La contabilidad en la empresa

La contabilidad en la empresa es una herramienta imprescindible para la toma de decisiones económicas.

Objetivos

• Informar de la situación económica.
• Informar de los resultados obtenidos.
• Informar de las causas de dichos resultados.

El patrimonio de la empresa

Patrimonio: conjunto de bienes y derechos que pertenecen a una empresa, minorado por las deudas y obligaciones contraídas con terceros. Lo forman los recursos propios, que incluyen el dinero con el que contribuyen los socios al negocio y los beneficios que se generan con la actividad.

El Plan General Contable (PGC)

El Plan General Contable (PGC) reúne un conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en contabilidad. Su utilización es de carácter obligatorio para todas las empresas españolas. El PGC es como el diccionario de las cuentas: asigna a cada cuenta una denominación y una numeración.

Las cuentas

Las cuentas son los registros que emplea la empresa para llevar a cabo el seguimiento diario de los hechos económicos que ocurren en un negocio.

• Las cuentas se estructuran en dos columnas en forma de T, denominadas DEBE y HABER.
• Cargar: implica hacer una anotación en el DEBE.
• Abonar: implica hacer una anotación en el HABER.
• Saldo: diferencia entre el DEBE y el HABER. Es deudor cuando el DEBE es mayor que el HABER. Es acreedor cuando el HABER es mayor que el DEBE.

Cuentas de balance

Representan elementos del patrimonio y son cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto.

• Cuentas de activo: recogen aumentos o disminuciones en cada elemento del activo.
• Cuentas de pasivo y patrimonio neto: recogen aumentos o disminuciones del pasivo y del patrimonio neto.

Cuentas de resultados

Representan los gastos y los ingresos a los que debe hacer frente una empresa.

• Cuentas de ingreso: recogen la creación de riqueza que procede sobre todo de las ventas, del alquiler, de intereses de las inversiones, etc.
• Cuentas de gasto: recogen los distintos consumos y gastos de recursos que tiene que realizar una empresa para llevar a cabo su actividad, como compras de materias primas, pago de salarios, pago de alquileres, suministros, etc.

Ejemplos de elementos

Activo: dinero efectivo en caja, coche, local de oficinas, dinero en bancos, derecho de cobro a clientes, muebles de oficina, furgoneta para el transporte.

Pasivo: deudas con un proveedor, préstamos, deudas con el banco por un préstamo.

Planificación de un proyecto empresarial

Cuando un emprendedor quiere llevar a cabo su idea de negocio, debe plasmar su proyecto en un documento. Se llama plan de empresa o de negocio.

1. Definición y presentación de la idea de negocio

• Explicación detallada de las características del producto o servicio que se va a ofrecer.
• Descripción del soporte tecnológico que requiere su implantación.
• Descripción del público objetivo al que va dirigido.
• Descripción desde el punto de vista del cliente: aquello que hace único el producto o servicio. ¿Cómo se diferencia de sus competidores?

Identificación de los emprendedores

• Formación
• Experiencia
• Habilidades
• Aportaciones profesionales y económicas
• Motivación

Determinación de la forma jurídica y plan de mercado

Plan de mercado:

• Estudio del entorno socioeconómico.
• Definición del perfil del cliente.
• Cuantificar el número de clientes en nuestro segmento de mercado.
• Estudio de la competencia.

Plan de marketing

• Definir la estrategia y las acciones que van a realizarse para poner en práctica la idea.
• Determinación de los objetivos.
• Política del marketing mix: producto, precio, promoción y distribución.

Viabilidad del proyecto

• Viabilidad legal: requisitos y trámites necesarios para la creación de la empresa.
• Viabilidad comercial: DAFO.
• Viabilidad operativa: analizar si se van a poder obtener los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
• Viabilidad financiera: analizar si se van a conseguir las fuentes de financiación necesarias.
• Viabilidad económica: establece el nivel de ventas al que se debe llegar para que el negocio genere beneficios.

Trámites para constituir una sociedad

Presentar certificación negativa de nombre

Finalidad: obtener un nombre para nuestra sociedad que no coincida con el nombre de otra, ni dé lugar a confusión.

Dónde se tramita: las sociedades mercantiles, en el Registro Mercantil Central, por correo, por mensajería o por vía telemática (con certificado digital en www.rmc.es).

Documentación: impreso oficial en el que hay que indicar 5 posibles nombres para la sociedad, por orden de preferencia.

Plazos: la certificación se emite por un plazo de 24 horas hábiles. Una vez expedida, empezarán a correr los siguientes plazos:

• 6 meses desde la fecha de expedición para inscribir el nombre en el Registro Mercantil de la provincia donde la empresa tenga su sede social. De lo contrario, la reserva de nombre caduca y habrá que solicitarla de nuevo.
• 3 meses para realizar la escritura pública de constitución.

Coste: 13,52 € + IVA.

Redactar y elevar a público la escritura de constitución de la sociedad

Contenido mínimo:

• La identidad de los socios y administradores.
• Las aportaciones de capital de cada socio.
• La voluntad de constituir una sociedad de capital, indicando de qué tipo.
• Conjunto de normas que regirán la vida de la sociedad. Han de ser aprobados previamente por todos los socios.
• Nombre de la sociedad, la actividad que realizará la empresa (objeto social), el domicilio social, el capital social, las participaciones o acciones en que se divida, su valor nominal.

