Para realizar una eficiente administración, los responsables de esta área deben controlar todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversión significativa que, si no se maneja de forma adecuada, puede convertirse en un problema que afectaría la gestión financiera de la empresa.

El Inventario en la Empresa

Una empresa que tenga un gran número de artículos de inventario debe analizar cada uno de ellos para determinar la inversión aproximada por unidad.

Apertura Temática: La Diversidad del Inventario

Una gran cantidad de organizaciones tienen en sus bodegas una gran variedad de artículos que no comparten las mismas características. Muchos de estos artículos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros son bastante costosos y representan gran parte de la inversión de la empresa.

Algunos artículos del inventario, aunque no son especialmente costosos, tienen una rotación baja y, en consecuencia, exigen una inversión considerable; otros artículos, aunque tienen un costo alto por unidad, rotan con suficiente rapidez para que la inversión necesaria sea relativamente baja.

El Sistema de Costeo ABC para la Priorización

En la mayoría de las empresas, la distribución de los artículos del inventario sigue una regla aproximada: el 20% de los artículos corresponden al 90% de la inversión total en inventario, mientras que el 80% restante de los artículos corresponden solamente al 10% de dicha inversión.

Es por ello que se hizo necesario formular un sistema de asignación de prioridad a las existencias que maneja la empresa: el sistema de costos basado en actividades o Costeo ABC.

Aplicación del Costeo ABC en el Control de Inventarios

La aplicación del sistema de costos ABC para el control de inventarios en una empresa comienza con la clasificación de artículos en grupos:

• Artículos «A»: Son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión. Representan aproximadamente el 20% de los artículos del inventario y absorben el 90% de la inversión. Suelen ser los más costosos o los que rotan más lentamente.
• Artículos «B»: Corresponden a la siguiente inversión en términos de costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 8% de la inversión.
• Artículos «C»: Son aquellos que, aunque numerosos, corresponden a la inversión más pequeña. Consisten aproximadamente en el 50% de todos los artículos del inventario, pero solo representan el 2% de la inversión total.

Aunque el sistema de costeo ABC tiene algunas deficiencias estructurales, es un método excelente para determinar el grado de intensidad de control que se debe dedicar a cada artículo del inventario.

Diferenciar el inventario en artículos «A», «B» y «C» permite a la empresa determinar el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.

• El control de los artículos «A» debe ser muy intensivo debido a la inversión considerable que representan. A este tipo de artículos se les deben implementar las técnicas más sofisticadas de control de inventario.
• Los artículos «B» se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas pero eficientes.
• Para los artículos «C», el control que se realiza es mínimo.

Tipos de Inventarios (Cuentas)

Para comprender los diferentes tipos de inventarios, es necesario tener claro qué son. El inventario es, por lo general, el activo más importante en una empresa. Asimismo, los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultados.

Aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, al ser esta su principal función y la que da origen a todas las demás operaciones, necesitan información constante, resumida y analizada sobre sus inventarios. Esto obliga a la apertura de una serie de cuentas y auxiliares relacionados con estos controles. Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes:

• Inventarios (inicial)
• Compras
• Devoluciones en compras
• Gastos de compras
• Ventas
• Devoluciones en ventas
• Mercancías en tránsito
• Mercancías en consignación
• Inventarios (final)

Control de Inventarios Justo a Tiempo (JIT)

El control de inventarios Justo a Tiempo (JIT), como su nombre indica, busca que los inventarios se adquieran e inserten en la producción en el momento exacto en que se necesitan. Esto requiere compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.

Una compañía puede reducir su inventario de producción en proceso mediante una administración más eficiente (esto se refiere a factores internos). Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos (proveedores).

Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede reducir la cantidad de materias primas. Respecto a los artículos terminados, si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y, de la misma manera, se reducen los inventarios de este tipo.

Técnicas de Control

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en el camino correcto.

La palabra «control» ha sido utilizada con varios sentidos diferentes:

• Control como función coercitiva y restrictiva: Para inhibir o impedir conductas indeseables (como llegar con atraso al trabajo o a clases, escándalos, etc.).
• Control como comparación con algún estándar de referencia: Como pesar una mercadería en otra balanza, comparar notas de alumnos, etc.
• Control como función administrativa: Es la cuarta etapa del proceso administrativo.

Factores del Control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

• Cantidad
• Tiempo
• Costo
• Calidad