Las Obligaciones Contables de la Empresa

Concepto de Contabilidad

La contabilidad es la ciencia que, siguiendo unas normas específicas, se encarga de registrar, representar, sintetizar y medir el patrimonio de una empresa con el fin de interpretar sus resultados y conocer su situación económica y financiera para informar a terceros.

Finalidad de la Contabilidad:

• Mostrar la situación patrimonial al inicio del ejercicio económico.
• Ofrecer información de las variaciones del patrimonio a lo largo del ejercicio económico.
• Determinar el beneficio o pérdida del ejercicio económico.
• Informar de la situación económica y financiera al finalizar el ejercicio económico.

El Plan General de Contabilidad (PGC)

La normativa mercantil es un conjunto de normas que regulan los diferentes aspectos de la actividad empresarial, entre los que se encuentra el registro de operaciones de la empresa, es decir, su contabilidad.

El Plan General de Contabilidad (PGC) es el texto legal que tiene como finalidad asesorar a las empresas para llevar su contabilidad de acuerdo con unos criterios, normas y principios generalmente aceptados. En España está vigente el PGC de diciembre de 2007, con el que se adaptó la contabilidad de las empresas españolas a la normativa europea.

Los Libros de Contabilidad

Según el artículo 25.1 del Código de Comercio:

“Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de la empresa y que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de inventarios y balances. Necesariamente llevarán, sin perjuicio de lo establecido en otras leyes, un libro de inventarios y cuentas anuales y otro libro diario.”

Los libros contables deben conservarse durante seis años a partir de la última anotación realizada, según la normativa mercantil.

Por último, y de acuerdo con el Código de Comercio, los libros contables obligatorios deben legalizarse, es decir, presentarse en el Registro Mercantil (existe un plazo de 3 meses después de la fecha de cierre del ejercicio para confeccionarlos y un mes más para presentarlos).

Libros Contables Obligatorios:

• Libro Diario: Documento contable obligatorio que recoge por orden cronológico todos los hechos contables que afectan a la composición y a la valoración del patrimonio de la empresa. Cada año comenzará el libro diario con el asiento de apertura; posteriormente, se recogerán día a día todos los hechos contables que se produzcan. Existe la posibilidad de agrupar varios hechos contables en una sola anotación o asiento por periodos máximos de 30 días.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Recoge los siguientes documentos:
  • Balance o Inventario Inicial: Es un documento contable obligatorio que recoge el recuento físico y detallado de todos y cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa. Por lo tanto, presenta el patrimonio de la empresa con todo el detalle posible.
  • Las Cuentas Anuales: Son el balance, la cuenta de resultados, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Las cuentas anuales forman una unidad y deben estar redactadas con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados del ejercicio.

Libros Contables No Obligatorios:

• Libro Mayor
• Libro de Caja
• Libro de Facturas Emitidas
• Libro de Facturas Recibidas
• Libro de Bancos
• Etc.

Detalle del Libro Mayor:

El Libro Mayor es un documento contable no obligatorio, pero que en la práctica realizan todas las empresas, ya que suministra mucha información. Concretamente, el libro mayor recoge por separado cada uno de los elementos patrimoniales de la empresa con todos sus movimientos o variaciones a lo largo del ejercicio.

Normas para la Elaboración de las Cuentas Anuales según el PGC

El PGC establece un modelo para cada una de las Cuentas Anuales y las siguientes Normas para su Elaboración:

1. Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de doce meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución.
2. Las cuentas anuales deberán ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de tres meses, a contar desde el cierre del ejercicio. A estos efectos, las cuentas anuales expresarán la fecha en que se hubieran formulado.
3. Las cuentas anuales deberán estar identificadas, indicándose de forma clara y en cada uno de los documentos su denominación, la empresa a que corresponden y el ejercicio al que se refieren.
4. Las cuentas anuales se elaborarán expresando sus valores en euros; si las cifras son de grandes magnitudes, se pueden recoger en miles de euros.
5. Existen dos modelos de cuentas anuales: el modelo normal u ordinario y el modelo abreviado. (Las pymes no están obligadas a elaborar el estado de flujos de efectivo).
6. Otras normas son:
   • En cada partida deberán figurar, además de las cifras del ejercicio que se cierra, las correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior.
   • No figurarán las partidas a las que no corresponda importe alguno en el ejercicio ni en el precedente.
   • Podrán añadirse nuevas partidas a las previstas en los modelos recogidos.
   • Podrá hacerse una subdivisión más detallada de las partidas que aparecen en los modelos.

Aspectos Clave de los Estados Contables

Objetivos Generales:

Se trata de conocer que las empresas deben elaborar obligatoriamente los estados contables que se estudian en este tema, y lo que recoge cada uno de ellos, así como conocer los conceptos que lo integran.

