Cómo Elaborar un Proyecto

La primera y más urgente preocupación de todo trabajador social es aprender a elaborar proyectos. Para ello no existe una normativa rígida, sino una serie de pautas que sirven para organizar las ideas. Se establecen pautas y lineamientos generales:

• Concretar y precisar lo que se quiere realizar
• Instrumentar de manera efectiva las decisiones tomadas
• Seguir cursos de acción que conduzcan a la obtención de determinados productos
• Establecer criterios que ayuden a valorar lo realizado

Diferencias entre Plan, Programa, Proyecto, Actividad y Tarea

Plan: Hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que derivan de las formulaciones, la asignación de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Un plan engloba programas y proyectos; su formulación se deriva de propósitos y objetivos más amplios.

Programa: Hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades y servicios, expresados en un conjunto de proyectos, coordinados entre sí. Un programa operacionaliza un plan mediante la realización de acciones orientadas a alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de un periodo determinado. Un programa está constituido por un conjunto de proyectos.

Proyecto: Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades.

Tanto los programas como los proyectos se concretan a través de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre sí.

Actividad: Es el medio de intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos.

Tarea: Es la acción que operacionaliza una actividad con un grado máximo de concreción.

Definición de Proyecto

Cuando se habla de proyecto en el lenguaje habitual, aludimos a una previsión, ordenamiento o premeditación que se hace para realizar algo o ejecutar una obra u operación. Se trata de la ordenación de un conjunto de actividades que, combinando recursos humanos, materiales, financieros, técnicos, se realizan con el propósito de conseguir un determinado objetivo. Estas actividades se articulan, interrelacionan y coordinan entre sí. Todo proyecto se realiza dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo dado.

Podemos decir que los aspectos de un proyecto hacen referencia a:

• Un conjunto de actividades y acciones que se deben emprender
• No son actuaciones espontáneas, sino ordenadas y articuladas
• Se orientan a la consecución de un objetivo o resultado previamente fijado
• Se realizan en un tiempo y espacio determinado
• Se justifican por la existencia de una situación-problema

Para que un proyecto esté bien diseñado y formulado debe explicar lo siguiente:

• Razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentación)
• A qué fin contribuirá (finalidad)
• Qué se espera obtener del proyecto (objetivos)
• A quién va dirigido (beneficiarios directos) y a quiénes afectará (indirectos)
• Qué debe producir el proyecto (productos)
• Con qué acciones se generarán los productos (actividades)
• Qué recursos se necesitan (insumos)
• Quién ejecutará el proyecto (responsabilidades)
• Cómo se ejecutará el proyecto
• En cuánto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos previstos (calendario)
• Cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto

La tarea de planificar enfrenta siempre el principio de la incertidumbre de la realidad. Esto significa que nuestros planes, programas y proyectos se elaboran para ser aplicados a una realidad fluctuante, con dinamismos entremezclados y con actores sociales que tienen intereses diferentes en relación con los objetivos del proyecto.

Para Mejorar la Capacidad de Programar y Elaborar Proyectos

Para que se dé una mayor articulación e integración entre la formulación de un programa y un proyecto, es necesario desarrollar EFICIENCIA Y EFICACIA OPERATIVA. Ellas comportan no solo la capacidad de operacionalizar lo concebido, sino también una disposición por abandonar las ideas que se revelan como obsoletas e inútiles. Pero sobre todo supone la capacidad de traducir las ideas en acción. Antes de desarrollar algunas ideas, hay que comenzar por organizar la mente de cara a la acción. La planificación no es nada más que una forma de sistematización del sentido común. La mejor manera de organizar la mente para la acción consiste en formular diez preguntas básicas y dar respuesta a cada una de ellas.

Las Diez Preguntas Clave:

• ¿QUÉ?
• ¿CON QUÉ?
• ¿POR QUÉ?
• ¿CÓMO?
• ¿PARA QUÉ?
• ¿CUÁNDO?
• ¿CUÁNTO?
• ¿A QUIÉNES?
• ¿DÓNDE?
• ¿QUIÉNES?

Frente a cualquier ¿Qué hacer?, enfrentamos respuestas a diez cuestiones que nos proporcionan los otros. Información mínima para poder tomar decisiones que permitan introducir organización, racionalidad, compatibilidad, coherencia a la acción. Como un modo para ir organizándose mentalmente de cara a la realización de determinadas actividades.

Cualidades que Ayudan a Desarrollar la Eficiencia y Eficacia Operativa

No se trata de conocimientos, sino de cualidades, innatas, pero en mayor medida adquiridas porque se pueden cultivar y desarrollar a lo largo de toda la vida.

Sensitividad: Para percibir y tratar los problemas, conductas, actitudes, conflictos de los diferentes actores sociales, consecuencias del programa, actividades que se realizan.

Flexibilidad y Estabilidad en la Direccionalidad de las Acciones: Son dos cualidades que se necesitan complementariamente. De ahí que esta cualidad deba expresarse en una doble dimensión práctica: en la capacidad de ajustarse rápidamente a las situaciones acortando el tiempo de reacción frente al surgimiento de hechos y problemas; y por otra, haciendo esta adaptación de modo tal que la incidencia de los factores externos no haga perder de vista los objetivos estratégicos.

