Este documento presenta una recopilación de las definiciones fundamentales de las cuentas contables más comunes, clasificadas según su naturaleza en activos, pasivos y capital. Comprender estos términos es esencial para la gestión financiera y la interpretación de los estados contables de cualquier empresa.

Activos

Los activos representan los bienes y derechos propiedad de una empresa, que se espera que generen beneficios económicos futuros.

Activos Circulantes

Bienes y derechos propiedad de una empresa con movimiento y recuperación rápida.

• Caja: En esta cuenta se registra el dinero en efectivo, cheques y boletos de tarjetas de crédito que ingresan a la empresa.
• Bancos: Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las cuentas corrientes bancarias.
• Mercancías: Es todo aquello que es objeto de compra o venta.
• Clientes: Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito y a quienes no se les exige una garantía documental especial.
• Deudores Diversos: Son las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de la venta de mercancías.
• Documentos o Cuentas por Cobrar: Representan derechos exigibles originados por la venta de mercancías, servicios prestados u otorgamiento de préstamos. Los documentos pueden ser letras de cambio o pagarés, con la ventaja de estar amparados legalmente.

Activos Fijos

Bienes tangibles que la empresa adquiere con el propósito de usarlos de forma más o menos permanente.

• Terrenos: Esta cuenta representa el valor de la tierra donde está instalada la empresa y donde se han levantado las edificaciones (edificios, plantas comerciales o industriales, etc.). También incluye el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o con fines de especulación a corto o largo plazo.
• Edificios: Representa el valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que son empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios.
• Maquinaria y Equipo: Representa el valor del mobiliario, enseres, maquinaria, etc., que se utilizarán en la empresa.
• Equipo de Reparto: Se refiere a todos los vehículos de transporte, tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc., que se utilizan para el reparto de mercancías.
• Patentes y Marcas: Representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de años.
• Propaganda y Publicidad: Son los medios por los cuales se da a conocer al público una determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Se considera un activo porque es propiedad del comerciante.

Activos Diferidos

Bienes y servicios pagados anticipadamente que originan un derecho y que, con el tiempo, se convierten en gastos.

• Gastos de Instalación: Importes pagados por la empresa con el objetivo de acondicionar el local con canceles, alfombras, pisos, lámparas, etc.
• Gastos de Desarrollo: Antes de que la empresa comience a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurre en una serie de gastos.
• Intereses Pagados por Anticipado: Se refiere a los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se presenta en aquellos préstamos en los cuales los intereses se descuentan de la cantidad originalmente recibida.
• Rentas Pagadas por Anticipado: Se refiere al importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa el negocio, que, aun no estando vencidas, se pagaron anticipadamente. Estos pagos anticipados se realizan porque así lo estipula el contrato de arrendamiento o porque conviene a los intereses del comerciante.

Pasivos

Los pasivos son las obligaciones o deudas que una empresa tiene con terceros y que debe pagar en el futuro.

Tipos Generales de Pasivos

• Pasivos a Largo Plazo: Son los adeudos cuyo vencimiento es posterior a un año.
• Pasivos a Corto Plazo: Son los adeudos cuyo vencimiento es menor a un año.

Pasivos Circulantes (Corto Plazo)

Adeudos cuyo vencimiento es menor a un año.

• Proveedores: Son las personas o casas comerciales a quienes se les debe por haberles comprado mercancías a crédito.
• Acreedores Diversos: Son las personas a quienes se les debe por un concepto distinto al de la compra de mercancías.
• Documentos por Pagar: Títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc.
• Cuentas por Pagar: Son los gastos por servicios o beneficios devengados que están pendientes de pago a cargo de la empresa.
• Impuestos por Pagar: Los impuestos son pagos obligatorios que deben realizar todas las personas morales o físicas al Estado, en la cantidad y forma que señalan las leyes.

Pasivos Fijos (Largo Plazo)

Adeudos cuyo vencimiento es posterior a un año.

• Acreedores Hipotecarios o Hipotecas por Pagar: Obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles.
• Apartados: Existen distintos tipos de apartados, pero todos están constituidos por cuentas que representan montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carácter eventual o contingente que mantiene la empresa, tales como prestaciones sociales, garantías otorgadas a terceros, litigios pendientes, etc.
• Deudas con el Personal de la Empresa: Estas deudas están constituidas fundamentalmente por sueldos y salarios devengados que, hayan vencido o no, no han sido abonados.
• Deudas con la Administración Pública: Como consecuencia de diversas obligaciones legales, las empresas mantienen relaciones con la Administración, de las que se derivarán posiciones deudoras o acreedoras por parte de la entidad con respecto a los organismos de la Administración Pública.

Pasivos Diferidos

Cuentas que representan ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos se atribuyen a futuros ejercicios.

• Créditos Diferidos: Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como los intereses cobrados por anticipado, los alquileres cobrados por anticipado y las utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos se atribuyen a futuros ejercicios.
• Intereses Cobrados por Anticipado: Importe de intereses que, aun no estando vencidos, se hayan cobrado anticipadamente.
• Rentas Cobradas por Anticipado: Importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales que, aun no estando vencidas, se hayan cobrado anticipadamente.

Capital y Resultados

El capital representa la inversión de los propietarios en la empresa, mientras que las cuentas de resultados reflejan los ingresos y gastos que determinan la utilidad o pérdida.

Capital Contable

• Capital: Es el dinero que posee una persona o empresa.
• Capital Económico: Es uno de los factores de la producción y está representado por el conjunto de bienes necesarios para producir riqueza.
• Capital Contable: Es la diferencia aritmética entre el valor de todas las propiedades de la empresa y el total de sus deudas.
• Capital Financiero: Es el dinero que se invierte para que produzca una renta o un interés.
• Capital Social: Son los importes correspondientes a las aportaciones de los accionistas.
• Utilidades Retenidas: Importe de la utilidad obtenida.
• Pérdidas Acumuladas: Pérdida del ejercicio sufrida al final del o los ejercicios anteriores.

Cuentas de Resultados (Ingresos y Gastos)

• Ventas: Es la transferencia de un producto o servicio a un comprador mediante el pago de un precio convenido.
• Costo de Ventas: Es el costo atribuible a la producción del servicio o producto que se desea vender.
• Gastos de Ventas: Son los gastos relacionados con la preparación y almacenamiento de los artículos para la venta, la promoción de ventas, los gastos en que se incurre al realizar las ventas, gastos de reparto y otros.
• Comisiones de Ventas: Esta cuenta es de tipo individual, pero representa un desembolso que la empresa debe hacer como incentivo al personal de ventas, obteniendo como resultado un aumento en las ventas ordinarias.
• Gastos de Administración: Se refiere a la distribución de gastos incurridos en la dirección general de una empresa, en contraste con los gastos de una función más específica, como la de fabricación o la de ventas; no incluye la deducción de los ingresos.
• Gastos y Productos Financieros: Son las pérdidas o utilidades que provienen de operaciones que constituyen la actividad principal del negocio.
• Impuesto Sobre la Renta (ISR): El ISR es un impuesto que se impone directamente sobre el ingreso.
• Pérdidas y Ganancias: La Cuenta de Pérdidas y Ganancias es un documento contable cuya utilidad es conocer el resultado económico del ejercicio, el cual se obtiene por la diferencia entre dos grandes masas: los ingresos y beneficios por un lado, y los gastos y pérdidas por el otro.
• Otros Gastos y Productos: Pérdidas o utilidades que provienen de operaciones que no constituyen la actividad o el giro principal del negocio.