Homogeneidad de las tareas en la organizacion

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Organizacion:


a) Organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones.

B

De esta manera, organizar es el proceso de determinar las actividades y cargos necesarios dentro de una empresa, distribuyéndolos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno y asignándolos a individuos para que el esfuerzo global disponible pueda ser aplicado y coordinado en forma eficaz.

Etapas de la organizacion:


1.- Determinación del objetivo: Esta etapa supone la planificación como fase previa y fundamental a objeto de evitar el establecimiento de una estructura organizacional que fuese inadecuada, costosa e insuficiente para el logro de los objetivos. 2.- División del trabajo global en operaciones parciales: El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos necesarios de realizar para cumplir con los objetivos. Estas actividades deben ser descritas con detalle, desglosándolas en operaciones y tareas concretas. 3.- Agrupación de las operaciones parciales en unidades: Este proceso se conoce con el nombre de departamentalización. Una vez definidas las actividades y operaciones de cada unidad, se agrupan en centros de trabajo o de operación de acuerdo a los distintos criterios que dependen de los objetivos que se hayan fijado

Principales criterios de la departamentalización:


a.- Homogeneidad o afinidad de las tareas b.- Calidad de operativa o asesora c.- El producto que se trate d.- Territorio (unidad de venta por área geográfica) e.- Cliente f.- Proceso (unidad de producción) g.- Equipo de tareas

Finalidad de la departamentalización:


a.- Ayuda a la coordinación al asignar los trabajos a la unidad que mejor lo puede realizar. b.- Facilita el control al conformar unidades homogéneas en términos de una meta predeterminada y común. c.- Ofrece el beneficio de la especialización. d.- Contribuye a la reducción de costos al crear sólo las unidades necesarias. e.- Realza las relaciones humanas al constituir unidades armónicas haciéndose más fácil la convivencia interna.

4.- Definición de obligaciones y responsabilidad:


Para cada unidad y cargo se especifica lo que se espera de ellos, es decir sus deberes y responsabilidades, lo que se denomina especificaciones de cargos. En esta etapa se establecen los requisitos de los cargos.

5.- Asignación de personal:


El personal se consigue mediante un proceso de selección. La asignación de la dotación a las diferentes tareas se realiza de acuerdo a las especificaciones y requisitos de los cargos.

6.- Delegación de autoridad:


El personal seleccionado debe contar con la necesaria autoridad a objeto de que pueda desarrollar adecuadamente sus funciones

Organigrama :


Un organigrama es un gráfico o esquema en el que generalmente se representan los diversos cargos por rectángulos unidos por líneas. Estos revisten de gran importancia ya que definen las relaciones de autoridad y poder dentro de la organización. Autoridad es el derecho otorgado a una persona para requerir de otra que cumpla con ciertos deberes de una manera determinada y dentro de un plazo establecido.
La responsabilidad se refiere a la acción de responder o rendir cuenta por la ejecución de una tarea.

Las líneas que unen los rectángulos del organigrama son de dos clases:
I.-

Las que señalan las relaciones de autoridad entre supervisores y subordinados, llamada autoridad de línea y que se designan por líneas llenas y que corresponden a cargos operativos.

II.-


Las que representan el poder y que se asignan por líneas punteadas. Generalmente son funciones asesoras y se ubican lateralmente en el organigrama.

Ejemplo; administracion- asesoria juridica- compra- produccion-venta-finanzas- taller-departamento de costo

Organización informal: Las interacciones individuales y de grupos informales dentro de una empresa hacen que la estructura organizativa real difiera de la del organigrama. La actuación de las personas afecta la organización y altera las relaciones formales de autoridad. Se dice que la autoridad no se delega desde arriba, sino que se entrega desde abajo. Es por esto que, si un jefe no posee la capacidad ni la habilidad necesaria, dentro de la empresa se genera una nueva fuente de autoridad llamada poder informal, de esta forma pueden surgir líderes como supervisores informales.
La existencia de una organización informal no es un hecho malo o indeseable; lo que realmente importa es que existe y que debe ser tomada en cuenta por el administrador.
Por lo tanto, la verdadera organización es el organigrama modificado por todas las relaciones que se producen espontáneamente entre las personas

Principios de organizacion: 1.- División del trabajo:


La idea de la división del trabajo se asocia a la especialización y al concepto de eficiencia.

2.- Unidad de mando:


Todo supervisor, empleado u operario debe tener un solo jefe de quien reciba órdenes y a quien debe informar y responder por las tareas encomendadas.

3.- Descentralización

Todo supervisor, empleado u operario debe recibir autoridad en igual magnitud que la responsabilidad que tiene asignada.

