Políticas de Cobranza: Fundamentos y Tipos

Las políticas de cobranza están determinadas por la política general de crédito de una empresa, la cual establece los plazos razonables para el pago de las ventas a crédito. En materia de políticas de cobranza, existen tres tipos principales:

Tipos de Políticas de Cobranza

• 1. Políticas Restrictivas

  Caracterizadas por conceder créditos en periodos sumamente cortos, establecer normas de crédito estrictas y aplicar políticas de cobranza agresivas. Contribuyen a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso, pero a su vez pueden traer como consecuencia una reducción de las ventas y del margen de contribución.

• 2. Políticas Liberales

  Tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia y no ejercen presión excesiva en el proceso de cobro. Esto trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar, lo que puede impactar la liquidez.

• 3. Políticas Racionales

  Son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranza. Su objetivo principal consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa, equilibrando el riesgo y la oportunidad.

Costo de Cobranza: Impacto en la Rentabilidad

El costo de cobranza se sitúa dentro de ciertos límites: mientras mayores sean los gastos de cobranza, menor será la proporción de incobrables y el lapso de cobro. Es crucial encontrar un equilibrio para optimizar la eficiencia.

Procedimientos de Cobranza: Recuperación y Liquidez

La recuperación de las cuentas por cobrar ocasiona, entre otras cosas, un problema de liquidez, es decir, un desafío financiero, puesto que, aunque las ventas hayan sido planificadas, su cobro efectivo es crucial para la salud económica de la empresa.

El procedimiento de cobranza toma en cuenta una serie de aspectos acorde a sus propósitos:

• 1. Causas por las que las ventas no se pagan a su vencimiento

• 2. Sistemas utilizados para observar las cuentas

• 3. Análisis de las cuentas

Causas Comunes de Incumplimiento de Pago

Para determinar por qué un cliente no cumple con su pago, el acreedor puede recurrir a diversas fuentes de información:

• Registros de compra y pago.
• Revisión del archivo de crédito del cliente.
• Información proporcionada por el cliente.
• Intercambio de información mediante grupos comerciales.

A continuación, se detallan las causas más frecuentes por las que las cuentas no se pagan a su vencimiento:

• 1.1. Clientes que malinterpretan las condiciones de crédito de forma no intencional

  Es recomendable el envío de un recordatorio de que la cuenta ha vencido.

• 1.2. Clientes que pasan por alto la fecha de pago por negligencia o métodos de trabajo deficientes

  Este grupo, a menudo minoristas con deudas relativamente reducidas, generalmente no pagan a tiempo.

• 1.3. Clientes que descuidan las fechas de vencimiento por lo reducido de la deuda

  Este grupo cumple a tiempo con sus obligaciones cuando la fecha de vencimiento coincide con el auge de temporada de su propio negocio.

• 1.4. Clientes que generalmente pagan a tiempo, pero que ocasionalmente se atrasan

  Esto suele deberse a imprevistos como huelgas, desastres naturales, incendios o cualquier otro suceso que afecte su capacidad o voluntad de pago.

• 1.5. Clientes con incapacidad temporal para pagar

  Se caracterizan por forzar demasiado sus negocios para cubrir sus gastos personales o por ser compradores y cobradores.

• 1.6. Clientes que habitualmente se atrasan

  Abusan de los plazos de pago debido a la falta de una política firme de cobranza y se aprovechan de la oportunidad para atrasar sus cuentas.

• 1.7. Clientes que se toman un tiempo mayor del establecido para pagar sus obligaciones

  A pesar de su honestidad, se endeudan por montos que escasamente pueden ser cubiertos por su capital.

• 1.8. Clientes que contraen deudas por encima de su capacidad de pago

  Este grupo incluye a clientes a los cuales se les concede un descuento según las condiciones de venta, y si no realizan la cancelación, pierden el derecho al descuento.

• 1.9. Clientes que atribuyen descuentos que no se han ganado

  A este tipo de clientes podrían aplicarse métodos agresivos de cobranza, incluso utilizando abogados.

• 1.10. Clientes insolventes o que están al borde de la insolvencia

  Son clientes con serias dificultades financieras.

• 1.11. Clientes que intencionalmente cometen fraude

  Estos dos últimos grupos de clientes (insolventes y fraudulentos) son los más problemáticos, ya que son deshonestos y se valen del engaño a los acreedores para conseguir crédito.

Sistemas para Observar las Cuentas por Cobrar

La extracción de datos que permitan determinar si los clientes están efectuando sus pagos con puntualidad son los medios de que dispone la empresa. La dificultad para observar las cuentas de los deudores será mayor en la medida en que aumente el número de estos.

Análisis de las Cuentas por Cobrar

Consiste en clasificarlas de acuerdo al tiempo durante el cual han estado vigentes. Este procedimiento debe realizarse de forma permanente y sus resultados deben presentarse en un estado de análisis de cuentas. Este estado contiene:

• a) Nombre y dirección del deudor.
• b) Monto de la deuda.
• c) Qué parte de la deuda corresponde a cada mes de atraso en el pago.

Procedimientos y Técnicas de Cobranza Efectiva

Se aplica una técnica que debe corresponder a las actividades que se realizan en cada una de ellas. Antes de que una empresa inicie el procedimiento de cobranza, debe tener dentro de sus prácticas de control actividades como el envío de estados de cuenta.

El Envío de Estados de Cuenta

Es una de las prácticas más comunes, tanto en el crédito comercial como para consumidores. Los estados de cuenta sirven para que el deudor pueda verificar los cargos y tener un registro claro de su deuda.

La Etapa de Recordatorio

Una vez que se haya cumplido con el envío de los estados de cuenta mensuales, se procede a revisar el registro de recordatorios. El primer recordatorio informa al cliente que no ha cumplido con el pago, ya pasada la fecha de vencimiento de su factura. Puede consistir en:

• Un estado de cuenta donde figuren los conceptos de la deuda.
• Una copia fotostática o duplicado de factura vencida.
• Correspondencia a través de correo electrónico.
• Llamadas telefónicas.
• Tarjetas impresas.

El objetivo de esta etapa es que el cliente recuerde que tiene un pago vencido, que pague a la brevedad posible y que se evite el envío de un segundo o tercer recordatorio y gastos de cobranza adicionales.