Adaptabilidad: La capacidad de evolucionar en función de los cambios de la situación o de las circunstancias en que se desenvuelven las diferentes acciones programadas.

Fluencia: Capacidad de convertir los problemas y riesgos en nuevas oportunidades. Aprovechar los nuevos emergentes; pueden ser utilizadas para lograr los objetivos propuestos.

Sinergia: Es la forma de potenciar un programa mediante la organización y coordinación de las diferentes acciones.

Capacidad de Análisis: Para saber distinguir y separar las partes de un problema y hacer una apreciación sistemática y crítica.

Capacidad de Síntesis: Integrar los elementos o partes que constituyen una totalidad. Se trata de comprender las partes que configuran la realidad y la totalidad como algo más que la suma de las partes.

Para resolver problemas y para una acción racional se necesita la capacidad creativa: ideas nuevas para responder a las nuevas situaciones. Esta capacidad es la que permite encontrar el viable inédito. Viable: para actuar sobre una situación concreta, no vale cualquier respuesta de acción; esta debe ser realizable. Decimos inédito porque toda nueva circunstancia tiene algo de irrepetible.

Proceso Detallado para la Elaboración de Proyectos

1. Denominación del Proyecto

Identifica el proyecto; debe generar impacto (ej: Escuela de Fútbol).

Esto se hace indicando de una manera sintética y mediante un título lo que se quiere hacer. Su objetivo es identificar el proyecto e indicar el marco institucional. En aquellos casos en los que el que ejecuta no es el mismo que el que patrocina, habría que indicar también el organismo patrocinante. El objetivo principal de la denominación es el de caracterizar lo que quiere hacerse en el proyecto e indicar el organismo ejecutor y patrocinante del mismo. Una mala denominación nos puede conducir a una formulación imprecisa o muy amplia de objetivos, falta de concreción de las actividades, etc.

2. Naturaleza del Proyecto

Para hacerlo es necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para describir y justificar el proyecto.

A) Descripción del Proyecto

Definiendo la idea central de lo que se pretende realizar, ampliando sus aspectos esenciales. La información que proporciona pretende que la persona que desea conocer el proyecto pueda tener de entrada una idea exacta acerca de lo fundamental del mismo: tipo, clase, contexto.

B) Fundamentación o Justificación (El porqué se hace)

Deben cumplirse dos requisitos: hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución y hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución.

• Cuál es la naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver: Hay una necesidad y no existe un servicio para satisfacerla, o el servicio existente es insuficiente. Se trata de identificar y analizar el problema que se pretende solucionar.
• Qué prioridad se concede a la solución de ese problema: Toda fundamentación se apoya en dos tipos de razones y justificaciones, relacionadas con los criterios para el establecimiento de prioridades (razones políticas, técnicas).
• Naturaleza de la estrategia para la acción: Para llevar a cabo las acciones consideradas necesarias.
• Recursos internos y externos asignados para la solución del problema: Fase de diagnóstico, visualizar cuáles son las prioridades de la institución u otras entidades respecto de la solución del problema.
• Justificación del proyecto en sí: Presentar los resultados que haya arrojado la evaluación previa del proyecto acerca de la viabilidad, análisis costo-beneficio, productos, efectos, impacto.

Hay que incluir una síntesis de los datos del diagnóstico o estudios previos que justifiquen el proyecto.

C) Marco Institucional

Organización responsable de la ejecución. Indicar la naturaleza de la organización, su mandato, situación administrativa, jurídica. Lo que se persigue es informar clara y profundamente acerca de la institución, organización o agencia que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto.

D) Finalidad del Proyecto

Impacto que se espera lograr, cuando un proyecto forma parte de un programa más amplio. Para formular finalidades de un proyecto es necesario que:

• Éstas justifiquen debidamente el proyecto y objetivo.
• Sea posible verificar cualitativamente y cuantitativamente su marcha.

E) Objetivos

Para qué se hace, qué se espera obtener. Explicitando los objetivos, indicando el destino del proyecto. Su finalidad (impacto) y objetivo (efectos). Ningún proyecto adquiere su significado pleno si no se produce una clara definición y explicitación de los objetivos a alcanzar. La buena formulación del objetivo principal es garantía de elaborar un buen proyecto. El objetivo principal es el propósito central del proyecto. Los objetivos específicos, inmediatos o complementarios, existen para alcanzar o consolidar el objetivo general.

F) Metas

Cuánto se quiere hacer. Para que los objetivos adquieran un carácter operativo, hay que traducirlos en específicos. Las metas operacionalizan los objetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde.

G) Beneficiarios

Destinatarios del proyecto. Identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos, quiénes serán los beneficiarios finales o indirectos.

