Solicitud de Ofertas y Presupuestos: Fundamentos y Casos de Uso
La fase de petición de oferta y presupuestos dentro del proceso de compra es una práctica esencial que las empresas implementan en diversas situaciones:
- Inicio de Actividad: Cuando la empresa es nueva y debe establecer su red de proveedores, realizando un estudio exhaustivo del mercado de bienes y servicios.
- Adquisición de Productos Nuevos: Al requerir un artículo inédito, es necesario investigar y contactar a los proveedores que lo fabrican o comercializan.
- Insatisfacción con Proveedores Actuales: Cuando existen inconformidades con las relaciones comerciales establecidas y se busca introducir cambios o diversificar.
- Ampliación de la Cartera de Proveedores: Para mitigar el riesgo de desabastecimiento que puede surgir al depender de un número limitado de suministradores.
- Respuesta a Publicidad Recibida: Especialmente relevante para empresas recién instaladas que responden a la información promocional de proveedores existentes.
Conceptos Clave en la Valoración de Costos
Es fundamental comprender los términos asociados a los costos y condiciones de compra:
- El Plazo de Pago: Es el tiempo que transcurre desde que se efectúa la compra hasta que se liquida la deuda contraída con el proveedor.
- Los Gastos de Transporte: Se originan por el traslado de las mercancías desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta o almacenes del comprador.
- Portes: Término utilizado cuando el recorrido de transporte se realiza por carretera o ferrocarril.
- Fletes: Se aplica cuando el trayecto se realiza en barco o en avión.
Los costos de transporte incrementan el coste final del producto y, generalmente, van unidos al costo del seguro. Un proveedor puede conseguir el transporte a menor coste debido a su familiaridad con la ruta.
Embalaje y Servicios Adicionales
Estos elementos también incrementan los costos del producto:
- Envase: Es el envoltorio primario que está en contacto directo con la mercancía y sirve como su continente inmediato.
- Embalaje: Es el envoltorio secundario que proporciona al producto protección y presentación para su distribución comercial.
Evaluación de las Ofertas Recibidas
La solicitud de ofertas y presupuestos puede realizarse tanto para productos de compra habitual como para productos nuevos. Los pasos subsiguientes para evaluar y comparar la información recibida son los siguientes:
Pasos para la Comparación de Ofertas
- Preseleccionar las Ofertas Recibidas: Para sintetizar el trabajo, se eliminan inmediatamente aquellas ofertas de proveedores que no se ajustan a las condiciones principales establecidas por la empresa compradora.
- Completar una Ficha para Cada Proveedor: Cada ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos que pueden suministrar y las condiciones comerciales que ofrecen.
- Elaborar un Cuadro Comparativo de la Oferta: Este cuadro debe reflejar información detallada sobre el precio, la calidad, las formas de pago y todas las condiciones específicas ofrecidas por cada uno de los proveedores.
Factores Determinantes en la Selección
La selección se basa en la ponderación de diversos factores:
Factores Económicos
- Incluyen el precio unitario, las condiciones comerciales y los rappels (descuentos por volumen o pronto pago). El criterio general suele ser elegir la oferta cuyo importe total sea el menor.
Factores de Calidad
- Son evaluables cuando la prioridad principal es la calidad intrínseca del producto. Se analizan las muestras recibidas y las características técnicas detalladas.
Factores de Servicio
- Comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, tales como el plazo de entrega y la calidad del servicio postventa.
Selección Final del Proveedor
El análisis y la valoración de ofertas identifican al proveedor que mejor se ajusta a las condiciones requeridas. Una decisión precipitada es desaconsejable, a menos que la compra implique un riesgo mínimo.
El proceso de valoración de ofertas permite realizar una preselección entre aquellos proveedores que transmiten una imagen de empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad. Para confirmar esta percepción, el siguiente paso es que el comprador visite las instalaciones del proveedor. Con estas visitas, se puede comprobar si las garantías ofrecidas son ciertas o si la realidad difiere significativamente.
Factores Post-Estudio de Proveedores
Una vez estudiados los proveedores, existen factores adicionales a considerar:
- Las características técnicas y la facilidad de uso de los productos.
- La formación ofrecida por el suministrador.
- La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades específicas del cliente.
- La confianza y el entendimiento mutuo entre comprador y vendedor.
Factores de la Empresa Compradora
Estos factores se relacionan con el tipo de compra, el riesgo percibido y el tiempo disponible:
- Decisiones Autónomas: Resaltan las preferencias de los usuarios principales del producto.
- Decisiones Conjuntas: La principal condición es resolver conflictos entre las personas involucradas en el proceso de compra. Generalmente, en la primera compra a un proveedor, se opta por decisiones conjuntas o se consulta con otros departamentos de la empresa.
Una vez elegido el proveedor o proveedores, es obligatorio responder a todas las empresas que enviaron su oferta. A los seleccionados se les notificará la decisión final y las razones que la impulsaron. A aquellos que no fueron seleccionados, se les indicarán las causas por las cuales sus condiciones no fueron aceptadas, permitiéndoles potencialmente realizar nuevas ofertas en el futuro.
El Fichero de Proveedores: Herramienta de Gestión
Para muchas empresas, las fuentes de aprovisionamiento pueden variar de una temporada a otra. Por ello, es fundamental mantener un fichero actualizado de los proveedores habituales.
El departamento comercial debe conservar al menos una copia de las operaciones realizadas por el personal de sus distintas secciones. Además, es imprescindible que el comprador tenga a su disposición toda la información posible sobre las empresas con las que mantiene relaciones comerciales.
Finalidad del Fichero
La finalidad principal es poder obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitarles presupuestos, información o enviarles pedidos de manera eficiente.
Requisitos de un Buen Fichero
Un fichero de proveedores eficaz debe reunir las siguientes características:
- Contener todos los datos necesarios para la gestión.
- Estar ordenado y clasificado bajo un sistema de fácil localización.
- Disponer de un duplicado en un lugar seguro (copia de seguridad).
Las fichas que se manejan en este apartado se adaptan a la necesidad concreta de disponer de todos los datos requeridos para seleccionar una oferta. Sin embargo, una vez cubierta esta necesidad, también deben proporcionar información valiosa sobre las relaciones históricas mantenidas con el suministrador.
Las Fichas del Proveedor
La ficha del proveedor es un documento crucial que apoya a todo el personal de compras; sin ella, su trabajo sería considerablemente más difícil.
Contenido Esencial de una Ficha
- Datos de identificación del proveedor.
- Artículos que fabrica o comercializa.
- Condiciones comerciales pactadas.
- Observaciones relevantes sobre la relación comercial.