4.- Alcance del control:


El control del supervisor debe alcanzar a todas las actividades y recursos que la organización ha puesto bajo su responsabilidad.

5.- Asesorías:


Los cargos de línea pueden disponer de organismos asesores con la finalidad de lograr mejores resultados

Problemas tipicos de organizacion:1.- Excesiva centralización funcional:


En organizaciones más centralizadas se produce un problema en las comunicaciones creando cuellos de botella que retardan todo el proceso administrativo. Una descentralización excesiva es problemática ya que hace que el ámbito de control de cada supervisor sea muy grande y esto, muchas veces excede a sus posibilidades. En general, las organizaciones muy centralizadas son burocráticas y complicadas, hacen crecer a las organizaciones hacia abajo, mientras que las muy descentralizadas, pecan por simplistas y caóticas

2.- Duplicación de cargos:


La existencia de duplicaciones parciales o totales de cargos lleva a la ineficiencia debido a:
a.- El hecho que dos personas hagan lo mismo es ineficiente.
b.- Se dejan de hacer tareas importantes.
c.- Crean conflictos humanos.

3.- Dualidad de mando o dirección


Ocurre cuando existe más de un jefe para un subordinado, a pesar de que oficialmente hay uno solo.

4.- Cargos vagos:


Esto se produce cuando los cargos se crean y no se modifican de acuerdo a los cambios de situación y condiciones que se generan a través del tiempo.

5.- Servicio mal asignado


Se produce cuando a una unidad se la hace depender de una área específica a pesar de que tiene que servir a toda la empresa.

DIRECCION:


La dirección corresponde a la ejecución, que de acuerdo a la estrategia escogida para realizar el plan nos conduzca al objetivo planteado. Por lo tanto, el concepto de dirección es lograr que todo el personal de una entidad se comprometa a alcanzar determinados objetivos de acuerdo con los planes y organización de la empresa.
La dirección contiene dos elementos básicos:
a.
El compromiso del personal para ejecutar bien sus labores, por lo cual éste debe ser motivado

. b.-

La labor consiste en alcanzar los objetivos fijados por la organización.

Motivación:


La motivación se vincula con el comportamiento de las personas y constituye un elemento vital de la administración. En esencia la motivación consiste en hacer que cada cual cumpla con entusiasmo su trabajo. Esta varía según las personas, dependiendo de factores tales como la personalidad, ambición, educación, edad, etc

Mando


Mandar es el acto de integrar los esfuerzos de los miembros del grupo, de modo que, al cumplir las tareas asignadas, satisfagan las necesidades de las personas y el grupo. El mando correcto no es una dictadura, si no que es una forma de motivación.
-Un instrumento importante del mando es la orden. Esta inicia, detiene o modifica una acción
.
Comunicación: a
La comunicación es un medio de facilitar la administración, no es una actividad ni una función independiente. Esta es bidireccional, se da en todos los niveles y en todas las direcciones de la organización B)Las comunicaciones se pueden clasificar en:- Informativas – Consultivas Ejecutivas o imperativas.
Principios elementales para comunicar:

1.- Tener claridad respecto a lo que se desea comunicar 2.- Comunicar lo justo y necesario 3.- Tener presente que al difundir la comunicación, ésta puede sufrir alteraciones 4.- En lo posible usar símbolos y elementos visuales 5.- Destinar tiempo a elegir y seleccionar la información a comunicar

Liderazgo : a


El administrador debe lograr de que todos los jefes o supervisores se conviertan en líderes para sus respectivos grupos.

b

Un líder pone los planes en acción y se esfuerza por comprender y solucionar lo que preocupa y afecta a los miembros del grupo.

CONTROL:


El control es una verificación de lo realizado. Este adquiere sentido cuando hay algo con que compararlo. Generalmente se compara con el plan.
De este modo, el control constituye un proceso que establece lo que se está realizando y lo que se ha efectuado, valorando y aplicando medidas correctivas para obtener los objetivos propuestos El control NO debe considerarse como una acción coercitiva; éste constituye una valiosa herramienta que ayuda a corregir errores a todos los miembros de la organización, desde el gerente hasta el último de los subordinados.
Debe aplicarse a todos los niveles y áreas.
Es dinámico y su esencia consiste en entregar resultados que puedan ser analizados, para posteriormente, de ser necesario, corregir el plan o planear nuevamente y luego, volver a controlar.
El control es el poder renovador de la administración

TIPOS DE CONTROLES:


Existen diversos tipos de controles que pueden ser cuantitativos, cualitativos, de tiempo y de costo.
Estos distintos tipos de controles se aplican a cada una de las funciones operativas de la empresa, es decir, compras, producción, ventas y finanzas.

