Uso del libro diario

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Diarios Múltiples

Hasta ahora utilizamos el sistema de registración directa, que consiste en hacer (Registrar) todas las registraciones en orden cronológico en elLibro Diario.

Cuando el volumen de las registraciones aumenta, debemos utilizar un sistema de registración más adecuado, sistema de registración centralizado.

Es posiblecentralizarla registración siempre que se dan las siguientes condiciones:

Cuando existen muchas  transacciones de carácter similar.

Podemos clasificar las transacciones o hechos económicos en:


Repetitivas


Se registran en los Diarios Auxiliares, y luego se pasan al libro diario en los asientos de resumen.

No repetitivas


Se registran directamente en elLibro Diario, ya que su volumen no justifica la utilización de registros auxiliares.

Se establece un registro cronológico para cada grupo de operaciones homogéneas cuyo volumen justifique las anotaciones en un registro especial.

Generalmente,una vez al mes, las anotaciones efectuadas en los libros auxiliares (diarios múltiples)  son incluidas en el libro diario principal mediante asientos de resumen.

Es importante señalar quecuando usamos el sistema de registración centralizada, en el libro diario principal solo se registran los asientos de resumen y los hechos que no fueron de carácter repetitivos.

Normas Legales:


Hay ciertos artículos del Código de Comercio que pautan ciertas normas a seguir por parte de las empresas:

Art.54: Establece la obligación de tener ciertos libros de registro en su contabilidad.

Art. 57: Admite un desmembramiento del Libro Diario cuando se refiere al Libro Caja.

A demás de lo anterior, están losrequisitos de forma y fondo exigidos para todo libro de comercio.

Requisitos de forma:


Deben estar encuadernados, forrados, foliados y certificados en el registro público y general de comercio.

Requisitos de fondo: (Art.56)


Se prohíbe la alteración en el orden progresivo de las fechas y operaciones de las registraciones, dejar blancos o huecos, hacer interlineaciones, raspaduras, tachar, mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la foliación o encuadernación.

Diarios auxiliares, sub-diarios o libros de primera entrada:


La determinación de los libros auxiliares depende básicamente del volumen mensual de cada tipo de operaciones.

Los Diarios Auxiliares y los comprobantes:

La información relacionada con cada tipo de hecho económico llega al tenedor de libros mediante un comprobante respaldatorio.

Estos se clasifican en grupos homogéneos y se procede a la registraciones en el libro diario auxiliar (libros de primera entrada)
Correspondiente.

LIBROS UTILIZADOS:


Existen dos modalidades para registrar los ingresos de fondos:

A.

Sistema de Caja tradicional

Los libros utilizados son:

Ingresos de Fondos y

Egresos de Fondos

      B.

Sistema de Banco y Fondo Fijo

Se utilizan los libros:

Banco Ingresos,

Banco Egresos y

Planilla de Fondo Fijo.

A. SISTEMA DE CAJA TRADICIONAL:


LIBRO INGRESO DE FONDOS:


Se registraran aquí todos los hechos que representen un ingreso de fondos para la empresa:


¿Qué comprobantes se registraran? SISTEMA DE BANCO Y FONDO FIJO

Este sistema se utiliza cuando se quiere controlar algunos inconvenientes en el manejo de fondos.

Si se opta por este sistema, se sustituyen los libros de Ingresos y Egresos de Fondos  por los Libros Banco Ingresos y Banco Egresos. Todas las cobranzas se depositan en el Banco

b. Todos los pagos se realizan con cheque

c. Las salidas de fondos de menor monto se pagan en efectivo y se reponen el saldo fijo con cheque (El fondo Fijo es una cantidad fija de dinero que se repone con un cheque a medida que se va gastando)

Ventajas:


De esta forma en la empresa se maneja el mínimo de efectivo posible y se dispone de un mayor control de los fondos.

Además, al manejarse poco efectivo en la empresa, se minimizan los errores y fraudes por ese concepto.

Condiciones que deben cumplirse:

1)Se debe determinar la cantidad fija de dinero que compondrá el fondo fijo, por ejemplo: $ 20.000

2)Se debe establecer la cantidad por encima de la cuel se pagarán las operaciones con cheque, por ejemplo: todos los pagos por encima de $ 2.000 se pagan con cheque.

Para iniciar el sistema a partir del sistema de fondos se debe implementar de la siguiente manera:

1)Depositar el saldo total de caja en la cuenta corriente bancaria

2)Emitir el Cheque para iniciar el Fondo Fijo

LIBRO BANCO INGRESOS

Adoptando este sistema se registra un débito a la cuenta Cobranzas a Depositar por los ingresos de fondos de la empresa y un crédito al rubro Ventas, Deudores por Ventas, Conformes a Cobrar, etc, según corresponda.

Cuando se realiza un depósito en el banco, se acredita la cuenta Cobranzas a Depositar y se debita Banco Cuenta Corriente por el depósito realizado.

Los gastos pagados con el Fondo Fijo se registran en la planilla de Fondo Fijo:


OPERACIONES DE CRÉDITO

LIBRO DE VENTAS:


En este libro se registran todas las operaciones a crédito que tienen origen en la empresa; el emisor del comprobante.

Recibos emitidos por la empresa por conformes recibidos de terceros Recibos emitidos por la empresa por cheques diferidos recibidos.

Recibos emitidos por terceros por conformes firmados por la empresa Recibos emitidos por terceros por cheques diferidos firmados por la empresa.

Cuando la cantidad de operaciones de ventas es muy grande se utiliza unaplanilla o libro de costo de ventas en el que se anotan los importes de los costos de ventas y las devoluciones de ventas.

Asientos de Resumen de libros auxiliares:


Para realizar el Asiento de resumen de cada libro se realiza una suma de todas las columnas de cada libro auxiliar.

El asiento incluirá en el Debe todos los rubros que corresponden a los débitos de cada libro y en el Haber se registran todos los rubros correspondientes a los créditos del libro correspondie


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