Estructura del libro diario de contabilidad

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1.1 Conceptos básicos

Contabilidad:


ciencia que estudia el patrimonio y las variaciones que en él se producen dentro del mundo de la empresa.

Empresa:


unidad económica de producción que combina una serie de factores (materiales, maquinaria, personal, etc) que son necesarios para obtener los productos que luego se venden en el mercado.

>Clases de empresas


• Según su actividad podemos hablar de empresas comerciales, industriales o de servicios.

• Según su forma jurídica podemos hablar de persona física o persona jurídica.

Persona física:


empresarios individuales, es decir, aquellas actividades económicas que el dueño es una persona física.

Persona jurídica:


sociedades mercantiles:

– S.A:

sociedad anónima, puedes pertenecer a uno o más socios, su capital social tiene que ser como mínimo de 60.000€ lo que son 10 millones de pesetas, este capital está constituido en acciones y la responsabilidad de los socios queda limitada a la aportación que ha hecho a la sociedad.

La sociedad de cualquier sociedad mercantil exige formalizarse mediante escritura pública y su posterior inscripción en el registro mercantil.

– S.L:

sociedad de responsabilidad limitada. Es una sociedad mercantil cuyo capital mínimo ha de ser de 3000€. El capital social está dividido en participaciones. Puede pertenecer a uno o más socios al igual que en la sociedad anónima necesita inscribirse en el registro mercantil.

– Sociedad limitada nueva empresa. S.L.N.E

Es una especialidad de la sociedad limitada y se caracteriza porque facilita su constitución por medios telemáticos (informáticos) el número de socios de esta empresa será como mínimo 5 y todos ellos ha de ser personas físicas.


– Sociedad laboral

• S.L.L. Sociedad limitada laboral.

• S.A.L. Sociedad anónima laboral.

Se diferencian por el capital:

Ambas son sociedad laboral: en las que la mayoría del capital social pertenece a los socios trabajadores.

– Sociedad cooperativa:

es una asociación de personas físicas o jurídicas que teniendo intereses o necesidades socioeconómicas comunes desarrollan una actividad empresarial imputándose los resultados económicos a los socios. Es una sociedad con un mercado de carácter social.

• Atendiendo a la propiedad tenemos:

– Las empresas privadas: aquellas cuya propiedad está repartida entre particulares.

– Las empresas públicas: aquella cuya propiedad pertenece al Estado.


> Tipos o divisiones de contabilidad


– Contabilidad externa o contabilidad financiera:

se caracteriza porque recoge todas las operaciones que la empresa realiza con el exterior y la que va a servir de base para la información a las terceras personas interesadas en la marcha de la empresa.

– Contabilidad interna o analítica:

estudia los procesos de fabricación y operaciones internas con el objeto de determinar los costes. Recoge la información del interior de la propia empresa y la destina a la dirección de la empresa para lo toma de decisiones. Al no tener que transcender la información de la contabilidad de los costes o interna o exterior, está libre de las formalidades impuestas a la contabilidad externa.

– Contabilidad de sociedades:

extiende a la especificidad de determinadas operaciones que solo se producen en las sociedades: constitución, ampliaciones de capital, liquidaciones de empresas, fusiones de empresas, etc.

– Contabilidad auditoría:

es la ciencia que investiga la correcta aplicación de las normas de valoración, el seguimiento de los principios de contabilidad y la adecuación de los procedimientos de gestión que aplica la empresa a su actividad.

> Destinatarios de la información contable


Los destinatarios de la información contable son:


– Directivos de la empresa, que la necesitad para realizar su gestión.

– Socios de las sociedades

– Dueños de las empresas individuales


– El Estado que necesita la información contable principalmente para poder aplicar correctamente los impuestos.


– Proveedores, acreedores, y prestamistas a quienes interese conocer si la empresa les puede pagar lo que les debe.


– Los trabajadores de la empresa, que quieren saberlo para poder cobrar.


• Conceptos


Las empresas para llevar a cabo su actividad necesitan de una serie de elementos patrimoniales:
los edificios, los terrenos, el mobiliario, las mercaderías, el dinero, etc representan bienes y derechos que posee la empresa.

Lo que le debe a la empresa representa los derechos a su favor.

Lo que la empresa debe a terceras personas: créditos, préstamos, acreedores, proveedores, etc representa las obligaciones que tiene la empresa.

El patrimonio de una empresa es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a una persona física y jurídica en un momento dado.

Patrimonio neto= patrimonio activo (lo que tiene) – patrimonio pasivo (lo que debe).

