Fundamentos y Estructura de la Gestión de Proyectos

Definición y Características del Proyecto

Un Proyecto es la combinación de recursos humanos (RH) y no humanos reunidos en una organización temporal que, mediante la realización de tareas o actividades interrelacionadas, buscan un objetivo principal.

Se desarrolla para conseguir un objetivo final o global. Aunque la definición del objetivo puede ser compleja, esto no justifica definirlos sin precisión y claridad.

Objetivo Global o Final

Es el patrón de medida con el que se comparará la ejecución del proyecto para controlar su realización. Los subobjetivos clave son las magnitudes: coste, calidad y plazo. El objetivo podrá variar como consecuencia de cambios en sus coordenadas.

Características Esenciales

• Combina recursos dentro de una organización.
• Se requiere una dirección y el establecimiento de una organización con recursos para conseguir los objetivos.
• Se compone de acciones únicas y no repetitivas.
• Debe tener una duración determinada, con su principio y su final bien definidos. Esto es lo que diferencia a un proyecto de un proceso continuo.

Ciclo de Vida del Proyecto (Fases)

Las fases tienen una misión propia, por lo que se habla de ciclo de vida de un proyecto.

1. Estudio Preliminar

   Se llevan a cabo las siguientes tareas:

   • Analizar alternativas para conseguir el objetivo.
   • Valoración del tiempo.
   • Estimación de recursos humanos y su coste.
   • Establecer el tipo de organización.
   • Determinar las características del producto.

   Se incluyen los estudios de viabilidad para tomar precauciones que limiten riesgos:

   1. Técnicos: Aspectos técnicos que varían según la naturaleza y el tipo de proyecto. La decisión la toma el director y los especialistas (internos o externos).
   2. De Mercado: Determinar si existe demanda antes de lanzar un nuevo producto.
   3. Financieros: Definir el presupuesto de ejecución, la distribución temporal del gasto y el modelo de financiación.
   4. De Rentabilidad: Cálculos de rentabilidad mínima exigida.

2. Diseño

   Fija los recursos necesarios (humanos y no humanos). Se establecen los costes reales y los previstos de rendimiento. Define los procesos de seguimiento y control, planes de contingencia y prepara la documentación para la aplicación práctica.

3. Ejecución y Control

   Se ejecuta el proyecto, efectuando su seguimiento y control. Si existen desviaciones, se realiza un análisis de las causas y, si es necesario, su replanteamiento.

4. Abandono (Cierre)

   Exige la integración y la responsabilidad del producto final.

La Dirección del Proyecto

El aspecto clave en la ejecución del proyecto es la dirección. Su responsabilidad principal es lograr los objetivos establecidos.

A. Responsabilidades del Director

El director participa activamente en:

• Fijar el objetivo.
• Definir la estructura y los estándares de control.
• Decidir las técnicas a utilizar.
• Describir puestos de trabajo y asignar responsabilidades.
• Reclutar personal.
• Establecer el sistema de información.
• Programar tiempos, costes y recursos.
• Realizar controles e informar a la alta dirección.

B. Habilidades del Director

Las habilidades corresponden a las funciones del proceso directivo: planificación, organización, dirección y control. El director posee cuatro habilidades fundamentales:

1. Gestor: Responsable de la planificación, la ejecución y los resultados.
2. Técnico: Conoce la tecnología que implica la forma de organización, los puestos de trabajo y los estándares de rendimiento.
3. Relaciones Humanas: Habilidad y capacidad de mando y control para dirigir y motivar al equipo.
4. Negociador: Posee dotes de negociador porque está obligado a relacionarse con organizaciones y personas ajenas a su propia estructura.

C. Instrumentos de Dirección

1. Plan de Proyecto

   Lo redacta, modifica y actualiza el director. Debe contener un resumen, objetivos, costes y calidad, programa de ejecución, presupuesto, descripción y controles del plazo.

2. Manual de Procedimiento

   Recopila normas de orden técnico y administrativo para efectuar las tareas.

3. Programación Detallada de Ejecución

   Documento que refleja el calendario de ejecución de las tareas, su coste y control.

4. Informes Complementarios

   Se realizan periódicamente:

   • Informe de Progreso: Actividades programadas hasta la fecha (realizado, por hacer, previsión para acabar, consecuencias).
   • Informe de Costes: Informa de los costes y la comparación con lo presupuestado, análisis de desviaciones y consecuencias en el coste total.
   • Informe sobre Desviaciones: Desviaciones detectadas, medidas adoptadas e influencia en otros factores.
   • Informe Final del Proyecto: Historia del proyecto, desviaciones, medidas tomadas y aspectos convenientes.

Métodos de Programación y Planificación

Diagrama de Gantt

Henry Gantt (1917) procuró resolver el problema de la programación de actividades para visualizar:

• La duración de cada actividad.
• Fechas de iniciación y terminación.
• Tiempo total para la ejecución de un trabajo.
• Seguir el curso de cada actividad, detectando adelantos o retrasos.

Ventajas del Gantt

• Nivel mínimo de planificación requerido.
• Gráficos eficaces en las etapas iniciales.
• Fácil interpretación.
• Se crearon dispositivos mecánicos para una mayor flexibilidad en las actualizaciones.

