Planificación de Recursos Humanos: Gestión Estratégica de la Plantilla

La planificación de recursos humanos (RRHH) es una técnica fundamental para determinar de forma sistemática la provisión y demanda de empleados que una organización tendrá. Al determinar el número y el tipo de empleados que serán necesarios, el departamento de personal puede planificar sus tareas de reclutamiento, selección, capacitación, etc. Permite al departamento de RRHH suministrar a la organización el personal adecuado en el momento preciso.

Las organizaciones deberán identificar sus necesidades de personal a corto y a largo plazo (un año vista). El largo plazo puede extenderse a 5, 10 o 20 años, e incluso a muy largo plazo (más de 20 años).

Ventajas de la Planificación de RRHH

• Mejora el empleo de los recursos humanos.
• Permite la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos generales de la empresa.
• Se economizan las contrataciones.
• Expande la base de datos de personal para apoyar otros campos.
• Permite coordinar varios programas, como la obtención de mejores niveles de productividad mediante la aportación de personal más capacitado.

Una organización de tamaño reducido también puede lograr estas ventajas, pero su mejoría en efectividad puede resultar considerablemente menor. Debido a la escala reducida de sus operaciones, probablemente las ventajas de la planificación no igualen en algunos casos a los costes para las empresas muy pequeñas. Sin embargo, estas organizaciones también pueden beneficiarse del conocimiento de esta técnica, especialmente cuando están creciendo.

Causas de la Demanda de Recursos Humanos

La demanda de personal en una organización puede originarse por diversos factores:

1. Cambios en el entorno: Factores políticos, económicos, tecnológicos, sociales, etc.
2. Cambios en la propia organización:

Factores Organizacionales que Influyen en la Demanda de RRHH

A) Planes Estratégicos

Mediante el plan estratégico, toda la empresa fija objetivos a largo plazo, por ejemplo: la obtención de tasas de crecimiento, el desarrollo de nuevos productos, mercados o servicios, etc. Estos objetivos determinan el número de empleados que serán necesarios en un futuro. Para alcanzar estos objetivos a largo plazo, los especialistas en RRHH desarrollan planes que coinciden con el plan estratégico. A corto plazo, estos planes estratégicos se hacen operativos en forma de presupuesto. Los aumentos o recortes en los presupuestos constituyen, a corto plazo, el factor de influencia más significativo de las necesidades de RRHH.

B) Pronósticos de Ventas y Producción

Son menos exactos que los presupuestos, pero pueden proporcionar informes rápidos sobre cambios a corto plazo en la demanda de RRHH. Por ejemplo: la cancelación de un importante pedido podría llevar a la congelación de programas de contratación, incluso si los planes iniciales contemplaban nuevas contrataciones.

C) Reorganización o Rediseño de Puestos y Cambios en la Fuerza de Trabajo

Estos incluyen jubilaciones, despidos, licencias, defunciones, permisos, etc. Cuando estos fenómenos influyen a un número considerable de empleados, la experiencia obtenida en ocasiones anteriores puede servir como indicador para la acción que debe emprenderse, pero siempre considerando la aparición de nuevos factores que puedan sugerir la conveniencia de cambiar prácticas del pasado.

Técnicas para Pronosticar la Demanda de RRHH

Existen diversas metodologías para prever las necesidades futuras de personal:

1. Técnicas basadas en la experiencia: En las organizaciones pequeñas, el director de operaciones o el gerente de personal pueden poseer toda la información necesaria. En organizaciones mayores, el método más simple consiste en la consulta directa a los gerentes.
2. Técnicas basadas en tendencias (extrapolación) o en el análisis estadístico: Consisten en extrapolar datos del pasado y realizar análisis estadísticos para proyectar futuras necesidades.

Fuentes de Reclutamiento de Personal

Una vez conocida la demanda futura de RRHH, los departamentos de personal proceden a cubrir las plazas vacantes. Existen dos fuentes principales de suministro de personal:

• La interna: El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos, o que pueden absorber entre sus funciones las que se pretenden cubrir.
• La externa: El suministro externo se compone de la oferta de mano de obra externa, por ejemplo: empleados de otras compañías, desempleados, estudiantes, etc.

Cálculo del Suministro Interno de Personal

El cálculo del suministro interno implica mucho más que llevar cuenta del número de empleados; se deben conocer sus cualificaciones con el fin de prever qué nuevos puestos se pueden cubrir con los empleados actuales. La información se registra en un documento que recibe el nombre de “formulario de promociones potenciales” o “inventario de RRHH”.

Si bien los inventarios para todo el personal son importantes, los que se destinan al personal gerencial son esenciales. En estos casos, la fórmula empleada suele ampliarse para incluir puntos como los siguientes:

• Responsabilidades del puesto.
• Número de empleados a cargo.
• Presupuesto total a cargo.
• Deberes de los subordinados.
• ¿Qué tipo/s de empleado/s supervisa?
• Capacitación gerencial recibida.
• Labores gerenciales anteriores.

Cuadros de Reemplazo y Promoción Potencial

Constituyen una representación gráfica de las responsabilidades específicas de sustitución dentro de una organización. Esta información se obtiene del “formato de promociones potenciales”. Tienen una estructura muy similar a la de un organigrama. Se describen varios puestos de la organización y la situación actual de varios candidatos. El potencial de reemplazo se compone de dos variables: desempeño actual e idoneidad de la promoción.

Desempeño Actual

Se determina en gran medida por las evaluaciones periódicas. Las opiniones de otros gerentes y de los subordinados también pueden contribuir a las evaluaciones del desempeño.

Idoneidad de la Promoción

Se basa, esencialmente, en el desempeño actual y en las previsiones de los superiores inmediatos sobre el éxito que puede obtenerse en otro puesto.

Sumarios de Sustitución

Con el fin de proporcionar un suplemento a estos cuadros, se elaboran los sumarios de sustitución. Serían una lista de posibilidades de reemplazo que existen para cada puesto, incluyendo ventajas y desventajas. Las compañías suficientemente grandes como para hacer planificación de personal, las utilizan para que los ejecutivos puedan consultar los datos sobre reemplazo cada vez que tengan una vacante. Estos sumarios indican también qué puestos de la compañía carecen de sustituto potencial.