Trámites y Constitución Empresarial

Trámites para la constitución de una empresa

Empresario Individual

Solo realiza los trámites generales aplicables a todas las empresas.

Sociedad

Primero debe **constituir la sociedad y registrarla** y, en segundo lugar, realizar los trámites generales para todas las empresas.

Trámites para constituir una sociedad

• **Certificación negativa del nombre**.
• Apertura de una cuenta bancaria.
• Estatutos de la sociedad.
• **Escritura pública ante notario**.
• Pago de Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
• Solicitud del **CIF** (Código de Identificación Fiscal).
• Registros mercantiles de la provincia.

Trámites generales para todas las empresas

Hacienda

• Alta en el **IAE** (Impuesto de Actividades Económicas). Solo pagan las empresas que facturan más de un millón de euros.
• Alta en actividad empresarial concreta (documento básico para ejercer otros trámites).
• **Declaración censal** (para darse de alta en uno de los impuestos concretos).

Ayuntamiento

• **Licencia de actividad** (para ejercer actividades comerciales en un local, nave u oficina).
• Comunicación previa.
• Declaración responsable.
• Licencia de funcionamiento para actividades calificadas.
• Proyecto técnico visado.
• Licencia de obras (necesaria si se van a realizar obras en el local).

Seguridad Social

• **Inscripción de la empresa** en la Seguridad Social (si realiza contrataciones de trabajadores).
• Opción por una mutua o la Seguridad Social.
• Alta en el **Régimen de Autónomos** (para empresarios individuales y administradores, así como profesionales colegiados).
• Alta en el **Régimen General** (para todos los trabajadores contratados).
• Comunicación de apertura (para todas las empresas que abren un centro de trabajo).

Registro Mercantil

• Se registrarán los **libros obligatorios**. Para las sociedades son: el libro de actas, el libro de registro de socios, el libro de registro de acciones nominativas y la documentación contable.

Gestión de Costes

Análisis de costes

Los **Costes Fijos** son aquellos que no dependen del nivel de actividad de la empresa, sino de una cantidad fija independiente de la producción. El ejemplo típico es el alquiler del local, que debe pagarse con independencia de los productos que se vendan.

Los **Costes Variables** son aquellos que van en paralelo con el volumen de la actividad: cuanto más se fabrica y se vende, más costes variables existen. Por ejemplo, la compra de mercancías para venderlas a los clientes o la compra de materias primas para fabricar productos.

Nota: Los costes fijos no son permanentemente fijos; si aumenta mucho la producción, estos pueden cambiar. A los costes fijos se les puede llamar también **semifijos**. Los costes que son fijos para una empresa pueden ser variables para otra. Por lo tanto, cada empresa tendrá que analizar para su caso particular qué se considera **coste fijo** y qué se puede considerar **variable**.

A) Umbral de rentabilidad o punto muerto

Es el **nivel de ventas** a partir del cual la empresa tiene beneficios, es decir, el nivel de ventas con el que se cubren los gastos y el beneficio es 0.

Fórmula del Punto Muerto (Q): $$Q = \frac{CF}{PV – CVU}$$

Donde:

• **Ingresos Totales (IT)**: $$IT = P \times Q$$
• **Costes Totales (CT)**: $$CT = Costes Fijos (CF) + Costes Variables (CV)$$
• **Costes Variables (CV)**: $$CV = Coste Variable Unitario (CVU) \times Número de Unidades (Q)$$

B) Cálculo de beneficios y precios de ventas a partir de costes

Fórmula del Beneficio (B): $$B = IT – CT$$

Cómo calcular el Precio de Venta (Pt): $$Pt = \frac{CT}{Q} \text{ o } Pt = \frac{CF}{Q} + CVU$$

Precio de Venta (PV) al público: $$PV = Pt \times (1 + margen)$$

Inversión y Financiación

La inversión y los gastos iniciales

Una **inversión** es la compra de un bien o un derecho que es duradero en la empresa, ya que va a usarse durante más de un año.

Un **gasto** es la compra de un bien, un servicio o un derecho que se consume o se gasta de forma inmediata.

A) Las inversiones

• Local, instalación, mobiliario, maquinaria y herramientas.
• Útiles, vehículos.
• Equipos informáticos y programas informáticos.

B) Gastos iniciales

Disponer de dinero en metálico para hacer frente a los gastos iniciales para poder poner en marcha la actividad, así como durante los primeros meses:

• Gastos de constitución.
• Gastos de lanzamiento.
• Alquiler de locales.
• Sueldo y Seguridad Social.
• Suministros, servicios profesionales, material de oficina.

