Ecuación Patrimonial

Es el resultado de comparar los recursos o activos que son propiedad de la empresa con las obligaciones internas (patrimonio) y las externas (pasivo).

• Activo = Pasivo + Patrimonio
• Pasivo = Activo – Patrimonio
• Patrimonio = Activo – Pasivo

El Plan de Cuentas Contables

Es una lista que presenta las cuentas en un orden sistemático y conveniente para facilitar el registro de los hechos contables. Se estructura a través de números y letras, conformando un código para cada una de las cuentas en uso en un sistema contable.

Características de un Código Contable

El plan de cuentas representa una herramienta útil para el registro de las transacciones, por cuanto los registros se realizan por medio de sistemas automatizados que han sustituido los registros manuales. El primer paso para diseñar un plan de cuentas es establecer el código contable que identificará cada cuenta; para ello, debemos considerar las siguientes características:

• Flexibilidad: Es la característica que permite, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes.
• Clasificación adecuada: El plan de cuentas debe estar clasificado de acuerdo con las normas de contabilidad vigentes, por ejemplo, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Una presentación adecuada de los activos y pasivos es distinguirlos entre corrientes y no corrientes; por lo tanto, un código de cuenta debe contar con estos grupos.
• Jerarquización: Significa que el plan de cuentas debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de los elementos que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.
• Descripciones claras: La claridad de las descripciones ayuda a asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.

Definición del Plan de Cuentas

El plan de cuentas es una lista estructurada de conceptos o asuntos utilizada para acumular y extraer información sobre las transacciones realizadas por la entidad, lo cual facilita la consecución del objetivo principal de la contabilidad.

Codificación Contable

Es el proceso mediante el cual se le asigna un código a cada cuenta, compuesto de números y/o letras, de acuerdo con la clasificación de estas y con base en la estructura diseñada para la presentación de los estados financieros, con la finalidad de:

• Facilitar la identificación de los conceptos o asuntos.
• Reducir el uso de largas denominaciones.
• Ordenar la información que se requiere transmitir.
• Facilitar la preparación y presentación de la información financiera.

Métodos de Codificación del Plan de Cuentas

Son muchos los métodos de codificación que se adaptan para ser utilizados en el diseño de un plan de cuentas; sin embargo, nos referiremos a los de mayor uso:

Método Numérico Progresivo

Este método de codificación se lleva a cabo en dos momentos: primero, se le asigna a cada cuenta totalizadora un número progresivo, generalmente se trata de limitar este número a diez (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9). Por ejemplo:

1. Efectivo y sus equivalentes.
2. Cuentas por cobrar.
3. Inventario.

Posteriormente, estas cuentas totalizadoras se fraccionan en subcuentas o cuentas de detalle, a las cuales también se les asigna un número progresivo. Cada cuenta de detalle repite el número de la cuenta totalizadora con la finalidad de identificar a la cuenta totalizadora a la cual pertenece. Por ejemplo:

1. 1.1 Caja
2. 1.2 Caja chica
3. 1.2 Banco

Las características principales de este método son dos:

1. El orden progresivo de las subcuentas resulta indefinido; cada cuenta totalizadora puede desarrollarse en un número ilimitado de cuentas de detalle.
2. Existen solamente dos órdenes de cuentas, las totalizadoras y las de detalle; se pasa inmediatamente del análisis a la síntesis o viceversa, sin transitar en grados intermedios.

Método Numérico Decimal

Este método consiste en distribuir las cuentas por su descripción general en diez clases, identificándolas con una serie de números del 0 al 9. Luego, subdividir estas clases en diez subclases, con base en descripciones específicas, asignándoles también a cada una una serie de números del 0 al 9. Posteriormente, cada subclase se subdivide en diez secciones, de acuerdo con las descripciones de detalle, asignándole también a cada sección un número del 0 al 9, hasta llegar a las descripciones de movimiento. De esta manera, cada una de las cifras que, de izquierda a derecha, concurre a formar el código de la cuenta, representa una subdivisión decimal del antecedente. Por ejemplo:

Sistemas y Procedimientos Contables

1. Efectivo y sus equivalentes.
   1. 1.1 Caja
      1. 1.1.1 Caja
      2. 1.1.2 Caja.
   2. 1.2 Bancos nacionales.
      1. 1.2.1 Banco A.
      2. 1.2.2 Banco B.

Este método tiene como característica particular que permite pasar de la extrema síntesis al extremo análisis, de forma gradual.

Funciones del Plan de Cuentas

El plan de cuentas cumple las siguientes funciones:

1. Servir como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el área contable.
2. El personal que labora en el área contable conoce la estructura de las cuentas de un sistema de contabilidad general.
3. Garantizar de manera consistente y uniforme la correcta presentación de los reportes financieros.
4. Proporcionar una guía para el correcto registro de las operaciones a través de los asientos contables.

Elaboración de un Plan de Cuentas

Para la elaboración de este plan de cuentas, hemos seguido la secuencia de tres pasos que se desarrolla en el texto de Fernando Catacora, «Contabilidad».

El código de la cuenta lo formarán tres elementos:

Paso 1: Definición de Elementos de los Estados Financieros

El primer dígito representa un elemento de los estados financieros, que representa la estructura general de las cuentas.

1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Costos
6. Gastos

Paso 2: Formato del Código Contable

Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.

1. El segundo elemento representa la estructura general del plan, identifica la descripción general de las cuentas, está formado por un dígito, se desarrolla con base en el método decimal y al conjunto formado por esos dos dígitos se le denomina «GRUPO«.

El segundo dígito identifica el grupo de ese elemento, correspondiéndose con las cuentas reales.

2. El tercer elemento identifica la descripción específica o descripción de detalle o descripción de movimiento de las cuentas, está formado por un dígito, se desarrolla con base en el método de bloques y al conjunto formado por esos tres dígitos se le denomina «CUENTA«.
3. El cuarto elemento identifica la descripción de detalle o descripción de movimiento de las cuentas, está formado por dos dígitos, se desarrolla con base en el método numérico progresivo y al conjunto de esos cinco dígitos se le denomina SUB-CUENTA.

Paso 3: Desarrollo del Plan de Cuentas según Necesidades

En este paso se debe tomar en cuenta el tipo de actividad que realiza la entidad para poder definir cuáles son sus actividades ordinarias principales y accesorias.

XXX Auxiliar

Por ejemplo, para una empresa comercial, su actividad principal son las ventas y sus actividades accesorias serían, por ejemplo, el arrendamiento de activos.

Para una empresa constructora, el ingreso por los contratos de construcción sería su actividad principal, mientras que las ventas serían una actividad accesoria.

Ejemplo de Estructura de Cuentas

• 1. Activo
  • 1.1 Activo Corriente
    • 1.1.1 Equivalente al Efectivo
      • 1.1.1.01 Caja
      • 1.1.1.02 Bancos
        • 1.1.1.02.01 Moneda Nacional
          • 1.1.1.02.01.001 Banco Mercantil
    • 1.1.2 Cuentas y Documentos por Cobrar
      • 1.1.2.01 Cuentas por Cobrar
        • 1.1.2.01.01 Cuentas por Cobrar Comerciales