Organización y Estructura de Firmas de Contadores Públicos

La organización de una firma de contadores públicos está en función de una serie de elementos clave, los más importantes serían:

• La cantidad de personal que la integra.
• Los niveles ocupacionales de que dispone.
• Los tipos de servicios que ofrecen.

Asociaciones de Contadores Públicos

Las asociaciones de contadores públicos varían en sus estructuras, desde firmas que cuentan con dos socios hasta oficinas con varios socios y miles de empleados a nivel mundial. Son asociaciones personales, ya que los miembros de la profesión de la contaduría pública tienen responsabilidad personal directa hacia sus clientes y hacia el público.

Ventajas de la Constitución como Asociación Civil

El estar constituido como asociación civil tiene sus ventajas, entre las cuales podemos mencionar:

• Ayuda recíproca y apoyo técnico que entre sí se proporcionan los socios.
• Mayor facilidad en el manejo del personal, atendiendo de esta manera un mayor número de clientes.
• Mayor fuerza y estabilidad financiera.
• Mayor cantidad de servicios a ofrecer, que un solo profesional no podría abarcar.
• Posibilidad de suplir socios ausentes por enfermedad, vacaciones, congresos, entre otros.

Marco Legal en Venezuela

La Ley y el Reglamento del Ejercicio de la Contaduría Pública de Venezuela expresan que cualquier contador público podrá establecer una firma u organización profesional de carácter civil, en sociedad con otro u otros contadores públicos. Esta sociedad civil deberá llevar los nombres de los socios principales y la indicación de que se trata de una sociedad de contadores públicos.

Responsabilidad Profesional

La responsabilidad de sus actuaciones siempre estará a cargo de los asociados, quienes necesariamente deberán estar inscritos en el colegio profesional de la entidad federal donde esté domiciliada la firma.

Estructura Típica de una Firma de Contadores Públicos

La organización típica de contadores públicos agrupa los siguientes roles:

• Socios
• Gerentes y/o Supervisores
• Auditor Senior
• Auditor Semi-Senior
• Ayudantes o Aprendices

Roles y Responsabilidades

Socios

Son las personas que tienen la máxima autoridad. Ellos seleccionan el personal y planean su adiestramiento, establecen las políticas de la firma, mantienen el contacto con los clientes y celebran los contratos con aquellos a quienes se les va a auditar o en los casos de prestación de asesoría administrativa e investigaciones especiales.

Gerente o Supervisor

Es responsable de la supervisión general de dos o más auditorías, revisa el informe de auditoría, los papeles de trabajo y lleva a efecto los arreglos necesarios para resolver los diferentes problemas contables que puedan surgir en el desarrollo de la auditoría. Son responsables directamente ante los socios y deben ser contadores públicos. A veces deben ejercer las funciones de adiestramiento al personal.

Auditor Senior

Debe ser contador público. Normalmente será responsable directo de uno o más trabajos de auditoría, deberá estar capacitado para planificar una auditoría y para supervisar a las personas que dependan de él. También deberá estar capacitado para concluir el trabajo, aprobar los papeles de trabajo, preparar el informe de auditoría y asignar trabajo a sus asistentes basándose en la apreciación de la habilidad y capacidad de cada uno de ellos.

Auditor Semi-Senior

Deberán ser contadores públicos o estar próximos a la obtención del título.

Ayudantes o Aprendices

Ellos realizan el trabajo rutinario que debe efectuarse en cada auditoría y son estudiantes de contaduría pública. A pesar de ser trabajos de rutina, los que realizan revisten gran importancia, tanto para el auditor jefe como para el cliente. Su trabajo consiste generalmente en la verificación de sumas, verificación de cálculos, verificación de los pases al mayor, conciliaciones, relaciones, análisis, entre otros.

Planificación de Auditoría: Proceso y Etapas

Concepto de Planificación

Planificar consiste en hacer una investigación previa del cliente para conocer aspectos relevantes de su actividad económica que puedan dar al auditor una idea del trabajo a realizar.

La Planificación de Auditoría

La planificación de una auditoría comienza con la obtención de información necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definición detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecución. De su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación debe ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa; debe considerar alternativas y seleccionar los métodos más apropiados para realizar las tareas, por tanto, esta actividad debe recaer en los miembros más experimentados del grupo.

Objetivos de la Planificación de Auditoría

El objetivo principal de la planificación consiste en determinar de manera adecuada y razonable los procedimientos de auditoría que deben aplicarse, cómo y cuándo se ejecutarán, para que la actividad se cumpla de forma eficiente y efectiva. La planificación es un proceso dinámico que, si bien se inicia al inicio de las labores de auditoría, puede modificarse durante la ejecución de la auditoría.

Iniciación de la Auditoría

Para iniciar la auditoría, el Director de la Auditoría emitirá la «orden de trabajo» autorizando su ejecución, la cual contendrá:

• Objetivo general de la auditoría.
• Alcance de la auditoría.
• Nómina del personal que integrará inicialmente el equipo.
• Tiempo estimado para la ejecución.
• Instrucciones específicas para la ejecución (determinará si se elabora la planificación preliminar y específica, o una sola que incluya ambas fases).

