Secretaría y archivo

3.1 Conservación de la documentación

Hemos de distinguir entre:

• Información. Informar es hacer saber, dar noticia de una cosa.
• Documentación. Un documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho.

La necesidad de guardar la documentación surge de dos aspectos fundamentales: la necesidad de información y la normativa legal.

Necesidad de información

Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza la empresa constituyen su vida empresarial y son fuentes de información. La necesidad de guardar la información surge del interés propio de la empresa.

Normativa legal

Según el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exculpa del deber a que se refiere el párrafo anterior y, si hubiese fallecido, recaería sobre sus herederos.

La Agencia Tributaria estipula que los empresarios deben guardar durante cuatro años la documentación de los impuestos declarados.

El archivo

Archivo es el lugar, físico o electrónico, donde se conserva el conjunto de los documentos de una empresa.

¿Para qué sirve?

• Ser un centro activo de información.
• Tener perfectamente ordenados y conservados los documentos que contiene.
• Constituir la memoria de la empresa, es decir, su historial.

Clases de archivos

1. Por ubicación y contenido:

• General. Todos los documentos están concentrados en un lugar.
• Por departamentos. Los documentos se distribuyen en distintas secciones.

2. Por la forma de crearlo y utilizarlo:

• Manual. No se utiliza ningún proceso de mecanización. Únicamente requiere un esfuerzo físico de búsqueda y localización.
• Informático. Se utiliza el ordenador. En la actualidad se dispone de programas que realizan estas funciones de archivo y clasificación. Para garantizar su seguridad, la empresa debe realizar copias de seguridad de lo almacenado.

Mecanización de la información

El ordenador se ha convertido en el elemento material por excelencia para el manejo de información. Hoy en día, las aplicaciones de uso general son las siguientes:

• Procesador de texto. Programa que posibilita el uso del ordenador para las técnicas de comunicación. Algunos de los procesadores de texto más habituales son: Word, Writer (OpenOffice), etc.
• Base de datos. Programa informático mediante el cual podemos tener almacenados una serie de datos y trabajar con ellos. Access y front end son tipos o interfaces habituales en el manejo de bases de datos.
• Hoja de cálculo. Programa informático que facilita el cálculo; se utiliza sobre todo para realizar presupuestos, listas de precios, cálculo financiero y estadísticas. Las aplicaciones Excel y Calc son ejemplos de hojas de cálculo.

Red de transmisión de datos

Conjunto formado por los equipos y medios físicos informáticos que permiten el intercambio de información entre diferentes usuarios a distancia. Estas redes pueden ser de ámbito local o de ámbito global.

Intranet. Red de ordenadores privados, conectados entre sí, que permiten el intercambio de información interna.

Además, existen en el mercado los llamados paquetes ofimáticos que tienen integrados los programas anteriores.

Técnicas de comunicación escrita

En la actualidad, las aplicaciones informáticas permiten crear distintos modelos y plantillas de cartas, citaciones, actas, certificados, etc., que son usadas como base de la comunicación tanto externa como interna de la empresa. Muchas de estas comunicaciones formales todavía se realizan en papel, pero dada su inmediatez y al escaso coste que implica, el medio de comunicación más común utilizado en el mundo empresarial es el correo electrónico.

Carta comercial

Carta comercial. Comunicación escrita utilizada dentro del ámbito empresarial para tratar temas como: inicio de relaciones comerciales, pedidos, pagos, etc.

Informe

Informe. Un informe es un conjunto de hechos, datos y circunstancias sobre acontecimientos internos y externos de la empresa, ordenados de manera que permitan una rápida comprensión y valoración de los mismos.

Notas interiores

Notas interiores. Las notas interiores son aquellas comunicaciones que se llevan a cabo dentro del ámbito de la empresa o entidad. Se utilizan como medio de comunicación entre departamentos, secciones o personas cuando su forma de organización lo requiere.

Citación

Citación. La citación es una comunicación breve que se envía a los componentes de una sociedad para convocarles a una reunión o asamblea, comunicándoles el día, la hora y el lugar.