Elevar la escritura a público: presentarla ante un notario, junto con la certificación negativa de nombre y resguardo bancario de haber ingresado el dinero que constituirá el capital social de la empresa.

Inscripción en el Registro Mercantil correspondiente

Finalidad: que la sociedad adquiera personalidad jurídica propia y plena capacidad jurídica. Se publica en el Boletín Oficial del Registro Mercantil, dando así publicidad legal de la sociedad. Cualquier persona puede acudir al Registro Mercantil y confirmar que esa sociedad existe.

Dónde se tramita: en el registro mercantil de la provincia donde la sociedad tenga su domicilio, salvo las cooperativas que lo harán en el Registro de Sociedades Cooperativas.

Documentación y trámites previos: presentación de la escritura de constitución y la liquidación del ITP/AJD (Impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados). Es necesario haber solicitado previamente la declaración censal y el NIF en Hacienda.

Plazos: 2 meses desde el otorgamiento de la escritura pública de constitución.

Trámites de puesta en marcha

Trámites en Hacienda

• Declaración censal: sirve para comunicar el inicio, la modificación o el cese de la actividad de la empresa (Modelo 036 y 037).
• Solicitud del NIF: identifica a la sociedad a efectos de sus relaciones con Hacienda. Está compuesto por 9 caracteres.
• Alta en el impuesto sobre actividades económicas (IAE): deben darse de alta aunque se encuentran exentos: empresas cuyo importe neto de la cifra de negocios sea inferior a 1.000.000 € y autónomos.

Trámites laborales

Trámites ante la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

A) Obligaciones de la empresa antes del inicio de la actividad

• Inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
• Cobertura de riesgos profesionales.
• Afiliación del trabajador en la Seguridad Social: se incorpora al trabajador en un régimen concreto de la SS por primera vez en su vida laboral.
• Alta del trabajador en la Seguridad Social: se incluye al trabajador en un régimen concreto de la SS. Indica que esta persona está trabajando. Cuando deje de trabajar se le dará de baja.

B) Obligaciones de la empresa tras el inicio de la actividad

• Cotizaciones: aportaciones económicas que realizan las empresas y los trabajadores para sostener el sistema de la Seguridad Social. Es obligatorio cotizar por cada trabajador.

Otros trámites laborales

• Trámites de contratación laboral: firma del contrato de trabajo entre empresario y trabajador. El empresario debe entregar una copia del contrato firmado en la oficina de empleo en el plazo de 10 días hábiles desde la celebración del contrato.
• Trámites ante la administración laboral: todas las empresas que abran un centro de trabajo deben tramitar la comunicación de apertura de centro de trabajo en la Dirección Provincial de Trabajo o en la Delegación de Trabajo. El plazo es de 30 días contados a partir de la fecha de apertura del centro.

Trámites en el Ayuntamiento

• Licencia municipal de obra.
• Cambio de titularidad de un negocio.

La organización de la prevención

• Plan de Prevención de Riesgos Laborales.
• Evaluación de los riesgos laborales.
• Vigilancia de la salud de los trabajadores.
• Plan de autoprotección: manual interno.
• Primeros auxilios.
• Evaluación periódica.

Simplificación de los trámites

Se intenta eliminar la complejidad de los trámites de creación de una empresa y se fomenta cada vez más su realización on-line.

Los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE) son oficinas dependientes de organismos públicos o privados. Pueden ser presenciales o virtuales. En el PAE está incluida la Ventanilla Única Empresarial (VUE) que permite tramitar de forma integral todo el proceso administrativo de creación de una empresa.

Funciones:

• Informar y asesorar a los emprendedores.
• Realizar telemáticamente todos los trámites para el inicio, ejercicio y cese de la actividad empresarial.
• Se inicia la tramitación del Documento Único Electrónico (DUE). Es un documento on-line que permite agilizar los trámites para crear una empresa.

Obligaciones fiscales de la empresa

1. Declaración censal: inscripción en el censo de obligados tributarios, proporcionando los siguientes datos: nombre o razón social, domicilio y NIF. (Impreso 036 de la Agencia Tributaria).

2. Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): se debe pagar al iniciar la actividad y posteriormente de forma anual. La cuota se paga según la actividad que realiza la empresa, número de trabajadores, turnos, superficie del local, potencia eléctrica contratada… Es un impuesto local. (Impreso 840 de la Agencia Tributaria).

3. Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): es un impuesto indirecto que se genera cuando una empresa vende bienes o presta servicios. Recae sobre el consumo y lo paga el consumidor, pero la empresa lleva a cabo la acción recaudatoria y tiene que presentar una liquidación trimestral. (Modelo 303).

4. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): es el impuesto que pagan las personas físicas que generan rentas (sueldo, alquiler, dividendos).

5. Impuesto de Sociedades: todas las empresas con condición de sociedad deben pagar este impuesto. Es un impuesto directo que se aplica sobre los beneficios que las empresas obtienen de su actividad.