El Reto de los Sistemas de Información en la Globalización

La globalización ha traído consigo la ampliación de los mercados, la necesidad imperante de innovar, un aumento significativo de la competencia en servicios y un cambio fundamental de las economías industriales hacia economías basadas en servicios, el conocimiento y la información. Este nuevo modelo ambiental turbulento se caracteriza por ciclos de vida de productos mucho más cortos y la constante aparición de nuevos productos y servicios.

Definición de Sistemas de Información (SI)

Un Sistema de Información (SI) es un conjunto de elementos interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones, el control y la coordinación dentro de una institución.

Funcionalidades Clave de un SI

• Analizar problemas complejos.
• Visualizar cuestiones intrincadas.
• Crear nuevos productos y servicios.

Componentes Fundamentales de un SI

• Insumos: Captura o recolección de datos (internos o externos) para ser procesados.
• Proceso: Conversión de los datos capturados en una forma comprensible y útil (ej. clasificación, ordenación, cálculo).
• Producto: Distribución de la información procesada a los usuarios correspondientes.
• Retroalimentación: El producto es devuelto a los usuarios para ayudarles a evaluar si el insumo inicial fue el correcto.

Sistemas de Información Basados en Computadoras (SIBC)

Los Sistemas de Información Basados en Computadoras (SIBC) son sistemas de información que se apoyan en una plataforma tecnológica (software y hardware) para el procesamiento de la información. Es importante destacar que las computadoras son solo una parte, y no la totalidad, de un sistema de información; son el equipo físico para el procesamiento y almacenamiento de la información.

Estos sistemas suelen ser formales, con reglas establecidas sobre cómo se captura, almacena y procesa la información.

Sistemas de Información desde la Perspectiva de Negocios

Desde el punto de vista de los negocios, un Sistema de Información puede ser visto como una solución organizacional y administrativa basada en la tecnología de la información, o como una respuesta a un reto que surge del entorno empresarial.

Impacto de los Sistemas de Información en las Instituciones

Los sistemas de información afectan directamente a:

• La estructura organizacional.
• La cultura empresarial.
• Los procesos de operación (PEO).
• Las personas.

Para comprender cómo los sistemas afectan a las instituciones y lograr el éxito con los SI, es crucial analizar tres aspectos interrelacionados de las instituciones.

Aspectos Clave de las Instituciones para el Éxito de los SI

1) Organización

La organización es fundamental para la implementación y el éxito de los SI.

Cultura

La cultura se refiere a la forma de hacer las cosas, los valores y las creencias compartidas por los individuos dentro de la organización.

Procesos de Operación (PEO)

Los PEO son el conjunto de reglas establecidas para enfrentar situaciones esperadas y rutinarias.

Tipos de Trabajadores

• Trabajadores del conocimiento: Ingenieros, arquitectos, etc., que diseñan productos o servicios y crean conocimiento para la organización.
• Trabajadores de la información: Aquellos que procesan y distribuyen la información.
• Trabajadores de producción o servicio: Personas que producen bienes o servicios, incluyendo trabajadores y obreros.

Estructura

La estructura organizacional abarca aspectos como el tamaño, la antigüedad, la centralización, la especialización, los procesos, los productos y las destrezas.

2) Tecnología

La tecnología es el pilar sobre el que se construyen los sistemas de información.

• Hardware
• Software
• Almacenamiento
• Telecomunicaciones

3) Administración

La administración juega un rol crucial en la dirección y gestión de los SI.

Los administradores perciben retos, responden estratégicamente, asignan recursos financieros y humanos, coordinan el trabajo y requieren de liderazgo. Son responsables de la reingeniería y la creación de nuevos productos.

Niveles de la Administración

• Nivel superior: Toman decisiones a largo plazo (planificación estratégica).
• Nivel medio: Llevan a cabo los planes y metas establecidos por los directivos.
• Nivel operativo: O supervisores, realizan el seguimiento de las actividades diarias de la organización.

Diferentes Tipos de Sistemas de Información

Todos los sistemas colaboran y son implementados en las principales áreas funcionales de una organización.

Sistemas por Nivel Administrativo

• Sistemas de nivel estratégico: Apoyan decisiones a largo plazo y la planificación estratégica, utilizados por directivos.
• Sistemas de nivel medio: Ayudan al seguimiento y control de las actividades administrativas, utilizados por gerentes medios.
• Sistemas de nivel del conocimiento: Ayudan a diseñar bienes, servicios y nuevos productos, utilizados por ingenieros y arquitectos.
• Sistemas de nivel operativos: Ayudan al seguimiento de actividades diarias y rutinarias (ej. recepción de mercaderías, flujo de materiales), utilizados por operadores.

El Papel Estratégico de los Sistemas de Información

Los Sistemas de Información (SI) tienen una profunda interdependencia con la tecnología, que incluye software, hardware, telecomunicaciones y bases de datos.

Cambios Inducidos por los Sistemas de Información

Los sistemas de información producen cambios significativos de tipo:

• Administrativos: Definen quién tiene qué información, cuándo y cómo.
• Culturales: Afectan las creencias y las formas de realizar las tareas.
• Políticos: Determinan quién hace qué a quién, cómo, cuándo y dónde.
• Organizacionales: Influyen en qué productos y servicios se producen, bajo qué condiciones y por quiénes.

Arquitectura de la Información

La arquitectura de la información es la forma específica que la tecnología de la información adopta en una organización para alcanzar metas o funciones específicas. Ayuda a reconocer problemas y encontrar soluciones, requiriendo un profundo conocimiento de los SI y una comprensión clara de las necesidades y requerimientos de la organización.

Estudio de los Sistemas de Información: Enfoques

Enfoque Técnico

Se apoya en una base matemática y física. Utiliza modelos de toma de decisiones y optimiza parámetros seleccionados de la organización, como el transporte, los costos y el control de inventarios.

• Ciencia de la computación
• Ciencia de la administración
• Investigación de operaciones

Enfoque Conductual

Se enfoca en el impacto de los SI en los grupos organizacionales y la sociedad. Estudia los problemas relacionados con las tecnologías y cómo afectan a los individuos, concentrándose en los cambios de actitudes, la organización y el comportamiento.

• Psicología
• Ciencia política
• Sociología

Enfoque Socio-Tecnológico

Este enfoque combina el trabajo teórico de la ciencia de la computación, la ciencia de la administración y la investigación de operaciones con una orientación práctica hacia la construcción y aplicación de sistemas. También atiende cuestiones conductuales, reconociendo que las soluciones a los problemas de los sistemas no son enteramente tecnológicas o conductuales, sino que requieren una comprensión de las perspectivas de todas las disciplinas. Ayuda a evitar un enfoque puramente técnico hacia los SI.

Nuevos Sistemas de Información: Retos Actuales

Los principales retos de los Sistemas de Información incluyen:

• Crear sistemas estratégicos que sean eficaces y competitivos.
• Comprender los requerimientos dentro de un entorno global y cambiante.
• Desarrollar SI que se integren a las metas y los objetivos de la organización.
• Asegurar la funcionalidad: que cumpla las expectativas y funciones para las que fue planeado, y que sea controlable y operable.
• Determinar el valor de negocio que el sistema aporta.