Acta

Acta. El acta es una comunicación de régimen interior que sirve para dar fe de cuanto ha sucedido en una reunión.

Certificado

Certificado. Un certificado es una comunicación mediante la cual se da fe de la veracidad de un hecho.

Currículum vitae

Currículum vitae. El currículum es un historial en el que se relacionan todos los datos de una persona.

Provisionamiento

Proveedores

Se denomina proveedores a quienes suministran a las empresas los bienes objeto de su actividad.

Condiciones que se establecen por el acuerdo

En su relación con los proveedores, a la empresa se le plantean varias cuestiones:

1. Búsqueda de proveedores.
2. Evaluación de los mismos.
3. Elección.

Búsqueda de proveedores

Lugares de información comunes para todo tipo de empresas:

• Guía telefónica, páginas amarillas.
• Publicidad en prensa y en medios audiovisuales.
• Ayuntamientos, comercio y Cámaras de Comercio.

Lugares de información específicos de determinadas actividades:

• Asociaciones y gremios empresariales por sectores de actividad.
• Ferias, lugares donde se dan a conocer las empresas con sus productos y servicios.

Otras actividades de búsqueda

• Visitas a polígonos industriales.
• Viajes a otras ciudades.
• Viajes al extranjero.
• Investigación de las empresas competidoras con el fin de conocer sus proveedores.

Valoración de las experiencias adquiridas en las relaciones comerciales

• Devoluciones.
• Calidad.
• Pedidos no servidos.

Fórmulas de medida:

• Medida de devoluciones = valor en euros de pedidos devueltos / valor en euros del pedido total.
• Medida de pedidos no servidos = valor en euros de pedidos no servidos / valor en euros de la totalidad de pedidos.
• Medida de deterioros = valor en euros de mercancía deteriorada / valor en euros de mercancía pedida.

Estudio del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

Concepto

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava: 1) las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios o profesionales; 2) las adquisiciones intracomunitarias de bienes; y 3) las importaciones de bienes.

Características

El IVA es un impuesto indirecto que recae sobre el consumo de bienes y servicios, trasladándolo al consumidor final.

Para los empresarios y profesionales (que colaboran con la Agencia Tributaria en la recaudación y liquidación de impuestos) el IVA es neutral, es decir, no afecta a sus costes.

IVA repercutido – IVA soportado = (+) Ingresar en Hacienda o (-) Devolver al empresario.

Territorio de aplicación

Se aplica en todo el territorio peninsular y en las Islas Baleares. Por tanto, el IVA no será de aplicación en Canarias, ni en Ceuta ni en Melilla.

La creación del Mercado Interior en la Unión Europea determina el territorio intercomunitario, con la supresión de fronteras fiscales en este ámbito, formado por los territorios de todos los Estados miembros.

Hecho imponible

Constituyen el hecho imponible las entregas de bienes y las prestaciones de servicios realizadas por empresarios o profesionales a título oneroso, con carácter habitual u ocasional, en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional.

Operaciones no sujetas

La ley no considera estas operaciones como constitutivas del hecho imponible. Son las siguientes transmisiones de bienes y derechos:

1. La transmisión de la totalidad del patrimonio empresarial o profesional del sujeto pasivo en favor de un solo adquiriente, cuando éste continúe la actividad empresarial o profesional del transmitente.
2. Las entregas de muestras o prestación de servicios realizadas de forma gratuita con el fin de promocionar artículos o actividades empresariales o profesionales.
3. Las entregas de impresos u objetos de carácter publicitario.
4. Los servicios prestados por trabajadores asalariados a las empresas para las que trabajan.
5. Los servicios prestados a las cooperativas de trabajo asociado por los socios de las mismas y los prestados a las demás cooperativas por sus socios de trabajo.
6. Las entregas de bienes y prestaciones de servicios de los entes públicos (Estado, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos).
7. Las entregas de dinero como contraprestación a entregas de bienes o prestación de servicios, al estar ya sujetas estas entregas.

