Grupos de Procesos en la Gestión de Proyectos

Los grupos de procesos en la gestión de cada fase del proyecto son:

• Iniciación del proyecto o de la fase
• Planificación del entregable de la fase
• Ejecución del entregable de la fase
• Seguimiento y Control entre ejecución y planificación
• Cierre de la fase o del proyecto

Áreas de Conocimiento en la Gestión de Proyectos

Las áreas implicadas en la gestión de proyectos son:

• Gestión de la Integración del proyecto
• Gestión del Alcance
• Gestión del Tiempo
• Gestión de los Costos
• Gestión de la Calidad
• Gestión de los Recursos Humanos
• Gestión de las Comunicaciones
• Gestión de los Riesgos
• Gestión de las Adquisiciones

Preguntas Clave sobre Gestión de Proyectos

¿Qué son los entregables en la metodología PMI?

Son los productos, resultados o capacidades para prestar un servicio que se generan como parte de un proyecto, proceso o fase. Pueden ser informes de un estudio o de una serie de análisis, la documentación presentada a la entidad regulatoria, los resultados de las auditorías, etc. (En esencia, todos los documentos o productos tangibles que se entregan).

¿Qué es el diagrama de Gantt y qué papel tiene en la gestión de proyectos?

El diagrama de Gantt está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.

Tiene como objetivo la representación del plan de trabajo, mostrando todas las actividades a realizar, el momento de su comienzo y su terminación, y la forma en que las distintas actividades se encadenan entre sí.

¿Qué es la curva base del proyecto? ¿Para qué es útil?

La curva base del proyecto es la combinación del alcance + plazo + costos aprobados. Se usa como referencia para monitorear el avance del proyecto durante su ejecución, y para establecer las causas y el origen de los desvíos de costo y plazo.

Normas ISO implicadas en gestión de proyectos. ¿Cuál de ellas certifica?

Normas ISO relacionadas con la gestión de proyectos incluyen ISO 21500:2012 (Guía para la gestión de proyectos) e ISO 10006:2003 (Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la gestión de la calidad en proyectos).

La norma que certifica sistemas de gestión de la calidad, aplicable a la gestión de proyectos, es ISO 9001 (versiones 2008, modificada por 2015).

¿Para qué sirve la matriz de asignación de responsabilidades? ¿Quiénes participan en ella?

La matriz de asignación de responsabilidades (como la matriz RACI) define quién es la persona responsable de cada tarea o entregable del trabajo. Muestra a todas las personas asociadas con cada elemento de la estructura de división del trabajo (EDT) así como todos los elementos de trabajo asociados con cada persona.

¿Quién es el responsable (Accountable)? ¿Y el consultado (Consulted)? ¿Y el informado (Informed)?

En el contexto de una matriz RACI:

• Accountable (A): Responsable. Es la persona que se responsabiliza de los resultados de la tarea. Se asegura de que se realiza con éxito. En ocasiones es el director de un proyecto o incluso el propio cliente. Solo debe haber una persona Accountable por tarea.
• Consulted (C): Consultado. Asesoran sobre cómo realizar una tarea. Suelen ser personas que aportan su experiencia y contribuyen de manera valiosa en el proceso. No tiene por qué limitarse a una sola persona; puede haber expertos en diferentes temas.
• Informed (I): Informado. Personas que necesitan mantenerse informadas sobre la tarea en cuestión pero que no contribuyen activamente a su realización. Pueden recibir información en algún momento del proceso o bien al completarse la tarea.

¿Qué es la comunicación tipo push?

La comunicación tipo push es aquella que es enviada a receptores específicos que necesitan conocer la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que haya sido comprendida. Incluye las cartas, los memorandos, los informes, correos electrónicos, comunicados de prensa, etc.

¿Qué es el plan de riesgo?

El plan de riesgo permite detectar aquellos factores que, al cambiar o al producirse (sin estar previstos), pueden favorecer o perjudicar el logro de los objetivos del proyecto. Esto, por tanto, nos conduce a la elaboración de planes de contingencia para cada caso relevante.

Indica qué procesos están relacionados con las adquisiciones.

El plan de adquisiciones organiza y define la modalidad de contratación y su posterior seguimiento entre la empresa que lleva el proyecto y sus proveedores, contratistas, etc. Los procesos clave relacionados con las adquisiciones incluyen:

• Planificar las adquisiciones
• Efectuar las contrataciones (Seleccionar proveedores y solicitar respuestas de proveedores)
• Administrar el contrato
• Cerrar el contrato

¿Qué se hace en un análisis DAFO?

Un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades) examina el proyecto desde cada uno de estos aspectos para identificar rasgos relevantes, incluyendo los riesgos generados internamente.

• Comienza mediante la identificación de las Fortalezas y Debilidades de la organización, enfocándose ya sea en la organización del proyecto o bien en aspectos comerciales en un sentido más amplio.
• También identifica cualquier Oportunidad y Amenaza para el proyecto, procedentes respectivamente del entorno externo.
• El análisis DAFO examina el grado en el que las fortalezas de la organización contrarrestan las amenazas y las oportunidades que pueden servir para superar las debilidades.

¿Qué es un diagrama de Pert en gestión de proyectos?

Un diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique) ordena y relaciona los pasos de un proceso mediante flechas y nodos, permitiendo saber qué acciones se pueden hacer en paralelo y qué hacer para acortar y acelerar el proceso. Muestra las tareas y sus dependencias en forma de rectángulos relacionados. Desde esta vista se puede apreciar la ruta crítica del proyecto.

Indica qué tipo de comunicación es:

• Correo electrónico: Comunicación informal.
• Memorándum: Comunicación formal.
• Boletín anual: Comunicación oficial.
• La que reciben los medios de comunicación: Comunicación externa.