Comunicación Interna

La comunicación interna es aquella en la que el mensaje se dirige hacia el personal de la empresa. Su objetivo principal es:

• Informar sobre sucesos y reportar incidencias.
• Coordinar actividades y organizar tareas.
• Controlar, motivar y liderar al equipo.

Para llevar a cabo este tipo de comunicación, se utilizan diversos medios, como:

• Murales y tablones de anuncios.
• Intercomunicadores y teléfonos.
• Internet (intranet, correo electrónico).
• Circulares, memorandos y cartas.
• Publicaciones, informes y reportes.
• Reuniones, charlas y eventos corporativos.

Tipos de Comunicación Interna

Comunicación Formal

La comunicación formal es aquella en la que el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y se dirige a un integrante de un nivel jerárquico inferior, superior o del mismo nivel, siguiendo los canales establecidos formalmente por la empresa.

Comunicación Informal

La comunicación informal es aquella en la que el mensaje circula entre los miembros de la empresa sin conocer con precisión su origen y sin seguir los canales establecidos formalmente por la empresa.

Comunicación Vertical Ascendente

La comunicación vertical ascendente es aquella en la que el mensaje surge en un nivel jerárquico inferior (por ejemplo, un subordinado o un operario) y va dirigido a un nivel jerárquico superior (como la dirección o un jefe). Se presenta en forma de:

• Sugerencias
• Propuestas
• Reclamos

Barreras de la Comunicación Vertical Ascendente:

• Falta de costumbre de escuchar por parte de los superiores.
• Interrupción o filtrado del mensaje en algún nivel jerárquico.
• Silencio o reticencia de los subordinados a expresarse.

Comunicación Vertical Descendente

La comunicación vertical descendente es aquella en la que el mensaje se origina en un nivel jerárquico superior (como la dirección o un jefe) y va dirigido a un nivel jerárquico inferior (por ejemplo, un subordinado o un operario). Se presenta en forma de:

• Órdenes
• Instrucciones
• Enseñanzas
• Correcciones

Barreras de la Comunicación Vertical Descendente:

• Estilos de dirección autoritarios o poco claros.
• Demostración excesiva de poder, que puede intimidar.
• La dimensión o complejidad de la empresa.

Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal es aquella que se da entre integrantes de un mismo nivel jerárquico. Su principal función es facilitar la coordinación de actividades.

Barreras de la Comunicación Horizontal:

• Diferencias en el lenguaje profesional o jerga departamental.
• La importancia que cada departamento se atribuye a sí mismo (silos).
• Antagonismos o rivalidades entre equipos.
• Dificultades específicas en la comunicación entre departamentos (ej. marketing, trade marketing).

Comunicación Diagonal

La comunicación diagonal implica comunicaciones mantenidas con representantes de diferentes niveles dentro de la organización. Sus objetivos incluyen:

• Fomentar una mayor relación interdepartamental para descompartimentar la empresa.
• Lograr un punto de encuentro más fácilmente si el esfuerzo es recíproco.
• Evitar exacerbar la división funcional, buscando ocasiones de contacto.

El funcionamiento adecuado de estos cuatro niveles de comunicación interna es crucial para evitar la aparición de rumores y garantizar un modelo de comunicación organizacional excelente.

Herramientas de Comunicación Interna

Medios Orales

• Conversaciones informales en el despacho.
• Entrevistas individuales.
• Reuniones de trabajo.
• Cursos, seminarios y conferencias.
• Convenciones y asambleas.

Medios Escritos

• Boletines u hojas informativas.
• Revistas de empresa.
• Cartas al personal.
• Buzones de sugerencias.
• Tablones de anuncios, paneles o murales.

Medios Informáticos

• Intranet.
• Directorio telefónico digital o sistemas de llamadas.
• Newsletters digitales.
• Vídeos corporativos.

Medios Combinados

Se refiere a la utilización conjunta de varios de los medios anteriores para optimizar la difusión del mensaje.

Comunicación Externa

La comunicación externa es aquella en la que el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, a consumidores, el público en general, grupos de opinión, etc. Sus objetivos incluyen:

• Informar sobre la existencia de un producto o servicio, así como sus principales beneficios o características.
• Dar a conocer las actividades en las que participa la empresa.

Para llevar a cabo este tipo de comunicación, se utilizan diversos medios, como:

• Televisión, radio y prensa.
• Llamadas telefónicas y envío de correos electrónicos.
• Internet (sitios web, redes sociales).
• Afiches, carteles, volantes y paneles publicitarios.
• Tarjetas de presentación, cartas publicitarias, catálogos y folletos.

Un aspecto fundamental en la comunicación externa son las relaciones públicas. A través de la participación en eventos, actividades, seminarios y labores sociales, se busca crear y mantener una buena imagen y reputación de la empresa.

Herramientas de Comunicación Externa

• Notas y comunicados de prensa: Ideales para informar a los medios sobre productos, servicios y novedades corporativas.
• Publicidad: Un canal ampliamente utilizado que puede incluir radio, televisión, prensa, street marketing, entre otros.
• Página web corporativa: Herramienta esencial y normalizada, sirve como punto de referencia para que los públicos objetivo obtengan información, adquieran productos o servicios.
• Blogs: Un excelente canal para ofrecer información adicional y de valor añadido relacionada con el ámbito de trabajo de la empresa.
• Redes sociales: Se han consolidado como uno de los principales canales debido a su facilidad para segmentar públicos y su amplio alcance.