Al activo se le conoce también como estructura económica mientras que al pasivo se le conoce con el nombre de estructura financiera.

• Elementos patrimoniales:


Los elementos patrimoniales son los diferentes entes que forman el patrimonio de la empresa. Es decir, cada uno de los distintos bienes, derechos de cobro, y obligaciones que forman el patrimonio de la empresa.

Cada uno de estos elementos va a ser representado y medido por la contabilidad, la cual utilizará para ello un instrumento denominado «cuenta» es la esencia, la base de la contabilidad.

La normalización contable intenta unificar criterios, como asignar el mismo nombre a cada elemento patrimonial para todas las empresas. Aparece así una especie de diccionario de términos contables, que mejora el entendimiento entre otras personas cuando hablan de elementos patrimoniales.
Este diccionario es el plan general de contabilidad.
A continuación definimos los nombres de algunos elementos patrimoniales:

1. Caja: Representa el dinero en efectivo existente en la empresa

2. Bancos c/c (cuenta corriente):


indica el dinero que tiene la empresa depositado en cuentas corrientes en bancos e instituciones de crédito.

3. Mercaderías: Representa los bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación

4. Materias primas: Representa los materiales que compra la empresa para transformarlos

5. Productos terminados:


representa los productos que la empresa obtiene a partir de las materias primas y que vende a sus clientes.

6. Clientes: Son los derechos de cobro que tiene la empresa por la venta de productos o servicios

7. Clientes, efectos comerciales a cobrar:


son los derechos de cobro sobre clientes formalizados en letras de cambio.

8. Deudores:


representa lo que le deben a la empresa otras personas pero son deudas distintas al tráfico mercantil habitual de la empresa.


9. Terrenos y bienes naturales: Son todo tipo de terrenos que posee la empresa aunque estén edificados

10. Construcciones: Representa las edificaciones propiedad de la empresa y evidentemente no incluye el terreno

11. Maquinaria: Son las máquinas mediante las cuales se realiza la extracción o elaboración de productos

12. Mobiliario: Son los muebles de cualquier tipo

13. Elementos de transporte:


son los vehículos propiedad de la empresa excepto los utilizados exclusivamente en el interior de la empresa.

14. Créditos a largo plazo por enajenación de inmovilizado:

Son los derechos de cobro de la empresa por la venta de inmovilizado a un plazo superior del año.

15. Proveedores:


representa las deudas de la empresa con los suministradores de mercaderías, materias primas y otros bienes similares.

16. Proveedores, efectos comerciales a pagar


Deudas que tiene la empresa con los proveedores formalizadas con letra de cambio.

17. Acreedores por prestación de servicios Deudas de la empresa distintas de su actividad normal

18. Deudas a corto plazo con entidades de crédito:


deudas contraídas con bancos y entidades de créditos por préstamos recibidos con vencimientos no superiores a un año.

19. Deudas a largo plazo con entidades de crédito


Deudas contraídas con bancos y entidades de créditos por préstamos recibidos con vencimiento no inferior a un año.

20. Capital social: Aportaciones realizadas por el propietario de la empresa o por los socios de la entidad


>Masas patrimoniales


Son grupos de elementos patrimoniales con la misma funcionalidad económica o financiera, es decir, con carácterísticas comunes, hay tres grandes masas patrimoniales:

1°Activo:


conjunto de elementos patrimoniales constituidos por bienes y derechos.

2°Pasivo:


conjunto de elementos patrimoniales constituidos por deudas u obligaciones pendientes de pago.

3°Patrimonio neto:


conjunto de elementos patrimoniales constituidos por aportaciones del empresario a la empresa y por beneficios no distribuidos.

A-P= N

A= N+P

A) Masas patrimoniales de activo. (Bienes y derechos)

•Es el activo no corriente (también llamado activo fijo o inmovilizado). Son elementos patrimoniales que forman la estructura permanente de la empresa. Se compone de bienes y derechos que van a permanecer en la empresa durante más de un ejercicio económico (maquinaria, construcciones, mobiliario, etc). Este activo no corriente se divide en:


-«inmovilizado intangible» entendido como elementos patrimoniales que carecen de estructura física pero que son susceptible de valoración económica (propiedad industrial, patentes, aplicaciones informáticas).


-«inmovilizado material» son elementos patrimoniales de carácter tangible (mobiliario, terrenos, elementos de transporte).


-«inmovilizado financiero» son inversiones financieras a largo plazo. (Acciones, obligaciones, créditos a largo plazo).


