Documentación y Procedimientos en la Organización

Definición de Procedimientos

Un procedimiento es un conjunto de instrucciones establecidas para realizar una actividad específica.

Características de los Procedimientos

• Permiten la uniformidad en la ejecución del trabajo.
• Sirven de guía para entrenar por primera vez un trabajo.
• Son de consulta para quienes ya desempeñan un trabajo.

Fundamentos de los Procedimientos

Se basan en principios, normas, políticas o disposiciones legales.

Importancia de los Procedimientos

• Permiten la realización de actividades de manera eficiente, oportuna y eficaz.
• Aumentan el rendimiento y, por ende, la productividad.

Limitaciones de los Procedimientos

• No es posible parametrizar todo; depende de la empresa y del criterio para establecer las actividades a documentar.
• Las empresas son dinámicas y cambian; por ello, los procedimientos deben ser revisados periódicamente.

Tipos de Procedimientos

1. Procedimientos Operacionales:
   • Pautas o instrucciones para empleados encargados del proceso productivo.
   • En empresas de servicios, establecen la forma de realizar un determinado trabajo.
2. Procedimientos Administrativos:
   • Regulan las actividades administrativas y establecen pautas a seguir en las diferentes áreas de la organización.
   • Sirven de base para que el personal realice sus tareas.
   • Se basan en normas, políticas y principios emanados de la alta gerencia u otros organismos reguladores.
3. Procedimientos de Contabilidad:
   • Se consideran procedimientos administrativos por su estrecha relación con las actividades generales de la entidad.
   • Son procesos e instructivos para el registro de transacciones y operaciones en los libros contables.

Principios, Políticas y Normas

Principios

• Enunciados básicos y fundamentales que rigen un campo determinado (ej. principios de contabilidad).
• Generalmente emanados por un cuerpo colegiado o con autoridad.
• Características:
  • Controlan un sistema o actividad determinada.
  • Goza de aceptación de un grupo o gremio competente.
  • Producto de la observación, razonamiento o experimentación.
  • Guía para la selección de alternativas que conducen a la calidad del producto final.

Políticas

• En el ámbito administrativo, son lineamientos generales o guías de acción que emanan de la directiva de una entidad para orientar su actuación y definir los fines que se persiguen (ej. políticas de crédito).

Normas

• Disposiciones que deben seguirse para llevar a cabo una actividad dentro de las políticas de la organización.
• Generalmente se basan en principios y políticas, siendo más detalladas.
• Ejemplo: mientras una política de crédito establece términos generales, las normas determinan de forma específica esos términos, condiciones y límites.

Elaboración de Procedimientos

• Las normas y procedimientos son pautas emitidas por la gerencia para el buen funcionamiento de las operaciones.
• Se requiere un trabajo ordenado y sistemático para recopilar información.
• Es fundamental comprender correctamente el proceso a documentar.
• Al redactar, se deben considerar los principios de:
  • Comunicación efectiva.
  • Respeto por las normas gramaticales.

Pautas para la Elaboración de Procedimientos

• Definir el objetivo de la redacción y el nivel de control interno requerido.
• Tener un buen conocimiento del área, documentándose sobre principios, políticas, normas y disposiciones legales aplicables.
• Emplear un lenguaje adecuado para los usuarios del procedimiento.
• Involucrar tanto a quienes desempeñan el trabajo como a los afectados directamente.

Criterios para Procedimientos Efectivos

1. Claro
2. Completo
3. Correcto
4. Conciso
5. Positivo

Graficación de Procedimientos

• Herramienta conveniente para documentar el flujo de documentos y establecer responsabilidades.
• El método más usado son los diagramas de flujo.

Tipos de Diagramas de Flujo

• Diagramas de flujo de libre desplazamiento (secuencias).
• Diagramas de flujo por área de responsabilidad (columnares).
• Diagramas de procesos (para analizar actividades).

Programas Informáticos

Definición de Programas

Un programa es una serie de instrucciones dadas a un computador para procesar información bajo un esquema lógico preestablecido.

Lenguaje de Programación

Serie de instrucciones que un computador entiende.

Programas Fuentes

Instrucciones dadas a la computadora para efectuar una tarea.

Programa Objeto

Instrucciones resultantes de la compilación del programa fuente.

Lenguajes de Programación

• Lenguaje de Máquina: Instrucciones de ceros y unos entendibles por la máquina.
• Lenguaje Simbólico: Instrucciones de máquina que utilizan símbolos nemotécnicos.

Tipos de Programas (Software)

El software es el componente intangible de un sistema informático, formado por reglas e instrucciones que establecen la relación entre el usuario y la máquina.

Clasificación del Software

• Sistema Operativo: El programa más cercano al ordenador, actúa como director de orquesta.
• Lenguajes de Programación: Intermediarios entre el sistema operativo y las aplicaciones.
• Programas de Aplicación: Los más próximos al usuario, diseñados para resolver problemas específicos.

