LA CONTABILIDAD MERCANTIL

El artículo 25 del Código de Comercio exige que todo empresario lleve una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa. Esta contabilidad debe permitir un seguimiento cronológico de todas sus operaciones y facilitar la elaboración periódica de balances e inventarios. Además, el Código de Comercio añade un objetivo fundamental para la contabilidad: los documentos contables han de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Sobre la necesidad de esta contabilidad concurren intereses distintos. Por un lado, los documentos contables contienen información que necesariamente ha de ser accesible a una pluralidad de agentes económicos y sociales. Por otro lado, la contabilidad también es indispensable para el propio empresario a efectos internos, ya que le permitirá la fácil verificación de la marcha real de su actividad.

LA CONTABILIDAD FORMAL Y MATERIAL

CONTABILIDAD FORMAL

Según el artículo 25 del Código de Comercio, los libros que necesariamente debe llevar el empresario son el de inventario y cuentas anuales y el diario. El libro diario debe registrar todas las operaciones de la actividad de la empresa, día a día. El libro de cuentas anuales recoge el balance, la cuenta de resultados y la memoria. Deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio.

• Balance:

  Ha de expresar con la debida separación el activo (bienes y derechos) y el pasivo (obligaciones), especificando los fondos propios. Debe coincidir el balance de apertura con el balance de cierre del anterior. Se podrá formar un balance abreviado en las sociedades donde se den una serie de requisitos de tipo económico.

• La cuenta de resultado:

  Comprende los ingresos, los gastos y el resultado del ejercicio. Podrán realizarlas de forma abreviada aquellas sociedades que cumplan unas características específicas.

• La memoria:

  Completará, ampliará y comentará la información contenida en el balance y en la cuenta de resultado. El contenido de la memoria incluye el patrimonio neto de la empresa y los flujos. Las empresas que puedan formular un balance abreviado podrán, asimismo, formular una memoria abreviada.

• El informe de gestión:

  Es un documento que expresa en términos literarios lo que en términos contables se establece. Habrá de contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad.

• La propuesta de aplicación del resultado:

  Junto con las cuentas anuales y el informe de gestión, los administradores están obligados a formular la propuesta de aplicación del resultado del ejercicio, que habrá de ser sometida a la consideración de la junta general.

• Verificación de las cuentas anuales:

  Estas, junto al informe de gestión, deberán ser revisadas por auditores de cuentas, que verificarán también la concordancia del informe de gestión con las cuentas anuales del ejercicio. No obstante, deberán someterse a auditoría las sociedades que coticen en bolsa. Los auditores redactarán un informe detallado del resultado de su actuación.

• Aprobación y publicación de las cuentas anuales:

  Serán sometidas a la aprobación de la junta general extraordinaria.

LA CONTABILIDAD MATERIAL

Esta se refiere a los principios que rigen la contabilidad, conocidos como principios contables o de contabilidad material. A través de estos principios se busca sintetizar una serie de reglas con la finalidad de resolver los distintos problemas interpretativos que puedan aparecer en la contabilidad general y en las partidas concretas en particular:

• Principio de Fidelidad:

  La contabilidad ha de mostrar una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

• Principio de Claridad:

  Se exige que los documentos contables tengan una redacción ordenada, minuciosa y razonada, a fin de que la información que contienen sea comprensible.

• Principio de Unidad:

  Alude tanto al sujeto (empresario) como al periodo temporal al que la contabilidad se refiere, que es un año.

• Principio de Continuidad:

  Pone de manifiesto el carácter duradero de la actividad empresarial e impide el cambio de la estructura del balance y de la cuenta de resultados. Exige la presencia del cierre del ejercicio, pasando junto a las correlativas que figuren en el balance, en la cuenta de resultados y el cuadro de financiación de cada año.

• Principio de Prudencia:

  Exige, entre otras reglas, que se tengan en cuenta todos los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales, que el balance solo recoja los beneficios realizados en la fecha de su cierre, o que todos los bienes y derechos se contabilicen por su precio de adquisición.

EL REGISTRO MERCANTIL

CARACTERÍSTICAS

El Registro Mercantil es un instrumento de publicidad legal creado para dar seguridad al ejercicio de actividades económicas. Está constituido por un conjunto de oficinas, dependientes del Ministerio de Justicia, que radican en las capitales de provincia y en algunas otras ciudades. El Registro Mercantil es público, lo cual significa que cualquier interesado puede tener conocimiento de su contenido solicitando un certificado. Sin embargo, el registro mercantil no es general: solo abarca a una serie de personas y entidades relacionadas con el tráfico mercantil; empresarios individuales, las sociedades mercantiles y las entidades de crédito y de seguros.

El Registro Mercantil aparece regulado en el Código de Comercio y en el Reglamento del Registro Mercantil. Este último expresa su objetivo:

• La inscripción de los empresarios y demás sujetos establecidos en la ley.
• La legalización de los libros de los empresarios, el nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas, y el depósito y publicidad de los documentos contables.
• La centralización y publicación de la información registral a través del Registro Mercantil Central.

En definitiva, el Registro Mercantil es un registro de personas y actos: el empresario y sus actos y contratos.

PRINCIPIOS REGISTRALES

• Obligatoriedad de la inscripción:

  La inscripción será obligatoria salvo en aquellos casos en que se disponga lo contrario. Es obligatoria en los siguientes casos: empresario naviero individual, las sociedades mercantiles, las sociedades de garantías recíprocas, las cooperativas de crédito, las mutuas y cooperativas de seguros, y algunas más.

• Titulación pública.

• Legalidad:

  Los registradores calificarán la legalidad de las formas exteriores de los documentos que se presenten.

• Tracto sucesivo:

  Para inscribir actos o costumbres relativas a un sujeto inscribible, es precisa la previa inscripción del sujeto.

• Principio de legitimación.

• Principio de fe pública:

  Indemnización de los terceros e imposibilidad de los actos no inscritos.

• Principio de prioridad:

  Inscrito cualquier título, no podrá inscribirse durante su vigencia ningún otro de igual o anterior fecha que resulte opuesto o incompatible con él.

Para las sociedades en general, la inscripción, además de obligatoria, es constitutiva, ya que sin ella carecen de personalidad jurídica.

EL REGISTRO MERCANTIL CENTRAL

El Registro Mercantil Central está a cargo de los registradores de la propiedad mercantil y bajo dependencia del Ministerio de Justicia. Sus funciones son:

• La ordenación, tratamiento y publicidad meramente informativa de los datos que reciba de los registradores mercantiles.
• Archivo y publicidad de las denominaciones de sociedades y entidades jurídicas.
• Publicación del Boletín Oficial del Registro Mercantil.
• El registro de las sociedades y entidades que hubiesen trasladado su domicilio al extranjero sin pérdida de la nacionalidad española.