La financiación de la empresa

La **financiación** es la obtención de recursos económicos para hacer frente a las inversiones y los gastos de la empresa. Hace referencia a dónde se obtiene el dinero.

Las fuentes de financiación se dividen en:

• Fuentes de financiación propias:
  • Externas: Aportaciones de socios (capital o ampliaciones de capital) y aportaciones de inversores (Business Angels y Crowdfunding de inversión).
  • Internas (Autofinanciación): Reservas y amortizaciones.
• Fuentes de financiación externas o ajenas:
  • A largo plazo: Préstamos bancarios, leasing o renting, ayudas o subvenciones públicas, Crowdfunding de préstamo.
  • A corto plazo: Créditos bancarios, créditos comerciales, descuentos de letras y pagarés, factoring.

Fuentes de financiación propias

Externas: Aquellas que, siendo propiedad de la empresa, han sido aportadas por los socios o por los inversores.

Internas o Autofinanciación: Generadas a través de su propia actividad.

A) Aportaciones de socios

Los socios aportan **capital** para que la empresa comience su actividad. Esta aportación puede ser en dinero o también en bienes. El capital posteriormente puede sufrir variaciones (ampliación de capital) e incluso se podrían incorporar nuevos socios.

B) Business Angels

Son **inversores individuales** (normalmente empresarios o directivos de empresas) que ofrecen capital, sus conocimientos técnicos y su red de contactos a pequeñas empresas que se encuentran en sus primeras fases. Financian proyectos en la fase de inicio de actividad o en fase de crecimiento.

C) Sociedades de Capital Riesgo

Son empresas que participan en el capital de otras empresas, bien en fase inicial o en empresas ya en funcionamiento que tienen un gran potencial de crecimiento y rentabilidad, pero que presentan gran riesgo.

• Objetivo: Que la empresa crezca y se consolide y obtener una **plusvalía** por la venta de dicho capital.
• Diferencia con Business Angels: Son empresas que realizan una mayor aportación de capital.

D) Autofinanciación

1. **Reservas**: Cuando la empresa, de sus beneficios, deja una parte sin repartir a los socios y se mantiene en la empresa.
2. **Amortizaciones**: Es la pérdida de valor de un bien de inversión. Se refleja como un gasto en la empresa.

Fuentes de financiación ajenas

Las fuentes de financiación ajenas son aquellas que suponen una **deuda** a largo o a corto plazo.

A) El préstamo bancario

Es una fuente muy utilizada por las empresas para financiar grandes cantidades de dinero que debe devolverse en varios años.

El **capital**

Es la cantidad que el banco entrega a la empresa.

Tipo de interés

Es el porcentaje que cobra el banco por prestar el capital. Se utiliza como referencia el **Euribor**, al cual se añade un porcentaje.

Interés del préstamo

Es la cantidad mensual que debe pagar, compuesta por una parte de capital y otra parte de intereses.

Comisión de apertura y de estudio

Ronda el 1% del préstamo solicitado.

**TAE** (Tasa Anual Equivalente)

Tipo de interés real.

Comisión de cancelación o amortización anticipada

Por devolver antes de tiempo todo o una parte del préstamo.

Plazo de devolución

Es la cantidad de años en el que se devolverá el préstamo.

Avalista

Persona que avala con sus bienes personales el préstamo.

Seguros de vida

En caso de fallecimiento o invalidez.

B) El crédito bancario

Es la puesta a disposición de una cantidad de dinero. La empresa pagará intereses por la cantidad que vaya sacando de la misma, y otro interés menor por la cantidad no utilizada. El plazo suele ser de 6 meses a un año. El pago de intereses suele ser trimestral y al final se devuelve su totalidad. La cuota de crédito suele estar sujeta a las mismas comisiones y garantías que el préstamo.

C) El leasing o el renting

Se utilizan para activos de la empresa (como vehículos, maquinaria, ordenadores o mobiliario) que en un periodo corto de tiempo se quedan obsoletos, a través del pago de una cuota de alquiler.

La ventaja de estas opciones es que, en lugar de comprar el activo y tener que deshacerse de él al poco tiempo, se alquila mientras el bien está en condiciones de usarlo, de forma que la empresa está continuamente alquilando y renovando. Las cuotas del alquiler son **gastos deducibles**.

• **Leasing**: Contrato de alquiler de un activo con **opción de compra**. La empresa tiene, por tanto, tres opciones: devolverlo, comprarlo o renovar el contrato. El contrato de leasing no cubre el mantenimiento.
• **Renting**: Es un contrato de alquiler de un activo que incluye, además, el mantenimiento, reparaciones y seguros del mismo. **No tiene opción a compra**. Es utilizado tanto por empresas como por particulares.