Etapas Clave de la Planificación de Auditoría

Las etapas de planificación de la auditoría responden a las siguientes preguntas:

• ¿Dónde se va a realizar el trabajo?
• ¿Cuándo o en qué periodo de tiempo se va a realizar?
• ¿En qué fecha es necesario que esté terminado el trabajo?
• ¿Cuándo estará terminado el informe?

Fases de la Planificación

Las fases de la planificación incluyen:

• Plan Previo.
• Obtención de antecedentes.
• Obtención de información sobre las obligaciones legales del cliente.
• Realización de procedimientos analíticos preliminares.
• Establecer la importancia relativa y evaluar el riesgo aceptable de auditoría y el riesgo inherente.
• Entender la estructura de Control Interno del cliente.
• Desarrollar un Plan de Auditoría General y un Programa de Auditoría.
• Aceptación de un cliente nuevo y continuación.
• Identificar las razones que tiene el cliente para la auditoría.
• Personal para la Auditoría.
• Obtención de una Carta compromiso.

Gestión de Clientes y Preparación Inicial

Contacto Preliminar con el Cliente

Para el auditor es importante conocer las razones por las cuales el cliente solicita una auditoría y los resultados que espera obtener. El trabajo de auditoría varía de acuerdo con los objetivos deseados, tales como: venta de una empresa, descubrimiento de un fraude, implantación de un sistema contable o mejoras del mismo.

El primer paso para la planeación de una auditoría es lograr un entendimiento entre el cliente y el auditor acerca del tipo y alcance del trabajo a realizar y la condición en que se encuentran los registros de la empresa al iniciar la auditoría.

Investigaciones Preliminares

Estas investigaciones dependen del hecho de que la empresa ya haya sido auditada o si se trata de una primera auditoría. Si ya ha sido auditada, el auditor deberá examinar el informe y los papeles de trabajo de la última auditoría (esto es en caso de que la auditoría haya sido efectuada por otra firma). Las normas de auditoría establecen que cuando un auditor acepta a un cliente nuevo y está reemplazando a otro auditor, deberá ponerse en contacto con él, previa autorización del cliente, para formular preguntas que puedan incidir en la aceptación del cliente.

Al examinar el informe de la auditoría anterior, las observaciones y recomendaciones dadas acerca de los estados financieros, se obtendrá lo siguiente:

• Conocer anticipadamente los puntos débiles a los cuales deberá prestarse mayor atención.
• Comprobar posteriormente los cambios positivos o negativos que se hayan producido en el funcionamiento general de la empresa y en el trabajo realizado por los empleados en relación con la auditoría anterior.

Obtención de Clientes

La obtención de clientes implica:

• Presentación de una propuesta: Contratos de honorarios.
• Comunicación con los auditores anteriores.
• Procedimientos del primer año.
• Uso del personal del cliente.
• Contratación de especialistas.
• Carta de compromiso.

La obtención de clientes implica:

• Presentación de una propuesta: Contratos de honorarios.
• Comunicación con los auditores anteriores.
• Procedimientos del primer año.
• Uso del personal del cliente.
• Contratación de especialistas.
• Carta de compromiso.

Carta de Confirmación o Contrato

Una vez finalizados los trabajos preliminares, el auditor enviará al cliente una carta de confirmación o contrato. Si la proposición se aprueba, la copia de la comunicación sirve como contrato. No existe una norma especial de carta o acuerdo, pero debe contener como referencia los siguientes aspectos:

• Una descripción de los servicios que se prestarán.
• Una aclaración de las responsabilidades relativas a la gerencia y al auditor, para garantizar que los estados financieros estén preparados de acuerdo con los PCGA.
• Establecer la responsabilidad con respecto al control interno, fraude y otras irregularidades, y su descubrimiento.
• Especificar los preparativos que deberá efectuar el cliente, así como la forma y frecuencia de pago de los honorarios del auditor.

Antecedentes del Cliente

Es fundamental conocer los antecedentes del cliente, incluyendo:

• Conocimiento de las operaciones del negocio.
• Circunstancias económicas.
• Análisis de los contratos y acuerdos.
• Políticas y prácticas financieras.
• Visita a las plantas y oficinas.
• Factores de riesgo.
• Estructura organizacional.
• Antecedentes.

