Conceptos Fundamentales de Contabilidad

El Patrimonio Empresarial

• Activo: Bienes y derechos de la empresa.
• Pasivo: Obligaciones y deudas de la empresa.

Fórmulas Contables Básicas:

• Ecuación Contable Fundamental: Activo (A) = Pasivo (P) + Patrimonio Neto (PN)
• Cálculo del Patrimonio Neto: Patrimonio Neto (PN) = Activo (A) – Pasivo (P)

Clasificación de Deudores y Acreedores:

• Proveedores: Obligaciones por la compra de mercadería.
• Acreedores: Obligaciones por la compra de otros bienes o servicios (distintos de mercadería).
• Deudor por Venta: Derechos de cobro por la venta de mercadería.
• Deudores Varios: Derechos de cobro por la venta de bienes o servicios distintos de mercadería.

La Contabilidad en el Sistema Organizacional

El sistema de información forma parte del sistema administrativo. A su vez, el sistema contable forma parte del sistema de información.

Jerarquía de Sistemas:

• Organización
  • Sistema Administrativo
    • Sistema de Información
      • Sistema de Información Contable

El Proceso del Sistema de Información Contable

1. Reunir Datos:

En un Sistema de Información Contable, la mayoría de los datos surgen de comprobantes. Estos son documentos comerciales por medio de los cuales se formalizan las operaciones o transacciones. Los comprobantes tienen distintas finalidades:

• Sirven como constancia de las operaciones realizadas.
• Sirven como fuente de información de las operaciones efectuadas.
• Sirven de base para los registros contables.
• Facilitan la tarea de fiscalización y control tributario.

2. Procesar Datos:

La contabilidad ha desarrollado un procedimiento lógico, de validez y aplicación universal, que permite procesar datos y suministrar información contable para distintos usuarios: propietarios, directores, inversionistas, bancos, el Estado, entre otros.

El proceso de registración contable comprende las siguientes etapas:

• Lectura del comprobante.
• Determinación de la operación realizada sobre la base del comprobante.
• Extracción de los datos necesarios para el registro contable.

3. Producir Información Contable:

La producción de información contable es la finalidad del Sistema de Información Contable; esta información debe ser útil para los distintos usuarios.

Definiciones de Contabilidad

La Contabilidad es un Sistema de Información que permite conocer el patrimonio y su valoración, controlar el desarrollo de la actividad y medir sus resultados. Brinda información sobre eventos pasados, presentes y proyecciones futuras.

La contabilidad es una ciencia que, mediante un sistema de registración (manual o computarizado) en libros y fichas con formatos especiales, permite conocer el estado del patrimonio y los resultados obtenidos por un comercio o empresa.

La contabilidad es la clasificación, el registro, la presentación y la interpretación de datos, y tiene por objetivo obtener y proporcionar información histórica, presente y predictiva, fundamental para la toma de decisiones, el control y la administración eficiente.

La contabilidad registra de forma histórica, exacta y fidedigna todas las operaciones realizadas por el comerciante, clasificándolas y registrándolas de manera metódica y justificada en libros especiales denominados “de contabilidad”. Esto se hace de acuerdo con las leyes comerciales, permitiendo obtener resúmenes de cifras que, una vez analizados, posibilitan apreciar los resultados de la empresa en cuadros conocidos como “Estados Financieros” o “Estados Contables”.

Finalidades de la Contabilidad

• Sirve como medio de información y control para sus propietarios y personal, facilitando una correcta toma de decisiones.
• Sirve como medio de información para terceros que realicen operaciones con la empresa.
• Permite conocer las obligaciones y los derechos de cobro.
• Permite controlar gastos e inversiones.
• Informa el costo de producción de un artículo y su precio de venta potencial.
• Permite determinar la rentabilidad (ganancias o pérdidas).
• Una contabilidad organizada facilita la obtención de préstamos y asesorías.
• Es orientadora, ya que permite conocer la situación financiera y económica del negocio.

La Contabilidad como Sistema de Información y Control

La Contabilidad como Sistema de Información:

La información es todo elemento tangible o intangible que puede reducir la incertidumbre, resultando imprescindible para la toma de decisiones acertadas. Un sistema contable es un medio para obtener información contable.

No solo los administradores de las empresas toman decisiones respecto a las situaciones internas de la propia organización, sino también en relación con el entorno que puede afectarlas.

Existen también otras personas que toman decisiones, que necesitan información contable y que pueden relacionarse con la empresa. Por ejemplo:

• Acreedores
• Inversores
• Entidades financieras y bancarias
• Organismos gubernamentales de control (impositivos, previsionales, u otros)
• Clientes
• Personal de la empresa
• Otros interesados

La información contable tiene múltiples objetivos, según quienes sean sus usuarios o interesados. Por ello, debe poseer una cualidad esencial: calidad.

La Contabilidad como Sistema de Información y Control:

¿Qué necesitan los individuos y las organizaciones en el mundo laboral y empresarial?

En la sociedad actual, una gran parte de la vida se desarrolla en instituciones o empresas, o en estrecha relación con estas. Todas las organizaciones constituyen una parte sustancial del ambiente social en el que las personas interactúan. Todos participamos en actividades económicas, ya sea como consumidores, productores de bienes o servicios, o ambos a la vez.

Todos somos actores en la vida económica, aunque de distintas formas:

• En un puesto de trabajo en relación de dependencia dentro de una organización (obrero/empleado).
• Realizando trabajos por cuenta propia (trabajador independiente).
• Administrando un negocio propio (empresario).
• Mediante otras actividades, como el alquiler de bienes muebles o inmuebles, etc.

En los momentos actuales, son cada vez más imperiosas las necesidades de flexibilidad, rapidez de reacción ante los cambios y la capacidad de detectar desviaciones a tiempo. Para ello, la información es indispensable.

Los sistemas de información deben estar diseñados para permitir la percepción de los cambios que se producen en el entorno y obtener información útil para el logro de las metas y objetivos de la organización.

Toda organización necesita:

• Sistema de información interno: Dentro de este se encuentra el Sistema de Información Contable, que genera información contable. Aquí se incluyen los estados contables.
• Sistema de información externo: Diversos sistemas de información del contexto que proporcionan datos que también pueden afectar de forma importante a la información contable y a los estados contables.

¿Para qué se necesita Información Contable?

Entre las informaciones que genera un Sistema Contable se encuentran los estados contables, que deben proporcionar información de calidad, principalmente cuantitativa, para:

• Tomar decisiones económico-financieras.
• Controlar su gestión, comparando lo real con lo planificado.

¿Cómo necesita que sea la Información?

Toda entidad necesita información contable confiable para que sea útil. Es necesario también que esa información reúna determinados requisitos generales que le otorguen garantía de calidad, lo cual es posible mediante la aplicación de normas contables.

¿Para qué se necesita Información Contable de Calidad?

La información contable debe reflejar la situación de la empresa y su relación con el entorno, expresando una conformidad razonable con la realidad. Esto significa que:

• Debe expresar los acontecimientos tal como son.
• Debe considerar elementos y valores que tienen efectiva vigencia.
• Debe dar prioridad a su naturaleza económica por encima de otras consideraciones.
• Debe permitir su comprobación mediante demostraciones que la acrediten y confirmen.
• Debe buscar un acercamiento a la exactitud en la medida de lo posible.
• Debe prepararse conforme a criterios que le otorguen un carácter creíble.

La contabilidad es el lenguaje de información cuantitativa específica utilizado por organizaciones de todo tipo.