D) Los créditos comerciales de proveedores

Cuando las empresas compran mercancías, no pagan al contado, sino que pagan a 30 o 60 días. Esto es una fuente de financiación, puesto que no tienen que pagarlo inmediatamente y pueden esperar a vender las mercancías y con ese dinero pagar al proveedor. Si el proveedor no permitiese esto, la empresa tendría que recurrir a créditos bancarios, los cuales tienen intereses.

E) Descuento de letras y pagarés

Una de las formas habituales de pago en las relaciones comerciales son las letras o pagarés, las cuales suelen ser a 30 o 60 días, y con ellas nuestros clientes nos dicen que nos pagarán. Si la empresa tiene letras o pagarés de clientes y necesita el dinero ya, puede acudir a un banco a pedir que le **adelanten el dinero**.

F) Factoring

Fuente de financiación muy parecida al descuento. Consiste en contratar con otra empresa, llamada **factor**, la cesión del cobro de nuestros clientes. El factoring anticipa los créditos cedidos (pero no en su totalidad) y puede realizar servicios añadidos como asumir el **riesgo de impagos**, realizar estudios de solvencia de clientes o gestionar administrativamente.

Ayudas y subvenciones públicas

Las ayudas públicas no son fondos que el emprendedor pueda iniciar un negocio y decidir en qué gastarse; no se conceden antes de comenzar y abrir la empresa. El emprendedor primero debe invertir en su empresa y después solicitar las ayudas. Estas ayudas tardan en llegar y solo exigen una documentación. Hay que verlas más como una **reducción de costes**.

Crowdfunding

Financiación a través de una red de muchas personas que aportan pequeñas cantidades para un determinado proyecto. El más típico es el de las recompensas. Así, podemos hablar de cuatro tipos:

• De recompensa.
• De donación.
• De inversión.
• De préstamo.

Cómo funciona el Crowdfunding

1. Elegir una plataforma e iniciar el proyecto, indicando el dinero que se necesita y el plazo.
2. Establecer recompensas según la aportación.
3. Campaña de difusión por las redes sociales.

Nota: Si se llega al 100% del objetivo, se cobra el dinero al que se han comprometido los cofinanciadores, pero si no se llega al 100%, **no se cobra nada**.

Contabilidad y Finanzas

La contabilidad y las finanzas

La contabilidad es una herramienta imprescindible y una obligación para las sociedades. Todos los emprendedores deberían disponer de conocimientos contables mínimos.

La **Contabilidad** es la parte de la economía que se encarga de obtener información económica tanto de agentes externos como internos.

• **Contabilidad Financiera**: Relación económica de la empresa con el exterior, con el fin de lograr el **balance de situación** y la **cuenta de resultados**.
• **Contabilidad de Gestión** (o contabilidad analítica o de costes).

Las **Finanzas** son la parte de la economía que se encarga, a partir de la información contable, de tomar las decisiones sobre las inversiones y la financiación óptima.

El balance de situación

El balance de situación refleja la situación del **patrimonio de la empresa** en un día concreto. El patrimonio se divide en tres partes: activo, pasivo y patrimonio neto.

• El **Activo**: Son los bienes y derechos que posee la empresa.
• El **Pasivo**: Son las deudas de la empresa.
• El **Patrimonio Neto**: Es la diferencia entre el activo y el pasivo; el valor contable de lo que vale realmente una empresa.

El **Equilibrio de Balance** establece que el Activo es igual al Pasivo más el Patrimonio Neto. Por ello, el balance se muestra en dos columnas iguales.

Estructura del Activo

• **Activo No Corriente**: Terrenos, construcciones, maquinaria, utillaje, mobiliario, etc.
• **Existencias**: Mercaderías, materias primas y envases.
• **Realizable**:
  • Clientes (cuando un cliente debe dinero a la empresa).
  • Deudas de Hacienda con la empresa (IVA soportado).
  • Otros deudores (cualquier persona o empresa que, sin ser cliente, debe dinero a la empresa).
• **Disponible**: Bancos o cajas.

Estructura del Pasivo y Patrimonio Neto

• **Pasivo No Corriente**: Préstamos a largo plazo (deudas por préstamos que tenga la empresa pendientes a devolver en más de un año).
• **Pasivo Corriente**: Préstamos y créditos bancarios a corto plazo, proveedores, acreedores, deudas de Hacienda y deudas de la Seguridad Social.
• **Patrimonio Neto**: Capital, reservas y resultados del ejercicio.