Para el buen diseño de un proyecto es necesario identificar con precisión los DESTINATARIOS, investigando e indicando:

• Situación general
• Ocupación
• Acceso a los servicios

H) Productos

Resultado de las actividades, a los que se llega por el hecho de haber realizado con éxito las actividades. Son la condición previa para el logro de objetivos y metas. La generación de los productos, su obtención, depende de la realización de actividades, en donde no intervienen factores externos. Los productos que pueden obtenerse en proyectos de tiempo social o cultural pueden ser de dos clases:

• Resultados materiales (escuelas, instalaciones)
• Servicios prestados (personas capacitadas, créditos otorgados)

Lo importante es distinguir los productos (resultados de las actividades) de los efectos (resultados de la utilización de productos). Es necesario que los productos que se mencionan cumplan con algunos requisitos:

• Que su realización pueda comprobarse.
• Que estén ordenados según una secuencia temporal lógica.
• Que su realización sea esencial para conseguir el objetivo propuesto.
• Que sean realizables con los recursos disponibles.

I) Localización Física y Cobertura Espacial

Dónde se hará, qué abarcará. Localizar un proyecto consiste en determinar el área donde se ubicará. MACROLOCALIZACIÓN (ubicación geográfica del proyecto dentro del área, región, ciudad). MICROLOCALIZACIÓN (identificando dentro de un conjunto menor: barrio, lugar, zona). La localización suele presentarse en el documento a través de mapas. La cobertura espacial indica el espacio físico que cubrirá el proyecto.

3. Especificación Operacional de las Actividades y Tareas a Realizar

La ejecución de cualquier proyecto presupone la concreción de una serie de actividades e implica la realización de un conjunto de tareas concretas. Lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Esto implica que en el diseño del proyecto se ha de indicar cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar metas y objetivos propuestos.

La organización, ordenamiento y coordinación de todas las tareas aportan los siguientes aspectos:

• Especificación e inventario de las actividades a realizar.
• Distribución de las unidades periódicas de tiempo.
• Indicación de la cantidad y calidad de los insumos necesarios involucrados en cada operación.

Hay que especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes actividades.

4. Métodos y Técnicas a Utilizar

5. Determinación de los Plazos o Calendario de Actividades

Uno de los aspectos esenciales en la elaboración de un proyecto es la determinación de la duración de cada una de las actividades. Permite juzgar la factibilidad del proyecto, si los plazos son realistas, si se considera el tiempo suficiente para obtener los productos básicos. El más simple es el diagrama de avance, cronograma, de fácil comprensión y utilidad. El calendario definitivo del proyecto debe elaborarse una vez realizado el calendario financiero, para asegurarse el suministro de insumos en cada momento o fase del proyecto.

6. Determinación de los Recursos Necesarios

Quiénes y con qué se realizará el proyecto. Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes, medios) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato. Cuando se elabora un proyecto suelen distinguirse cuatro tipos de recursos: humanos, materiales, técnicos y financieros:

Humanos: Disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas.

Materiales: Herramientas, instrumentos, para llevar a cabo el proyecto.

Técnicos: Alternativas técnicas, tecnologías a utilizar.

Financieros: Realiza una estimación de los fondos que se pueden obtener, presupuestos ordinarios, pago del servicio.

Ello no basta para asegurar un buen diseño del proyecto en la parte financiera; es necesario indicar lo que denominamos “calendario financiero”. Se trata de establecer en cada actividad y en cada momento o fase del proyecto cuáles son los recursos financieros necesarios.

7. Cálculo de los Costos de Ejecución y Elaboración del Presupuesto

Recursos expresados en unidades monetarias. La realización de un proyecto supone unos costos y la disponibilidad de fuentes de recursos.

COSTO DEL PERSONAL: Se calcula sobre la base del número de personas que participen, en forma remunerada o no, en la realización del proyecto, especificando el tipo de cualificación y dedicación.

DIETAS O VIÁTICOS: Incluye los gastos por desplazamiento del personal.

LOCALES: (Construcción de un local, alquiler de un local).

MATERIAL Y EQUIPO: (Costo de material, lo que se requiera).

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: (Electricidad, agua, luz, de limpieza).

IMPREVISTOS: (En todo proyecto hay que prever una cierta cantidad de dinero para gastos imprevistos).

BENEFICIOS: (Además de los beneficios sociales, pueden obtenerse beneficios monetarios, ingresos financieros provenientes del mismo proyecto).

COSTOS DIRECTOS: (Prestación de servicio).

COSTOS INDIRECTOS: (Servicios complementarios que se originan como resultado de la ejecución del proyecto).

COSTOS FIJOS: (No sufren variación a corto plazo. Ej: sueldos).

COSTOS VARIABLES: (Varían con el nivel de prestación del servicio, energía eléctrica).

COSTO DE CAPITAL: (Inversiones realizadas).

COSTOS CORRIENTES: (Pierden su valor una vez que el gasto fue efectuado).

Dentro de los costos hay que considerar tres elementos:

• Los diversos factores que componen el proyecto.
• La cantidad usada de cada uno de los factores.
• El valor o precio de cada uno de los factores.

No siempre es necesario efectuar un cálculo de costos, pero siempre será imprescindible elaborar el presupuesto del proyecto. De ahí que existe una notoria interdependencia entre presupuesto y actividades.