Consideraciones para la Primera Auditoría

Cuando se trata de la primera auditoría que se practica a la empresa, el auditor deberá considerar los siguientes aspectos:

• Realizar un recorrido por la planta, asesorado por un técnico, lo que le dará al auditor una idea más real acerca de los problemas de operación.
• Evaluar la política contable: cómo y quién ha dirigido las políticas, sus cambios, quién se encarga de la administración general del negocio, quién prepara el presupuesto, cuáles son los proyectos, etc.
• Cerciorarse del objetivo de la auditoría.
• Examinar el sistema de control interno con el fin de establecer su eficacia y confiabilidad.
• Obtener el organigrama de la empresa y los flujos de trabajo.
• Estudiar el contenido del manual de contabilidad y sus cambios recientes.
• Examinar los informes enviados a los accionistas en los últimos años.
• Concretar con el cliente: honorarios, fecha de inicio de la auditoría, confirmación de las cuentas por cobrar, preparación de la declaración del ISRL.
• Examen de los estados de resultados en los últimos años, con el objeto de obtener datos acerca de la tendencia de la utilidad.

Información Legal y Procedimientos Analíticos

La obtención de información sobre las obligaciones legales del cliente y la aplicación de procedimientos analíticos son cruciales:

• Los procedimientos analíticos consisten en comparar los saldos y razones de los estados financieros del periodo auditado con las expectativas de los E/F de años anteriores, presupuestos y estadísticas.
• Establecer la importancia relativa y evaluar el riesgo aceptable de auditoría y el riesgo inherente.
• El riesgo de auditoría indica la posibilidad de que los auditores, inconscientemente, no modifiquen su opinión sobre los E/F que contienen errores materiales.
• Los auditores deben planificar la auditoría y efectuarla para obtener una seguridad razonable de descubrir los errores materiales, sin importar si se deben a fraude o a error.
• Evaluación de los riesgos inherentes: existencia u ocurrencia, integridad, derechos y obligaciones, valuación o asignación, y presentación y revelación.

Comprensión de la Estructura de Control Interno del Cliente

Es vital entender la estructura de control interno del cliente para:

• Salvaguardar activos.
• Verificar la exactitud y confiabilidad de la información.
• Promover la eficiencia operacional.
• Promover el apego a las políticas prescritas por la gerencia.

Desarrollo del Plan y Programa de Auditoría

Plan de Auditoría General

El plan de auditoría es un resumen que describe la naturaleza y características del cliente y de su ambiente, así como la estrategia global que se aplicará. Regularmente contiene los siguientes aspectos:

• Objetivos de la auditoría.
• Naturaleza y alcance de otros servicios.
• Tiempo y programación del trabajo de auditoría.
• Descripción de la empresa del cliente y su entorno.
• Trabajo que realizará el personal del cliente.
• Necesidades de personal del cliente.
• Plazos para culminar las partes importantes de la auditoría.
• Discusión con el equipo respecto a los riesgos más importantes.
• Juicio preliminar sobre los niveles de materialidad de la auditoría.

Programa de Auditoría

El programa de auditoría es un enunciado lógico, ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoría a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Es el documento que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados durante el curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada.

Secciones del Programa de Auditoría

El programa suele dividirse en dos grandes secciones:

1. La primera trata de los procedimientos con los que se evaluará la eficiencia de los controles internos. Casi siempre, esta parte gira en torno a los grandes ciclos de transacciones del sistema contable del cliente.
2. La segunda trata de las pruebas sustantivas del contenido de los E/F. En esta parte del programa, suele organizarse a partir de las cuentas más importantes del balance general, como las cuentas por cobrar, los inventarios, entre otros.

Propósito de los Programas de Auditoría

Los programas de auditoría tienen como propósito:

• Proporcionar a los miembros del equipo un plan sistemático del trabajo de cada componente, área o rubro a examinarse.
• Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente del trabajo a ellos encomendado.
• Servir como un registro cronológico de las actividades de auditoría, evitando el olvido de aplicar procedimientos básicos.
• Facilitar la revisión del trabajo al jefe de equipo y al supervisor.
• Constituir el registro del trabajo desarrollado y la evidencia del mismo.

Beneficios de los Programas de Auditoría

Los beneficios de los programas de auditoría incluyen:

• Conexión entre los objetivos y los procedimientos.
• Guía para obtener evidencia competente, relevante y suficiente.
• Marco para distribuir el trabajo en el equipo de auditoría.
• Medio de transferencia de conocimientos al personal nuevo.
• Base para documentar el trabajo realizado y el ejercicio de la debida precaución.

Características de los Programas de Auditoría

Los programas de auditoría se caracterizan por:

• Ser específicos para cada auditoría.
• Desarrollarse después de conocer la entidad, definir los objetivos, el alcance de la auditoría y establecer los criterios.
• Desarrollarse antes de recolectar evidencia.
• Poder ser revisados en cualquier momento durante la ejecución.
• Establecerse para cada objetivo de la auditoría.

Elementos de los Programas de Auditoría

Los elementos clave de los programas de auditoría son:

• Nombre de la Entidad.
• Proyecto de auditoría.
• Objetivo y alcance de auditoría para el cual el programa está siendo diseñado.
• Criterios de la auditoría para el objetivo establecido.
• Tipos de evidencia requeridos.
• Fuentes probables de la evidencia.
• Técnicas y Procedimientos de auditoría.