Fundamentos de la Organización Empresarial

La organización es un pilar fundamental en cualquier entidad, ya que implica agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos. En el ámbito administrativo, esto se traduce en la asignación de funciones de autoridad y responsabilidad, así como en la definición de las relaciones que deben existir entre las diversas unidades.

Tipos de Organización

Organización formal

Aquella en la que las actividades están deliberadamente constituidas para alcanzar fines determinados.

Organización informal

Cualquier actividad de grupo que no tiene un objetivo específico, aunque eventualmente puede contribuir al logro de fines comunes.

Estructuras Organizacionales

Existen diferentes tipos de estructuras que definen cómo se organiza el poder y las responsabilidades dentro de una entidad:

Estructura centralizada

Aquella en la que en el vértice superior existe un jefe y los niveles jerárquicos se escalonan hacia abajo, concentrando todo el poder en la máxima autoridad.

Estructura departamentalizada

La organización se divide por departamentos, asignando un jefe con habilidades específicas para el manejo de cada uno. En este tipo de organización, se incluye un organismo de coordinación entre los departamentos para mantener la cohesión necesaria.

Estructura descentralizada

Una empresa se fragmenta en establecimientos o fábricas distintas que gozan de autonomía real, pero no de independencia financiera ni personalidad jurídica.

Holding

Es una ampliación de la empresa descentralizada. La sede de la empresa se conoce como sociedad madre, y los establecimientos descentralizados constituyen sociedades dotadas de personalidad jurídica e independencia financiera y jurídica, bajo el control central de la empresa madre.

Principios Clave de la Organización

Para una organización efectiva, es crucial adherirse a ciertos principios:

Objetivos

Una organización debe tener un objetivo bien definido, claro y específico.

Especialización

Una organización debe dedicarse únicamente a aquellas actividades para las que fue creada.

Amplitud o espacio de control

Se refiere al número de subordinados que un superior puede supervisar eficazmente. Aunque no hay un número fijo, se sugiere que el espacio de control sea reducido para facilitar la toma de decisiones y la supervisión efectiva.

Coordinación

Los trabajadores deben mantener una comunicación fluida para una coordinación efectiva en la organización, tanto lateral como vertical.

Continuidad

Las personas deben ajustarse a lo establecido en el plan.

Centralización

Un solo jefe toma las decisiones, y se le rinden cuentas a quien ostenta la autoridad centralizada.

Descentralización

Cada individuo es responsable en su área, buscando optimizar el número de áreas y cumplir con las funciones correspondientes.

Etapas del Proceso Organizacional

El proceso de organización se compone de varias etapas fundamentales:

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades para llevar a cabo una función con mayor precisión, eficiencia y un mínimo esfuerzo, lo que da lugar a la especialización en el trabajo.

Esta etapa comprende tres aspectos necesarios en una organización:

• Jerarquización

  Es la disposición de la organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles deben ser los indispensables y definir claramente el tipo de autoridad:

  • Autoridad lineal: Es la parte de la organización directamente responsable de alcanzar los objetivos de la misma.
  • Autoridad de staff o estado mayor: Son aquellos individuos cuyas funciones en una organización consisten en prestar servicio o asesoría al personal de línea, y también en realizar tareas de auditoría o control.
  • Autoridad funcional: Es cuando se le otorga al asesor el derecho de controlar todas las actividades del departamento que requiera de su conocimiento, convirtiéndose así en una autoridad especializada.

• Departamentalización

  Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en su similitud. Se logra mediante una división orgánica que permite a la organización desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

Tipos de Departamentalización

Funcional

Es aquella que agrupa las actividades análogas según su función para lograr la especialización.

Por productos

Se realiza con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Geográfica

Cuando las unidades de una empresa realizan las actividades en diferentes lugares.

Por clientes

Donde se crean unidades para asistir a distintos tipos de compradores o clientes.

Por procesos o equipos

Es la división de una planta industrial de acuerdo con cada una de las etapas de su proceso de fabricación.

Descripción de funciones

Consiste en que, después de establecidos los conceptos jerárquicos, es necesario definir con toda claridad las labores que deben realizar las unidades creadas y clasificar todas las funciones a nivel de trabajo.

Coordinación y Liderazgo

Coordinación

Es la función para lograr la combinación de unidades de esfuerzo bien integradas y balanceadas en la organización. La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, la cual se logra a través de líneas de comunicación y autoridad fluidas.

Dirigente

Es la persona que tiene sobre sí la responsabilidad de conducir a un grupo de personas hacia un objetivo previamente establecido. El éxito de un dirigente reside en su personalidad.

Dirigente Moderno

Trata de obtener la máxima colaboración de sus subordinados y comparte con ellos la responsabilidad de la dirección.

El dirigente, para el logro de sus objetivos, requiere hacer uso de la autoridad, que consiste en el derecho de mandar y poder hacerse obedecer.

Tipos de Autoridad

• Autoridad legal: Es aquella que se adquiere con el nombramiento en cualquier puesto de la empresa o departamento.
• Autoridad personal: Es la que obtiene la persona por sus características de inteligencia, experiencia, tacto, etc., lo cual es el complemento de la autoridad legal.

Teoría del Comportamiento Humano en las Organizaciones

También conocida como la “Teoría X y Teoría Y” de Douglas McGregor, estas teorías fueron creadas para describir el comportamiento humano en las organizaciones, donde la Teoría X es de naturaleza negativa y la Teoría Y es de naturaleza positiva.

Teoría X (negativa)

El ser humano siente repugnancia al trabajo y lo evitaría siempre; por lo tanto, debe ser controlado, obligado y dirigido.

Teoría Y (positiva)

El desarrollo del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso. El ser humano puede dirigirse y controlarse a sí mismo en función del logro de objetivos a cuya realización se compromete.

Cualidades de un Dirigente Efectivo

Un dirigente exitoso posee una serie de cualidades esenciales:

• Energía física y mental: Capacidad para mantener un alto nivel de actividad y concentración.
• Serenidad: Mantiene la calma bajo presión y en situaciones difíciles.
• Empatía: Se pone en el lugar de otros para comprender sus perspectivas y necesidades.
• Objetividad: Toma decisiones basadas en hechos y datos, no en prejuicios.
• Deseo de dirigir: Posee la motivación intrínseca para liderar y guiar a otros.
• Habilidad comunicativa: Se expresa con fluidez y claridad, facilitando el entendimiento.
• Habilidad para enseñar: Capacidad para transmitir conocimientos y reducir el estrés en el trabajo.
• Sentido social: Mantiene una buena relación con el personal, creando una atmósfera de información y colaboración.
• Competencia técnica: Posee conocimientos y experiencia para aclarar dudas y resolver problemas técnicos.

Tipos de Dirigentes

Los dirigentes pueden clasificarse según su estilo de liderazgo:

• Dirigente intelectual: Persona con amplios conocimientos del área que dirige y habilidades superiores.
• Dirigente institucional: Apoya su autoridad en el puesto que ocupa dentro de la jerarquía.
• Dirigente democrático: Es condescendiente, escucha a su personal y toma en cuenta sus opiniones.
• Dirigente autocrático: Él manda y no escucha opiniones ni toma en cuenta a su personal.
• Dirigente paternalista: Se basa en las necesidades sociales de su personal, buscando protegerlos y proveerles.