• El activo corriente


Compuesto de bienes y derechos que, previsiblemente, se convertirá en dinero líquido en un periodo de tiempo inferior a un año. Se divide en:

-Existencias que recoge aquellos elementos cuya transformación en disponibilidades líquidas esta supeditada (dependo de) su realización o venta (materias primas, mercaderías, productos terminados).

-Realizable que está constituido por aquellos elementos patrimoniales que pueden transformarse en dinero en un plazo corto de tiempo (clientes, deudores, efectos comerciales a cobrar etc).

-Disponible entendido como aquellos elementos de liquidez inmediata (dinero en caja, en bancos, etc).

B) Masas patrimoniales de patrimonio neto y pasivo (deudas)

• Patrimonio neto (pasivo no exigible (no se lo deberá a nadie)):


refleja el valor teórico de la empresa y es la parte del patrimonio que nadie ajeno a esta puede exigir. Está compuesto básicamente por el capital aportado por los propietarios de la empresa y por lo beneficios obtenidos y no distribuidos (capital, reservas, etc).

• Pasivo:


se divide en dos masas patrimoniales en función del grado de su exigibilidad de las obligaciones.

– Pasivo no corriente (exigible a largo plazo):

obligaciones y deudas que tiene la empresa que vencen a un plazo superior a un año. (Deudas a largo plazo con entidades de crédito, proveedores de inmovilizado a largo plazo, etc.)

– Pasivo corriente (exigible a corto plazo o pasivo circulante):

son obligaciones que tiene la empresa y que vencen a un plazo inferior al año (proveedores, acreedores por prestación de servicios, proveedores de inmovilizado a corto plazo).

E.P = elemento patrimonial



• Las cuentas


1. La cuenta es un método o estado de representación de un elemento patrimonial que expresa su valor y se registra de forma dual.

Cada cuenta tiene un título que se corresponde con el nombre de los elementos patrimoniales que recoge. La cuenta es un registro dual, es decir, se divide en dos partes una de ellas destinada a recoger los aumentos de valor del elemento patrimonial y otra las disminuciones. Una de las partes recibe el nombre del «debe» y la otra el del «haber».

La representación gráfica de la cuenta es en forma de T.

En el debe se anota las anotaciones que corresponden al debe y en el haber las anotaciones que corresponden al haber.

2. Clasificación de las cuentas. Las cuentas se clasifican en:

a. Cuentas de activo, reflejan los bienes y los derechos de la empresa en cuentas concretas.

b. Cuentas de pasivo, recogen deudas y obligaciones de la empresa.

c. Cuentas de neto, representan los fondos aportados por el empresario y beneficios no distribuidos.

d. Cuentas de gastos, representan todos y cada uno de los gastos de la empresa.

E. Cuentas de ingresos



3. Registro de datos

Tememos que usar las siguientes reglas:

En las cuentas de activo:


En el debe:

-Los aumento de valor, la entrada de nuevos elementos, el valor inicial del elemento.

En el haber:


– Las disminuciones de valor, salidas de elementos.

Cuentas de pasivo y neto:


En el debe:


– Disminuciones de valor, salidas de elementos.

En el haber:


– Incrementos de valor, valor inicial del elemento, entrada de nuevos elementos.

• Términos específicos


Si las sumas del debe son mayores que las del haber se dice que la cuenta tiene un saldo deudor. Por el contrario, si las sumas del haber son mayores que las del debe se dice que el saldo es acreedor. Haces un cargo o cargar (adeudar) es realizar una anotación en el debe. Hacer un abono (abonar) es realizar una anotación en el haber de la cuenta. Si la suma del debe y del haber son iguales se dice que la cuenta está saldada o cancelada porque el saldo es cero.

•El sistema de partida doble:


es el sistema que se usa en la contabilidad española. Este sistema significa que una anotación en el debe implica obligatoriamente una anotación en el haber y viceversa.

4.6 Los libros contables

Los libros contables son los distintos registros de que se vale la contabilidad para organizar el tratamiento adecuado de los datos e informaciones.

Los libros contables más utilizados son:

El libro Diario.

• El libro Mayor


• El libro de Inventarios y Cuentas anuales


A. Obligación de llevar libros


Los empresarios están obligados a llevar libros contables porque así lo indican diversas normas legales.

Código de Comercio, un libro de inventarios y cuentas anuales, y un libro diario.

Las empresas que sean sociedades mercantiles deben llevarse además un libro de actas.

Las normas fiscales pueden obligar también a las empresas a llevar otros libros o registro, como son: libro registro de compras y gastos de ventas e ingresos, y de facturas expedidas y emitidas.