Objetivos Mínimos:

• Comprender e interpretar el balance como representación de la situación de la empresa en un momento dado, equilibrio y desequilibrio del balance, y establecer el modelo normalizado de balance empresarial.
• Conocer que la Cuenta de Pérdidas y Ganancias es una cuenta anual que informa sobre el beneficio y sus componentes.
• Entender la importancia que tiene este estado contable para los usuarios externos e internos.
• Conocer de forma sencilla el concepto de ingreso, gasto y resultados.
• Distinguir los ingresos y gastos fundamentales que puedan aparecer en un ejercicio económico.
• Discriminar los distintos tipos de resultados que existen en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias del PGC, solo por grandes conceptos y grandes partidas.
• Saber que existe un modelo normalizado y obligatorio de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, de la Memoria y del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto en el PGC, en dos versiones: normal y abreviado. Así como un Estado de Flujos de Efectivo para grandes empresas.

Detalle del Programa:

• El Balance Final
• La Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias
• Los Resultados de la Empresa
• La Memoria
• El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): Concepto
• El Estado de Flujos de Efectivo: Concepto

El Balance Final

Cuando se desea obtener información sobre la riqueza de una empresa, lo primero que debemos conocer es su estructura patrimonial. Es un estado contable en el que los elementos patrimoniales se agrupan por masas patrimoniales sin detalle de su composición ni características.

En este documento contable, los bienes y derechos se colocan en el Activo (ordenados de menor a mayor liquidez) y las obligaciones y el neto en el Pasivo (ordenados de menor a mayor exigibilidad). La información para confeccionar el Balance se obtiene de la mecánica contable.

El Balance es una representación del patrimonio empresarial en un momento concreto; por lo tanto, podemos decir que el Balance es “una fotografía del patrimonio de una empresa en un momento determinado”.

En resumen, podemos definir el Balance como un documento contable obligatorio y normalizado que forma parte de las cuentas anuales junto a la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo (los dos últimos son una novedad del nuevo PGC en vigor desde el 1 de enero de 2008).

Concretamente, el balance representa el patrimonio de la empresa en un momento determinado, distinguiendo claramente entre bienes y derechos que aparecerán en el activo ordenados de menor a mayor liquidez, y obligaciones que aparecerán en el pasivo ordenados de menor a mayor exigibilidad.

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias y los Resultados de la Empresa

La cuenta de pérdidas y ganancias es un documento contable obligatorio y normalizado que forma parte de las cuentas anuales y que informa del resultado obtenido durante un periodo de tiempo, así como de las causas que lo han originado. Refleja los ingresos y los gastos soportados por una empresa durante un periodo determinado. La diferencia entre ambos es el resultado generado durante dicho periodo.

RESULTADO = INGRESOS – GASTOS

• INGRESOS > GASTOS → BENEFICIOS
• INGRESOS

En la estructura de la cuenta de resultados se diferencian los resultados ordinarios propios de la explotación, de los que no lo son o de los que se originan en circunstancias de carácter extraordinario, los financieros y el total de los del ejercicio antes y después de impuestos:

1. Resultado de Explotación (BAIT): Ingresos de explotación – Gastos de explotación. Se considera explotación todo lo relacionado directamente con la actividad propia de la empresa. Ingresos de explotación son los obtenidos por la venta de productos o servicios relacionados con esa actividad propia de la empresa. Gastos de explotación, todos los relacionados con la actividad habitual de la empresa, es decir, las compras de materias primas, materiales, gastos de personal y las amortizaciones y otros gastos como publicidad, alquileres, transporte, energía, suministros, seguros…
2. Resultado Financiero: Ingresos financieros – Gastos financieros. Ingresos financieros son todos los intereses cobrados y cualquier otra plusvalía que se produzca como consecuencia de operaciones financieras. Gastos financieros todos los intereses pagados y cualquier otra minusvalía que se produzca como consecuencia de operaciones financieras. Aquí se incluyen, por ejemplo, los descuentos sobre ventas por pronto pago.
3. Resultado antes de Impuestos (BAT): Resultado de explotación + Resultado financiero.
4. Resultado del Ejercicio o Resultado Neto (B. NETO): Resultado antes de impuestos – Impuestos. En general, consideraremos como impuesto sobre el beneficio al Impuesto de Sociedades (30% del resultado).

Otras Cuentas Anuales

La Memoria

Se define como un documento contable obligatorio y normalizado que forma parte de las cuentas anuales. Concretamente, la memoria completa, amplía, comenta y justifica toda la información recogida en los demás estados contables (Balance, Cuenta de Resultados, etc.).

Según el PGC, la memoria recogerá, al menos, los siguientes apartados:

1. La actividad a la que se dedica la empresa y sus objetivos sociales.
2. Las bases de presentación de las cuentas anuales, fundamentalmente respecto a los principios contables aplicados, a los cambios que se produzcan en la estructura del balance y, en general, a todo lo que afecte a la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la empresa.
3. La distribución que se va a realizar de los beneficios obtenidos en el ejercicio.
4. Las normas de valoración aplicadas (precio de adquisición y coste de fabricación).
5. El análisis de los movimientos en las partidas de inmovilizado, existencias y fondos propios.
6. La composición del capital social.
7. Explicación de todas las deudas con plazo superior a 5 años y de todas aquellas que tengan garantía real.
8. El nombre de las empresas asociadas, si las hay.
9. La justificación de los gastos en Seguridad Social.
10. Cualquier otra información que la empresa considere oportuna (número de empleados).

