Diarios Múltiples y el Sistema de Registración Centralizada

Hasta ahora hemos utilizado el sistema de registración directa, que consiste en realizar todas las registraciones en orden cronológico en el Libro Diario.

Cuando el volumen de las registraciones aumenta, es necesario utilizar un sistema de registración más adecuado: el sistema de registración centralizada.

Centralización de la Registración Contable

Es posible centralizar la registración siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

• Existen muchas transacciones de carácter similar.

Clasificación de Transacciones Económicas

Podemos clasificar las transacciones o hechos económicos en:

• Repetitivas: Se registran en los Diarios Auxiliares, y luego se pasan al Libro Diario en los asientos de resumen.
• No repetitivas: Se registran directamente en el Libro Diario, ya que su volumen no justifica la utilización de registros auxiliares.

Se establece un registro cronológico para cada grupo de operaciones homogéneas cuyo volumen justifique las anotaciones en un registro especial.

Generalmente, una vez al mes, las anotaciones efectuadas en los libros auxiliares (diarios múltiples) son incluidas en el libro diario principal mediante asientos de resumen.

Es importante señalar que, cuando usamos el sistema de registración centralizada, en el libro diario principal solo se registran los asientos de resumen y los hechos que no son de carácter repetitivo.

Normas Legales y Requisitos de los Libros Contables

Existen ciertos artículos del Código de Comercio que establecen normas a seguir por parte de las empresas:

• Art. 54: Establece la obligación de tener ciertos libros de registro en su contabilidad.
• Art. 57: Admite un desmembramiento del Libro Diario cuando se refiere al Libro Caja.

Además de lo anterior, existen requisitos de forma y fondo exigidos para todo libro de comercio.

Requisitos de Forma

• Deben estar encuadernados, forrados, foliados y certificados en el registro público y general de comercio.

Requisitos de Fondo (Art. 56)

• Se prohíbe la alteración en el orden progresivo de las fechas y operaciones de las registraciones.
• Se prohíbe dejar blancos o huecos.
• Se prohíbe hacer interlineaciones, raspaduras o tachar.
• Se prohíbe mutilar alguna parte del libro o arrancar hojas.
• Se prohíbe alterar la foliación o encuadernación.

Diarios Auxiliares, Sub-diarios o Libros de Primera Entrada

La determinación de los libros auxiliares depende básicamente del volumen mensual de cada tipo de operaciones.

Los Diarios Auxiliares y los Comprobantes

La información relacionada con cada tipo de hecho económico llega al tenedor de libros mediante un comprobante respaldatorio.

Estos se clasifican en grupos homogéneos y se procede a las registraciones en el libro diario auxiliar (libros de primera entrada) correspondiente.

Libros Contables Utilizados en la Registración Centralizada

Existen dos modalidades para registrar los ingresos de fondos:

1. Sistema de Caja Tradicional: Los libros utilizados son:
   • Libro de Ingresos de Fondos
   • Libro de Egresos de Fondos
2. Sistema de Banco y Fondo Fijo: Se utilizan los libros:
   • Libro Banco Ingresos
   • Libro Banco Egresos
   • Planilla de Fondo Fijo

Sistema de Caja Tradicional

Libro Ingreso de Fondos

Se registrarán aquí todos los hechos que representen un ingreso de fondos para la empresa:

Sistema de Banco y Fondo Fijo

Este sistema se utiliza cuando se quiere controlar algunos inconvenientes en el manejo de fondos.

Si se opta por este sistema, se sustituyen los libros de Ingresos y Egresos de Fondos por los Libros Banco Ingresos y Banco Egresos. Las condiciones principales son:

1. Todas las cobranzas se depositan en el Banco.
2. Todos los pagos se realizan con cheque.
3. Las salidas de fondos de menor monto se pagan en efectivo y se repone el saldo fijo con cheque. (El fondo fijo es una cantidad fija de dinero que se repone con un cheque a medida que se va gastando).

Ventajas del Sistema de Banco y Fondo Fijo

• En la empresa se maneja el mínimo de efectivo posible, lo que permite un mayor control de los fondos.
• Al manejarse poco efectivo en la empresa, se minimizan los errores y fraudes por ese concepto.

Condiciones para la Implementación

Para la correcta implementación de este sistema, deben cumplirse las siguientes condiciones:

1. Se debe determinar la cantidad fija de dinero que compondrá el fondo fijo, por ejemplo: $ 20.000.
2. Se debe establecer la cantidad por encima de la cual se pagarán las operaciones con cheque, por ejemplo: todos los pagos por encima de $ 2.000 se pagan con cheque.

Inicio del Sistema de Fondo Fijo

Para iniciar la implementación del sistema de fondos, se debe proceder de la siguiente manera:

1. Depositar el saldo total de caja en la cuenta corriente bancaria.
2. Emitir el cheque para iniciar el fondo fijo.

Libro Banco Ingresos

Adoptando este sistema, se registra un débito a la cuenta «Cobranzas a Depositar» por los ingresos de fondos de la empresa y un crédito a los rubros «Ventas», «Deudores por Ventas», «Conformes a Cobrar», etc., según corresponda.

Cuando se realiza un depósito en el banco, se acredita la cuenta «Cobranzas a Depositar» y se debita «Banco Cuenta Corriente» por el depósito realizado.

Los gastos pagados con el fondo fijo se registran en la planilla de fondo fijo:

Operaciones de Crédito

Libro de Ventas

En este libro se registran todas las operaciones a crédito que tienen origen en la empresa, es decir, aquellas donde la empresa es el emisor del comprobante. Ejemplos de comprobantes registrados:

• Recibos emitidos por la empresa por conformes recibidos de terceros.
• Recibos emitidos por la empresa por cheques diferidos recibidos.
• Recibos emitidos por terceros por conformes firmados por la empresa.
• Recibos emitidos por terceros por cheques diferidos firmados por la empresa.

Cuando la cantidad de operaciones de ventas es muy grande, se utiliza una planilla o libro de costo de ventas en el que se anotan los importes de los costos de ventas y las devoluciones de ventas.

Asientos de Resumen de Libros Auxiliares

Para realizar el asiento de resumen de cada libro, se realiza una suma de todas las columnas del libro auxiliar correspondiente.

El asiento incluirá en el Debe todos los rubros que corresponden a los débitos de cada libro y en el Haber se registrarán todos los rubros correspondientes a los créditos del libro correspondiente.