1. Criterios de Agrupación de Unidades Organizacionales
La agrupación de unidades (Unds.) busca facilitar la coordinación. Los criterios principales son:
- Proximidad Física y Adaptación Mutua: Colocar físicamente cerca a un grupo de individuos facilita el empleo de la adaptación mutua como mecanismo de coordinación.
- Supervisión Jerárquica: La presencia de un superior jerárquico debería garantizar la uniformidad de criterios en cuanto a la ordenación del trabajo.
- Eficiencia de Recursos Comunes: Es muy probable que la similitud de los puestos permita el uso más eficiente de recursos comunes.
- Formalización de Tareas: Si existe parecido entre los puestos, debería ser más fácil y económico diseñar y aplicar normas comunes para formalizar las tareas.
Agrupación Funcional
Consiste en agrupar en un mismo departamento a todos aquellos puestos que ejecutan tareas o actividades parecidas en cuanto a su contenido. Esto implica nombrar a los departamentos en función de la tarea que realizan. Es fundamental facilitar la comunicación entre quienes realizan tareas similares.
- Ventaja: Al estar juntos quienes realizan la misma actividad, desarrollan una alta especialización en sus trabajos al relacionarse con otros de la misma profesión.
- Inconveniente: La dificultad de diseñar un mecanismo de coordinación que integre las actividades diferenciadas entre departamentos.
Agrupación por Mercados (o por Producto/Servicio)
Consiste en agrupar los puestos en razón al producto o servicio para el que trabajan. Dentro de cada departamento existen puestos para las diferentes tareas (ej. Departamentos de Mesas, Departamentos de Servicios Financieros, etc.).
Esta división supone una cierta segmentación del mercado de la organización basada en el producto o servicio. Esta agrupación facilita la comunicación entre aquellos que se dedican a la fabricación de cada producto.
Aunque no se logra una alta especialización funcional, sí se cuenta con puestos familiarizados con las actividades que desarrollan los demás, lo que facilitará la sustitución de un tipo de profesional por otro de distinta especialidad. Cada agrupación departamental podría haber dado lugar a una empresa independiente dedicada a la elaboración de una única línea de productos.
Cada departamento cubre por completo una parte de la misión organizacional. En esta agrupación, las deficiencias solo se generan en una parte específica de la organización.
2. Tamaño de la Unidad y Ámbito de Control
La creación de unidades departamentales supone el sometimiento de los puestos a una determinada posición jerárquica. El ámbito de control de un directivo se define como el número de puestos colocados bajo su supervisión directa. La cuestión de fondo consiste en conocer qué número de puestos es el que un directivo puede supervisar eficientemente.
Criterios Generales para Determinar el Ámbito de Control
- Formalización de Tareas: Cuanto más formalizadas estén las tareas en el departamento, mayor podrá ser el número de puestos a supervisar.
- Mecanismos de Coordinación: Si una parte de la coordinación descansa sobre mecanismos de adaptación mutua, el número de elementos bajo la supervisión de un mismo directivo debería ser pequeño. La adaptación mutua se realiza mediante contactos informales entre ejecutores materiales de las tareas asignadas a la unidad.
- Carga de Trabajo del Directivo: Cuantas más tareas ajenas a la supervisión deba desarrollar el directivo, menor deberá ser el número de puestos a su cargo (es un problema de reparto de las cargas de trabajo). Más tareas implican un peor desempeño en algunas áreas.
- Preparación de Subordinados: La mayor preparación de los subordinados habilita para crear unidades de trabajo más grandes.
3. Diseño Estructural en Clave Contingente
El diseño estructural puede abordarse desde dos enfoques fundamentales que definen cómo se percibe la realidad y la resolución de problemas organizacionales:
A. Desde un Enfoque Lineal (Racionalidad Clásica)
Desde un enfoque lineal de los problemas, se entiende que:
- El problema está claramente definido en todos sus extremos y se sabe lo que debe ser considerado el problema y lo que queda fuera de él.
- Existen objetivos claros y compatibles entre sí sobre los que hay consenso de todas las partes interesadas en la cuestión.
- Se posee toda la información relevante y no hay dudas respecto de su veracidad.
- Existe conocimiento de todas las posibles soluciones y cada una de ellas puede ser evaluada de manera objetiva de cara a resolver el problema.
- Los efectos de cada curso de acción alternativo están definidos y no cabe la posibilidad de provocar efectos que se salgan de lo previsto.
- Siempre existe una mejor solución que tiene naturaleza intemporal y es extensiva sin matices a todas las situaciones en las que el problema aparezca.
- Siempre es posible verificar la idoneidad de la solución adoptada, ya que se supone conocida la situación ideal que se busca.
B. Desde un Enfoque Sistémico (Racionalidad Limitada)
Si, por el contrario, el diseñador adopta planteamientos sistémicos, lo que asume es que la realidad es compleja en todos sus extremos:
- Los problemas no están definidos claramente.
- Los objetivos pueden ser contradictorios y abiertamente diferentes en función de quien los defina.
- La información necesaria nunca se ajusta a la disponible.
- Nunca se posee el conocimiento de todos los cursos de acción alternativos y no se saben las consecuencias de cada uno de ellos. Adoptar el enfoque sistémico asume que no siempre sucede lo previsto.
- No existe una solución excelente, ni es de carácter intemporal y aplicable a cualquier contexto.
- Jamás sabremos si la solución adoptada fue la mejor, ya que no se dispondrá de una plantilla para comparar.