Devengo del impuesto

Es el momento en que se origina la obligación de pago.

• Entregas de bienes. Se devenga el impuesto cuando estas se ponen a disposición del adquiriente.
• Prestaciones de servicios. El devengo se produce cuando se prestan, ejecutan o efectúan las operaciones gravadas.

Sujetos pasivos

Empresarios y profesionales que realicen entregas de bienes y prestaciones de servicio sujetas al impuesto.

Repercusión del IVA

Los sujetos pasivos deberán repercutir íntegramente el importe del impuesto sobre aquel para quien se realice la operación gravada, quedando este obligado a soportarlo.

1. Forma de realizar la repercusión. La repercusión del impuesto deberá hacerse mediante factura o documento análogo. La cuota deberá estar separada de la base imponible.
2. Cuándo se debe realizar la repercusión. Debe ser realizada en el momento en que se expida la factura.

Exenciones: plena y limitada

Las exenciones constituyen el hecho imponible, pero la ley las excluye de la obligación de tributar y son una excepción dentro de la aplicación del IVA. La operación exenta implica no repercutir el IVA al destinatario. Los sujetos pasivos que realicen operaciones exentas no tienen derecho a deducirse del total el IVA soportado en sus compras.

Servicios públicos postales

No se incluyen: a) los transportes de pasajeros; b) las telecomunicaciones.

Asistencia sanitaria

• Transporte de enfermos.
• Asistencia social.
• Educación y enseñanza.
• Instituciones religiosas cuando realicen actividades de naturaleza sanitaria, social y de enseñanza.
• Deporte y cultura.
• Operaciones de seguro.

Operaciones financieras

Están exentas, entre otras:

• Depósitos en efectivo.
• Concesión de créditos y préstamos.
• Transferencias, giros, cheques.
• Transmisión de efectos y órdenes de pago.
• Operaciones con valores mobiliarios.

Operaciones inmobiliarias

Están exentas las segundas y ulteriores entregas de edificaciones, incluidos los terrenos donde se enclavan.

Exportación

Las operaciones de exportación están exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido. Como consecuencia de la creación del Mercado Único Europeo, el término de exportación se refiere a los envíos de bienes a terceros países, así como a Canarias, Ceuta y Melilla.

Partidas incluidas: comisiones, transportes, seguros, intereses por pago aplazado, tributos (excepto IVA), envases, embalajes e importe de contraprestación.

Partidas que reducen la base imponible: envases y embalajes devueltos, descuentos y bonificaciones posteriores y devoluciones de ventas.

Tipos impositivos en el IVA

• Tipo ordinario (21%). El tipo ordinario (21%) se aplicará en todos aquellos casos en los que no sean válidos el tipo reducido y el superreducido.
• Tipo reducido (10%).
  • Entrega de bienes: alimentación en general, excepto bebidas alcohólicas y tabaco; aguas para alimentación y riego; y viviendas.
  • Prestación de servicios: transporte de viajeros y equipajes, hostelería, servicios de peluquería y obras de albañilería.
• Tipo superreducido (4%). Pan común, cereales, leche, queso, huevos, frutas, verduras, hortalizas, legumbres, tubérculos naturales y medicamentos.

Deducciones

Los empresarios y profesionales que sean sujetos pasivos del IVA podrán deducir las cuotas soportadas por las adquisiciones que hayan realizado en el mismo periodo de liquidación de las cuotas devengadas por las operaciones gravadas en dicho periodo.

Derecho a deducir

Tendrán derecho a deducir los sujetos pasivos del impuesto que cumplan, entre otros, con los siguientes requisitos: tener la condición de empresario o profesional.

Cuotas deducibles

Serán deducibles las cuotas devengadas soportadas por repercusión directa mediante las siguientes operaciones:

• Las importaciones de bienes.
• Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.

Los empresarios y profesionales solamente podrán deducir las cuotas soportadas por la adquisición de bienes y servicios que estén directa y exclusivamente afectadas a sus actividades empresariales o profesionales.