B. Legalización


El artículo 27 del código de comercio establece que los libros que los empresarios estén obligados a llevar deben legalizarse, y deben presentarse en el Registro mercantil.

C. Modo de llevarlos, conservación y valor de los libros


Los libros deben llevarse con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.

Los libros junto con la documentación y los justificantes correspondientes, deben conservarse durante seis años a partir de la última anotación realizada.

Los libros de contabilidad tienen un valor probatorio que será apreciado por los Tribunales conforme a reglas generales del Derecho.


4.7 Estructura, carácterísticas y uso de los libros contables básicos

A. El libro Diario


El libro diario es el libro destinado a registrar día a día todas las operaciones de la actividad de la empresa.

Las anotaciones en los libros de Contabilidad se llaman asientos. Los asientos (anotaciones) deben realizarse por orden de fechas.

B. El libro mayor


El libro Mayor es el libro que recoge, de forma ordenada, todas las cuentas que se llevan en la empresa.

Según las normas legales, no es un libro obligatorio para los empresarios, pero resulta imprescindible en las empresas, ya que las cuentas son los registros contables que proporcionan la información sobre la situación de los distintos elementos patrimoniales.

C. El libro de inventarios y cuentas anuales


En las empresas se acostumbra a dividir la actividad económica en periodos de tiempo, generalmente anuales, remozándose al final de cada periodo un análisis de la situación patrimonial de la empresa y de los resultados (beneficios o pérdidas) obtenidos en el año.

Estos periodos de tiempo en que se divide la actividad de la empresa se denominan ejercicios económicos de la empresa.

> El libro de Inventarios y cuentas anuales es un libro que recoge, por una parte, los inventarios y balances que se realizan en la empresa, y por otra, las cuentas anuales, que son estados contables que se realizan al final del ejercicio económico para informar de la situación de la empresa y del resultado de las actividades realizadas en un año.

Las cuentas anuales comprenden, a su vez, cinco documentos:

Las cuentas de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo, el balance y la memoria.


4.8 Plan general de Contabilidad

Podríamos considerar el plan general de contabilidad como una especie de > que indica a todas las empresas del país con qué nombre y de qué forma se debe contabilizar cualquier elemento de la actividad empresarial.

El plan general de Contabilidad (PGC)


es una disposición que establece el marco técnico básico para la normalización contable en España. Su fin es conseguir que la información contable de las empresas sea transparente, fiable y comparable.

B. Primera parte:


marco conceptual de la contabilidad.

Esta primera parte contiene una serie de normas generales, principios y criterios contables de aplicación obligatoria para las empresas.

En ella se recogen definiciones e indicaciones sobre los documentos que integran las cuentas anuales, así como normas de registro y criterios de valoración que deben seguirse con el fin de  conseguir que las cuentas anuales (y, por tanto todo el proceso contable), muestren la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

C. Segunda parte


Normas de registro y de valoración.

La segunda parte del plan contiene una serie de normas para registrar y valorar los distintos elementos patrimoniales.

D. Tercera parte:


cuentas anuales.

Esta parte contiene las normas de elaboración de las Cuentas anuales: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, y la memoria, así como los modelos de estos documentos.

E. Cuarta parte


Cuadro de cuentas.

La cuarta parte contiene cuentas clasificadas en grupos y subgrupos. Cada cuenta viene indicada por un número, o código numérico en forma decimal, y por un título relacionado con su contenido.

F. Quinta parte


Definiciones y relaciones contables.

La última parte del plan sirve como complemento necesario de los cuadros de cuentas que figuran en la parte cuarta, ya que contiene las definiciones de la cuentas, y las relaciones contables entre las mismas.


4.9 El plan general de contabilidad de pequeñas y medianas empresas

Plan general de Contabilidad de pymes presenta la misma estructura que el PGC, por lo que divide en cinco partes, de las cuales (al igual que en el PGC), don obligatorias para las empresas las tres primeras. Sus principales diferencias con el PGC son las siguientes:

Primera parte: marco conceptual de la contabilidad


Esta parte es prácticamente la misma en ambos planes.

Segunda parte: normas de registro y valoración


Se han eliminado algunas relativas a ciertas operaciones que se consideran como de escasa realización por las pymes.

Tercera parte: cuentas anuales


Se presenta un solo modelo abreviado de cuentas anuales mientras que el PGC se incluye además de este modelo otro de carácter general.

Cuarta parte: cuadro de cuentas, y quinta parte: definiciones y relaciones contables


Se contemplan solo los siete primeros grupos de cuentas del PGC, no los grupos 8 y 9.

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