Grupos Relacionados por el Diagnóstico): sistema de clasificación de pacientes que permite relacionar los distintos tipos de pacientes tratados en un EA.
- Nombre genérico: nombre empleado para distinguir un principio activo que no está amparado por una marca de fábrica.
- Establecimiento asistencial: establecimiento con internación, público o privado.
Abreviaturas y siglas
- EA: Establecimiento Asistencial
- SF: Servicio de Farmacia
- CFT: Comisión de Farmacia y Terapéutica
- GFT: Guía Farmacoterapéutica
- GFH: Grupo Funcional Homogéneo
- GRD: Grupos Relacionados por el Diagnóstico
- PA: Principio Activo
- CPM: Consumo Promedio Mensual
- TR: Tiempo de Reposición
- NME: Nivel Máximo de Existencia
- NMiE: Nivel Mínimo de Existencia