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)

Concepto:

Este estado informa de todos los cambios habidos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio derivados de: el resultado del ejercicio, de subvenciones, donaciones o legados, de operaciones con los socios o propietarios de la empresa, etc.

Estado de Flujos de Efectivo (EFE)

Concepto:

Informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo (tesorería) y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por actividades. Se refiere a los movimientos de caja, bancos y activos financieros con vencimiento inferior a tres meses. Este documento solo es obligatorio para las grandes empresas; las pymes no tienen que elaborarlo.

Modelo de Balance: Activo, Patrimonio Neto y Pasivo

Activo No Corriente

• Inmovilizado Intangible: Propiedad industrial, Aplicaciones Informáticas, (Amortización Acumulada del Inmovilizado Intangible).
• Inmovilizado Material: Terrenos y Bienes Naturales, Construcciones, Instalaciones Técnicas, Maquinaria, Utillaje, Otras Instalaciones, Mobiliario, Equipos para Proceso de Información, Elementos de Transporte, Otro Inmovilizado Material, (Amortización Acumulada del Inmovilizado Material).
• Inversiones Financieras a Largo Plazo: Inversiones financieras a largo plazo en instrumentos de patrimonio, Créditos a largo plazo, Créditos a largo plazo por enajenación de inmovilizado, Imposiciones a largo plazo.

Activo Corriente

• Existencias: Mercaderías, Materias Primas, Combustibles, Repuestos, Material de Oficina, Envases, Productos Terminados.
• Deudores Comerciales y Otras Cuentas a Cobrar: Clientes, Clientes (efectos comerciales a cobrar), Deudores, Deudores (efectos comerciales a cobrar).
• Inversiones Financieras a Corto Plazo: Inversiones financieras a corto plazo en instrumentos de patrimonio, Créditos a corto plazo, Créditos a corto plazo por enajenación de inmovilizado, Imposiciones a corto plazo.
• Efectivo: Bancos (cuenta corriente), Caja (euros).

Patrimonio Neto

• Capital Social
• Capital
• Reserva Legal
• Reservas Voluntarias
• Reservas Estatutarias
• Resultado del Ejercicio

Pasivo No Corriente

• Deudas a largo plazo con entidades de crédito
• Deudas a largo plazo
• Proveedores de Inmovilizado a largo plazo
• Efectos a pagar a largo plazo

Pasivo Corriente

• Deudas a corto plazo con entidades de crédito
• Deudas a corto plazo
• Proveedores
• Proveedores de Inmovilizado a corto plazo
• Efectos a pagar a corto plazo
• Acreedores por prestaciones de servicios
• Acreedores (efectos comerciales a pagar)

Fórmulas Contables y Financieras

Balance:

• Ecuación Fundamental del Patrimonio (EFP): Activo = Patrimonio Neto + Pasivo
• Fondo de Maniobra (FM): Activo Corriente – Pasivo Corriente
  • Si FM = 0: La empresa puede presentar problemas de liquidez.
  • Si FM > 0: La empresa es solvente a corto plazo.
  • Si FM

Beneficio y Punto Muerto:

• Coste Total (CT): CT = Costes Fijos (CF) + Costes Variables (CV)
• Costes Variables (CV): CV = Coste Variable Unitario (CVu) × Cantidad (Q)
• Ingresos (I): I = Precio (P) × Cantidad (Q)
• Beneficio (B): B = I – CT
• Punto Muerto (PM): PM = CF / (P – CVu)
• Margen Unitario: Margen Unitario = P – CVu

Umbral de Producción:

• Umbral de Producción (UP): UP = Costes Fijos de Fabricación (CF fab) / (Precio de Compra (P comp) – Coste Variable Unitario de Fabricación (CVu fab))
• Coste Total de Fabricación (CT fab): CT fab = CF fab + CVu fab × Q
• Coste Total de Compra (CT comp): CT comp = 0 + CVu comp × Q

Costes y Valoración de Proyectos:

• Payback (PR): PR = Inversión Inicial (A) / Flujo de Caja (Q)
• Periodo de Recuperación (PR): Acumular los flujos de caja (Qi) hasta que la suma sea igual a la Inversión Inicial (A).
• Valor Actual Neto (VAN) para flujos de caja variables: VAN = -A + Q1/(1+k) + Q2/(1+k)² + Q3/(1+k)³ + …
• Valor Actual Neto (VAN) para flujos de caja constantes: VAN = -A + Q × [(1+k)ⁿ – 1] / [k × (1+k)ⁿ]

Productividad:

• Productividad Global (PG): PG = Valor total de producción / Coste total de factores
• Tasa de Variación de la Productividad Global (TV PG): TV PG = [(PG2 – PG1) / PG1] × 100%