Compensación y devolución

Las cuotas soportadas en cada periodo de liquidación se deducirán de las devengadas durante el mismo periodo en las declaraciones presentadas. El derecho a la deducción solo se podrá ejercitar al efectuar la declaración-liquidación.

Cuando las cuotas soportadas sean mayores que las devengadas o repercutidas, Hacienda es deudora del sujeto pasivo, quien podrá optar por solicitar la devolución o compensar la diferencia en las declaraciones-liquidaciones posteriores.

Liquidación del impuesto

• 1º trimestre, fecha de presentación: 1 al 20 de abril.
• 2º trimestre, fecha de presentación: 1 al 20 de julio.
• 3º trimestre, fecha de presentación: 1 al 20 de octubre.
• 4º trimestre, fecha de presentación: 1 al 30 de enero.

La declaración resumen trimestral se hace en el modelo 33.

Declaración resumen anual

Junto con la declaración-liquidación del último periodo, se presentará una declaración resumen anual. La declaración se realiza en el modelo 390.

Presentación telemática de autoliquidaciones: es de carácter obligatorio para las empresas, que deben entregarlo telemáticamente.

Obligaciones formales

Los sujetos pasivos del IVA están obligados a:

• Expedir y entregar facturas o documentos equivalentes y conservar duplicado de los mismos (también se deben conservar las facturas recibidas).
• Llevar la contabilidad y los libros-registros establecidos.

La contabilidad debe permitir determinar

• El importe del IVA repercutido a sus clientes.
• El importe del IVA soportado.

Presentar las declaraciones-liquidaciones correspondientes e ingresar el importe del impuesto resultante, así como una declaración-resumen anual.

Libros registros obligatorios

Los empresarios o profesionales sujetos pasivos del IVA deberán llevar los siguientes libros:

• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de operaciones intracomunitarias.

Los libros pueden ser llevados de forma informatizada, en cuyo caso se exige que se conserven durante el periodo obligatorio los archivos digitales, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos.

Regímenes especiales

Con el fin de adaptar el IVA a las distintas peculiaridades de los diversos sectores económicos, se establecen diversos regímenes especiales:

1. El régimen simplificado.
2. El régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
3. El régimen especial de agencias de viajes.
4. El régimen del recargo de equivalencia.

1. Sujeción obligatoria

• Agencias de viajes.
• Recargo de equivalencia (minoristas).

2. Sujeción voluntaria

Se da en el resto de los regímenes especiales, y su aplicación se realizará de dos maneras:

• Simplificado.
• Agricultura, ganadería y pesca.

Forma de emitir el pedido

La comunicación que entre el comprador y el vendedor se establece a través del pedido se puede llevar a cabo de varias formas:

• Visita del vendedor o de su representante al comprador.
• Comunicación telefónica.
• Carta comercial.
• Fax.
• Correo electrónico.

Albarán

Es un documento que acredita la entrega de las mercancías con detalle de las mismas. El vendedor lo realiza por duplicado, entregando una copia al comprador, quien lo firma al recibir dichas mercancías.

Factura

Es un documento que recoge detalladamente toda la información que origina la operación de compraventa. Además, la factura sirve como justificante y prueba de la operación realizada.

Normas mercantiles: Código de Comercio

Valor de la factura como prueba. Lo expresa el Código de Comercio en su artículo 32: «el valor probatorio de los libros de empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas del Derecho».

Descuentos

• Descuentos comerciales. Se realizan en función del producto. Se aplican a determinados productos atendiendo a sus características o a situaciones especiales (promociones y ofertas).
• Descuento por pronto pago. El vendedor incentiva el hecho de que se le pague sin aplazamiento.
• Descuento por volumen (rappel). Incentiva las compras que supongan una mayor cantidad de artículos. Se establece para un periodo determinado; a su finalización el vendedor abona el importe correspondiente.

Proveedores (detalle)

A) Búsqueda

Lugares comunes: guías telefónicas, cámaras de comercio…

Lugares específicos: ferias del sector, publicaciones especializadas.