Funciones del Sistema Operativo

• Administrar los recursos disponibles de la máquina.
• Mantener la operatividad del sistema, detectar errores y controlar periféricos.
• Ejecutar el software de aplicación para obtener la máxima eficacia.

Manuales Administrativos y de Contabilidad

Importancia de la Documentación

La documentación de las actividades y procedimientos es crucial para:

• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.
• Instruir a los empleados sobre objetivos, políticas, normas y funciones.
• Servir de guía para la ejecución de tareas y la evaluación de la eficiencia.
• Normalizar el desarrollo de las tareas.
• Facilitar el entrenamiento de personal nuevo.

Costos de los Manuales

Aunque los costos iniciales de documentación pueden ser altos, los manuales son una herramienta gerencial esencial para la evaluación y el control. Los costos se dividen en:

• Desarrollo
• Implantación
• Mantenimiento

Tipos de Manuales

Manuales de Sistemas, Métodos y Procedimientos

• Manuales de Técnicas: Ej. manual para instalación de un equipo.
• Manuales de Actividades: Muestran los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo.
• Manuales de Organización: Detallan la estructura, relaciones y responsabilidades de cada empleado.

Contenido Típico de un Manual de Organización

• Introducción (reseña histórica, justificación).
• Instrucciones para el manejo y modificaciones.
• Definición de conceptos básicos.
• Objetivos y Políticas.
• Responsabilidades y Relaciones de trabajo.
• Estructura organizativa.
• Deberes y responsabilidades de los niveles directivos.
• Descripciones detalladas de cargo.

Otros Tipos de Manuales

• Manuales de Políticas: Documentan las guías de acción generales.
• Manuales de Normas y Procedimientos: Detallan los procesos empresariales.

Manuales de Sistemas Computarizados

• Manuales de Usuarios: Explican el funcionamiento general de un sistema.
• Manuales de Operación: Presentan mayor nivel de detalle que los de usuario.
• Manuales de Documentación de Sistemas: Plasman el proceso de análisis y desarrollo (CVDS).
• Manuales de Diseño Físico: Especifican la organización de datos en la computadora.
• Manuales de Procesos: Muestran aspectos del procesamiento de datos.
• Manuales de Salidas: Muestran los reportes y su diseño.

Manuales de Contabilidad

• Manuales de Políticas Contables:
  • Políticas generales de contabilidad.
  • Políticas específicas de contabilidad.
• Manuales del Código o Cuentas Contables.
• Manuales de Normas y Procedimientos Contables.

Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo son documentos preparados por contadores, analistas u otros profesionales relacionados con finanzas y contabilidad. Su forma y contenido deben adaptarse a las circunstancias de cada trabajo. Constituyen el registro principal del trabajo realizado y las conclusiones alcanzadas.

Clasificación de los Papeles de Trabajo

• Internos: Preparados por el departamento de control interno o analistas. Su propósito es asegurar el adecuado registro y proceso de las transacciones.
• Externos: Elaborados por firmas de contadores o consultores externos para registrar el trabajo de revisión y verificación.

Funciones y Naturaleza de los Papeles de Trabajo

• Los internos sirven como soporte y confirmación del registro de transacciones.
• Los externos proporcionan la base principal para el dictamen o informe del profesional.
• Ayudan a la planificación, conducción y supervisión del trabajo.

Objetivo de los Papeles de Trabajo

Demostrar que los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones son soportados por los registros elaborados.

Ejemplos de Papeles de Trabajo

• Internos: Conciliaciones y análisis de cuentas, comprobación de cumplimiento de deberes formales, análisis de resultados.
• Externos: Análisis, memorandos, certificaciones, confirmaciones de terceros, extractos de documentos, cédulas y comentarios.

Factores que Afectan el Juicio del Contador Público

• La naturaleza del trabajo.
• La naturaleza del informe a emitir.
• La naturaleza de los estados financieros y otra información.
• La naturaleza y condición de los registros del cliente.
• El grado de confianza en el control interno contable.
• La necesidad de supervisión y revisión del trabajo.

Contenido de los Papeles de Trabajo

Deben incluir documentación que demuestre:

• El trabajo fue adecuadamente planificado y supervisado (cumplimiento de la primera norma de ejecución).
• El sistema de control interno contable fue estudiado y evaluado (cumplimiento de la segunda norma de ejecución).
• La evidencia de auditoría, procedimientos y pruebas realizadas proporcionan suficiente material para una opinión razonable (cumplimiento de la tercera norma de ejecución).

Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo son propiedad del Contador Público, con las limitaciones del código de ética profesional. Solo pueden ser puestos a disposición de terceros autorizados o mediante requerimiento legal. El Contador Público debe adoptar procedimientos para su custodia segura y retenerlos por un periodo suficiente.