CONTROL GENERAL:


Los controles generales se aplican a toda la empresa o a una gran parte de ella. La mayoría de los controles generales son financieros, ya que las finanzas constituyen el lenguaje común de todas las actividades de una institución. Para que los controles generales sean satisfactorios deben existir planes y políticas definidas. (análisis económico-financiero, punto de equilibrio, etc.).
Otro tipo de control general lo constituye las auditorías, que se utilizan para controlar las declaraciones financieras, valorar las operaciones contables y evaluar las prácticas y resultados administrativos.
Finalmente, existe un tipo de control general por áreas claves, que se refiere a la medición de resultados y su comparación con metas preestablecidas en ciertas áreas o campos de acción básicos de la empresa. La designación de áreas clave supone objetivos y políticas claras donde concentrar esfuerzos en la búsqueda de un fin superior. (participación en el mercado, desarrollo del personal, etc.).
Actualmente, uno de los controles más utilizado por las diferentes empresas es el presupuestario, que dice relación con un presupuesto y su grado de cumplimiento en el tiempo
ETAPAS DEL CONTROL: 1.- Determinación de la base de control:

La base no es otra cosa que los objetivos propuestos o las metas a alcanzar.
Generalmente las metas se definen en unidades cuantificables para que así el control pueda realizarse sobre bases objetivas. (tiempo de duración de un proceso, cantidad de productos vendidos, salarios pagados, etc.).

2.- Medir y juzgar lo realizado:


La determinación de lo realizado puede ser cuantitativa si la meta así lo es, o, bien cualitativa. Para ser lo más objetivo posible es importante establecer metas que sean cuantitativas.

3.- Comparar lo realizado con lo programado :

Esta comparación permite detectar desviaciones o diferencias entre lo programado y lo realizado, las que pueden ser positivas, si lo efectuado supera a lo estimado, o negativas. Estas desviaciones idealmente deben expresarse en términos cuantitativos.

4.- Analizar y corregir las desviaciones :

Constituye la tarea más importante del control ya que aquí se analizan las desviaciones existentes, lo que posibilita reformular el plan y en general, adoptar medidas correctivas para evitar que en el futuro esas desviaciones se repitan. Estas medidas , si son cuidadosamente implantadas, hacen del control un instrumento valioso y positivo para la administración

PRINCIPIOS DEL CONTROL: A.- Autocontrol:


Cada vez que se efectúa una acción, con mayor o menor grado de conciencia, se establece un control o una comparación de lo que se hizo respecto a lo que se quiso hacer. Es decir, se auto controla. Sin embargo, el autocontrol no es suficiente por lo que es necesario que otras personas, libres de prejuicios o compromisos, hagan el control correspondiente

B.- Excepción :


El control se hace más eficiente y se obtienen mejores resultados cuando se concentra el análisis y las correcciones en las desviaciones más importantes.

C.- Economía :


El control tiene un costo asociado, el cual no debe ser más caro que lo que se controla, o sea, el costo del control debe relacionarse con el valor de lo que se está controlando. En otras palabras, es necesario establecer su costo y su beneficio.

ENTORNO EMPRESARIAL:


El entorno empresarial son todas aquellas variables, factores o elementos del medio que influyen o afectan a la empresa.
El desarrollo tecnológico y de las comunicaciones ha significado una gran interdependencia o una gran interacción entre la empresa y el medio (consumidores, mercado, competencia y la sociedad como un todo).

TIPOS DE ENTORNO: 1.- Próximo


Está constituido por todos aquellos elementos que rodean a una empresa (consumidores, clientes, gobierno, proveedores, sindicatos, competidores, etc.).

2.- Potencial:


Corresponde a aquellos factores que son susceptibles de transformarse en un futuro cercano en entorno próximo, como por ejemplo, los competidores externos para los productores nacionales.

3.- Remoto:

Corresponde a aquellos factores que parecen estables, pero que repentinamente se transforman en elementos del entorno potencial o próximo. ( crisis económica).
Por lo menos existen tres elementos fundamentales que hacen al entorno de la empresa un elemento dinámico, estos son:

Desarrollo tecnológico – Desarrollo de las comunicaciones – Apertura de los mercados extranjeros

GRAFICA DE GANTT : Sus tres elementos principales son:


1.- Fechas : anotadas en el reglón superior
2.- Actividades
3.- Lugar para los asientos

DIAGRAMA DE PERT:


Este diagrama representa las actividades mediante flechas interconectadas, lo que ofrece la ventaja de mostrar como cada etapa depende de otras anteriores. Sobre la flecha para cada actividad se acostumbra a poner tres números, separados por guiones, que simbolizan respectivamente el tiempo optimista, el más probable y el pesimista. Es así como las flechas representan las actividades planeadas y los círculos el inicio o término de éstas.

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