Desventajas del Gantt

• Gran limitación para la representación de planes con complejidad.
• No ofrece condiciones para el estudio de opciones.
• No tiene en cuenta recursos ni su costo.
• No permite la visualización de la relación entre las actividades cuando su número es grande.

El Gantt es un instrumento de bajo costo y extrema simplicidad para la planificación de actividades simples. Para actividades complejas, presenta limitaciones serias, dando lugar al desarrollo de métodos como el CPM y el PERT.

PERT y CPM

Ambas son técnicas basadas en el grafo o red.

• PERT (Program Evaluation and Review Technique): Utiliza conceptos como suceso, actividad, holguras, tiempo temprano (t early) y tiempo tardío (t last).
• CPM (Critical Path Method): Utiliza conceptos como nudo, trabajo, flotantes, tiempo más bajo y más alto de iniciación.

Diferencia Fundamental

La diferencia principal radica en la estimación del tiempo:

• PERT: La duración de cada actividad se calcula en función de tres tiempos: optimista, pesimista y más probable.
• CPM: Cada actividad tiene un tiempo único y determinado.

El Método del Camino Crítico (CC)

Bernard Roy, matemático francés (1960), presentó un método que difiere en algunos aspectos básicos de los métodos PERT y CPM.

Para comenzar una actividad, tiene que finalizar la ejecución de sus actividades precedentes. Cuando esto no se cumple, existe solapamiento de actividades y desplazamiento de actividades.

La programación por el Camino Crítico se aplica al proyecto que se define mediante un estudio de las tareas elementales para su desarrollo y las relaciones de interdependencia lógico-temporales de estas tareas.

Etapas en la Aplicación por Camino Crítico

1. Ordenamiento del Conjunto de Actividades

   Definición de su concepto y naturaleza (en qué consiste) y su posición en el proyecto (actividades de las que depende y a las que condiciona).

2. Estudio de Tiempos

   Duración de cada actividad; la fecha más pronto y más tarde en que puede ocurrir un suceso.

3. Cálculo de Holguras y Calificación de Actividades

   Determinación de las holguras de las actividades.

4. Política de Ejecución

Conceptos Clave en la Representación por Red

• Actividad

  Acto necesario para alcanzar un objetivo. Su característica principal es el consumo de tiempo. Otras características son: tareas elementales, posición en el proyecto y recursos que consume. Se representa por una flecha orientada.

• Actividad Ficticia

  No suponen consumo de tiempo. Son un artificio para resolver en los grafos problemas de dependencias o prelación entre actividades. Se representa por una flecha orientada de trazo discontinuo.

• Suceso (Nudo)

  Actividad definida por un estado inicial y final. En el PERT se representan por círculos. También se denominan nudos, etapas o acontecimientos.

• Camino

  Actividades adyacentes que van desde un vértice a otro. Se caracteriza porque cada nudo es principio y fin de una sola actividad. Un tipo especial es el circuito, donde el nudo final coincide con el inicial.

• Grafo (Red)

  Instrumento convencional de representación del proyecto formado por nudos que representan los sucesos a lo largo de la ejecución y un conjunto de flechas que indican las actividades que hay que ejecutar.

  • Grafo Potencial-Etapas: Los nudos representan etapas alcanzadas en el desarrollo.
  • Grafo Potencial-Actividades: Los nudos representan actividades y las flechas, prelaciones.

Principios de Representación del Grafo

1. Principio de la Designación Unívoca de las Actividades

   Cada actividad se define por sus nudos inicial y final. Cuando entre los mismos sucesos se comprendan varias actividades, se recurrirá a actividades ficticias.

2. Principio de las Secuencias Unívocas

   El grafo representa la ejecución lógica del proyecto.

3. Principio de la Designación Sucesiva de los Nudos

   Designar los nudos con números crecientes en el sentido del desarrollo del grafo.

4. Principio de la Unidad en el Comienzo y Terminación del Proyecto

   Se designa la iniciación por un nudo y se hace lo mismo en la terminación, usando si es necesario actividades ficticias.

Cálculo de Holguras y Camino Crítico

• Holgura de un Suceso (H): Diferencia entre el tiempo tardío (last) y el tiempo temprano (early) de dicho suceso.
• Holgura Total (HT): Se calcula restando al tiempo tardío (last) del suceso final el tiempo temprano (early) del suceso inicial y la duración de la actividad.
• Holgura Libre (HL): Se calcula restando al tiempo temprano (early) del suceso final el tiempo temprano (early) del nudo inicial y la duración de la actividad. Indica la cantidad de holgura disponible después de realizar la actividad si todas las actividades del proyecto comienzan lo antes posible.
• Holgura Independiente (HI): Se calcula restando al tiempo temprano (early) del suceso final el tiempo tardío (last) del suceso inicial y la duración de la actividad. Esta holgura es escasa y a veces negativa.

Relaciones entre Holguras

• HT y HL coinciden cuando la actividad acaba en un nudo crítico.
• HL y HI coinciden cuando la actividad comienza en un nudo crítico.
• Las tres holguras de una actividad coinciden cuando la actividad empieza y acaba en nudos críticos.
• Las actividades críticas tienen las tres holguras iguales a cero (HT = HL = HI = 0).

Camino Crítico (CC)

Es el camino de longitud máxima entre todos los que van desde el nudo inicial al nudo final del grafo. Determina la duración mínima del proyecto.