Contabilidad: Libros Contables Obligatorios
Definición de Libros Contables
Son todos los documentos que sirven para llevar registro de las operaciones comerciales que realiza la empresa, siempre y cuando estén organizados de acuerdo con las disposiciones legales y técnicas requeridas. Sirven de elemento probatorio frente a terceros, debido a que en ellos se deja constancia escrita de los actos y negociaciones de la empresa.
La información contenida en los libros contables es de vital importancia para el conocimiento de la situación financiera y económica de la empresa, ya que, a partir de esta, se da inicio al registro del ciclo contable que posteriormente será objeto de interpretación y evaluación.
Tipos de Libros Contables
- Libros Principales: Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Inventario.
- Libros Auxiliares.
El Libro Diario (Libro de Primera Anotación)
El Libro Diario, también conocido como libro de primera anotación, es el documento en el cual se registran por orden progresivo de fecha cada una de las operaciones, detalladamente, indicando no solo el nombre de las cuentas de cargo y abono, sino además una serie de datos de carácter informativo, como son:
- Fecha de la operación.
- Número de la operación.
- Nombre de cuentas afectadas (deudoras y acreedoras).
- Importe de la operación.
- Concepto.
En el Libro Diario se elaboran los asientos de cada transacción que realiza la empresa día a día.
Asiento Contable
Un Asiento es la anotación detallada de cada operación mercantil. La clasificación de los asientos contables es la siguiente:
- Simples: Solo se afecta una cuenta de cargo (deudora) y una cuenta de abono (acreedora).
- Compuestos: Son de tres tipos:
- Una cuenta deudora y varias acreedoras.
- Varias cuentas deudoras y una acreedora.
- Varias cuentas deudoras y varias acreedoras.
Naturaleza de las Cuentas
- Cuentas Deudoras: Debe (+), Haber (-). La Caja es de naturaleza deudora porque aumenta con los cargos (débitos).
- Cuentas Acreedoras: Debe (-), Haber (+). La Venta es de naturaleza acreedora porque aumenta con los abonos (créditos).
Manejo y Marco Legal del Libro Diario
El Libro Diario es un libro de contabilidad obligatorio. Deberá ser presentado y sellado en el Registro Mercantil de la circunscripción judicial correspondiente según el domicilio de la empresa (artículo 33 del Código de Comercio). En este libro deberá quedar estampado el sello de la oficina de registro en todas sus hojas. Es el primer lugar donde se realiza el registro formal completo de las transacciones, por eso es también denominado libro de primera anotación.
Basamento Legal: Código de Comercio
Artículo 33
El Libro Diario y el Inventario no pueden ponerse en uso sin que primero hayan sido presentados al tribunal o registro mercantil, en los lugares donde haya, o al juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio una nota de lo que este sugiere, fechada y firmada por el juez y su secretario, o por el registrador mercantil, y se estampará en las demás hojas el sello de la oficina.
Artículo 34
En el Libro Diario se asentarán día por día las operaciones que realice el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el deudor en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente por lo menos, los totales de las operaciones, siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones día por día.
Artículo 35 (Referente al Libro de Inventario)
Todo comerciante al comienzo de su giro y al fin de cada año hará en el Libro de Inventario una descripción estimatoria de todos los bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados a su comercio.
El Ciclo Contable
El ciclo contable es el periodo de tiempo en el que se divide la actividad de una empresa. Es el periodo en el que una sociedad realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de forma fiable, reflejando la imagen de la actividad. Normalmente dura un año.
Etapas del Ciclo Contable
- Apertura: Al comenzar la actividad, la empresa abre su año contable y comienza a realizar actividades económicas que van siendo recogidas en sus libros contables.
- Movimiento: Registro de las transacciones diarias.
- Cierre: Al finalizar un periodo contable se procede a cerrar las cuentas para determinar el resultado económico del ejercicio.
El Libro Mayor
El Libro Mayor es de uso obligatorio. Reúne el grupo de cuentas utilizadas para el registro de las transacciones efectuadas por la empresa. En este libro se lleva la contabilidad de cada cuenta por separado, es decir, se reserva un folio para cada una de sus cuentas registradas previamente en el Libro Diario.
Función del Libro Mayor
Su función es reflejar, para cada una de las cuentas, las operaciones económicas que se produzcan y registren en el Libro Diario, pero de una forma más detallada y concreta. En el Libro Mayor podemos leer los movimientos que se han realizado de un evento contable específico, teniendo así un control de lo que ha entrado y salido de esa cuenta en particular.