Otros: viajes nacionales y al extranjero.

B) Evaluación

Análisis con el proveedor:

• Relación del proveedor con la empresa: depende principalmente de la cercanía, precio, calidad del producto y el plazo de entrega.
• Organización interna: hay que conocer la estructura y capacidad del proveedor.
• Valoración del producto: demoras, retrasos, calidad.

C) Elección

Evaluación de ofertas.

El ciclo de la compra

Está compuesto por los siguientes pasos:

• Determinación de las necesidades: es decir, saber qué comprar.
• Selección de proveedores que mejor se ajusten.
• Realización de la compra mediante el pedido.
• Puesta a disposición por parte del vendedor de la mercancía.
• Pago al proveedor.

Proceso administrativo de la compra

Se caracteriza por los siguientes pasos:

• Emisión y seguimiento del pedido.
• Recepción e inspección de la mercancía.
• Comprobación de la factura.
• Pago de la factura.

El albarán

Es un documento que acredita la entrega de las mercancías. Sirve de prueba en caso de desacuerdo en la operación de compraventa.

Al entregar la mercancía al cliente, ésta irá acompañada de 2 copias; una de ellas debe ser firmada por el cliente y devuelta al proveedor como justificante de que ha recibido la mercancía, y la otra quedará para el comprador.

El albarán debe tener en cuenta la siguiente información:

• Identificación de la empresa vendedora.
• Detalles del envío.
• Lugar donde el comprador firma para acreditar el envío.
• Observaciones relativas al envío.

La información mínima que debe tener es la siguiente:

• Información de la empresa que efectúa la venta: dirección, nombre, CIF o NIF.
• Datos de la empresa compradora: igual que el anterior.
• Datos relacionados con la factura: número de la factura y serie a la que pertenece, fecha y localidad en que ha sido expedida, referencia del albarán.
• Descripción y referencia de los artículos vendidos indicando la cantidad, color, etc.
• Importe bruto: es la suma de todos los precios.
• Descuento aplicado.
• Gastos de la operación.
• Base imponible.
• Impuesto aplicable y el tipo impositivo.
• El total de la factura será la suma de la base imponible y la cuota tributaria.

¿Quién debe emitir una factura?

Los empresarios o representantes, sean personas físicas o jurídicas, tienen la obligación de emitir la factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de la actividad. Deben ser objeto de facturación la totalidad de la entrega de bienes o prestaciones de servicios realizados por los empresarios y profesionales en el ejercicio de la actividad.

Estudio del impuesto sobre el valor añadido: conceptos tributarios

La Ley General Tributaria distingue tres clases de tributos:

• Tasas. Es el tributo que se paga obligatoriamente por parte de quien utiliza el dominio público.
• Contribuciones especiales. Son tributos que se cargan por el beneficio obtenido por los particulares como consecuencia de la realización de una actividad pública.
• Impuesto. Es una detracción económica impuesta por los poderes públicos sin contrapartida y atendiendo a la capacidad de cada uno.

Elementos básicos de los tributos

• Hecho imponible. Es la operación causante de la obligación de contribuir.
• Sujeto pasivo. Es la persona física o jurídica sobre la que recaen las obligaciones.
• Base imponible. Es la cuantificación monetaria de las operaciones sujetas al impuesto.
• Tipo impositivo. Es el porcentaje aplicable a la base imponible.
• Cuota. Es el resultado de multiplicar la base imponible por el tipo impositivo.

Deuda tributaria

Deuda tributaria. Es el importe que hay que ingresar a la administración pública.

Fórmula: Deuda tributaria = cuota – deducciones + recargos + intereses de demora.

Características del impuesto

• Directos. Son aquellos que tienen en cuenta la capacidad de pago del contribuyente.
• Indirectos. Graban el consumo o la aplicación de la renta del contribuyente.
• Proporcionales. Impuestos cuyo tipo impositivo no varía según el nivel de la renta.
• Progresivos. El tipo impositivo aumenta a medida que aumenta la renta.