Introducción a los Procesos de Planificación

La planificación de proyectos es fundamental para asegurar la correcta ejecución y finalización de cualquier iniciativa. A continuación, se detallan los procesos clave involucrados en esta fase.

Definición de Actividades (5.0)

Es el proceso necesario para identificar las actividades específicas que deben realizarse para producir los diversos productos entregables del proyecto.

Establecimiento de la Secuencia de Actividades (6.0)

Es el proceso necesario para identificar y documentar las dependencias entre las actividades del cronograma.

Estimación de Recursos de Actividades (7.0)

Es el proceso necesario para estimar los tipos y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

Estimación de la Duración de Actividades (8.0)

Es el proceso necesario para estimar la cantidad de períodos laborables que se requerirán para completar cada actividad del cronograma.

Herramientas de Programación de Proyectos

Para una programación efectiva, se utilizan diversas herramientas que permiten visualizar y controlar el avance de las actividades.

Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt es un método gráfico de planeación y control en el que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto completamente. En otras palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt.

Componentes del Diagrama de Gantt

La gráfica de Gantt se compone de una hoja a la izquierda y de un gráfico de barras a la derecha. Cada fila de la hoja muestra, de manera predeterminada, el nombre y la duración de una tarea del proyecto. En la parte superior del gráfico existe una línea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea correspondiente de la hoja. La ubicación de una barra de tarea en la línea de tiempo muestra cuándo comienza y finaliza la duración de la tarea. Las tareas se listan de arriba hacia abajo en el orden en que se realizarán. La ausencia de una barra significa que no hay trabajo relacionado con la tarea durante un período de tiempo determinado.

Utilidad del Diagrama de Gantt

Las gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados por actividades que se realicen en secuencia ordenada; también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja su sencillez y su excelente capacidad como instrumento de comunicación con los usuarios finales.

Conceptos Clave del Diagrama de Gantt

A continuación, se definen los conceptos fundamentales asociados al Diagrama de Gantt:

1. Tarea

   Son actividades de un proyecto que se realizan en una secuencia determinada.

   • Tarea predecesora: Es una tarea que debe comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar.
   • Tarea sucesora: Es una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente.
   • Tareas de resumen: Son aquellas que se componen de subtareas y resumen esas subtareas.

2. Duración

   Tiempo en que se llevará completar una tarea, definiendo su lapso de tiempo.

3. Hito

   Es una tarea sin duración (o días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase importante.

4. Trabajo

   Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea. Existen dos tipos de trabajo: el trabajo de recursos individuales en una tarea y el trabajo total en la tarea.

5. Calendario de un Proyecto

   Designa la programación predeterminada de los trabajos para todos los recursos asignados al proyecto. Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un período no laborable (como los días festivos de la organización), establecer los calendarios base para indicar la información compartida entre los recursos y modificar los calendarios de recursos individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad.

6. Relaciones o Vinculaciones entre Actividades

   • Dependencia Fin a Comienzo (FC): Una tarea no puede comenzar hasta que finalice otra.
   • Dependencia Fin a Fin (FF): Una tarea no puede finalizar hasta que finalice otra.
   • Dependencia Comienzo a Comienzo (CC): Una tarea no puede comenzar hasta que comience otra.
   • Dependencia Comienzo a Fin (CF): Una tarea no puede finalizar hasta que comience otra.

Pasos para Elaborar un Diagrama de Gantt

1. Listar las actividades en columna.
2. Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo.
3. Calcular el tiempo para cada actividad.
4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.
5. Reordenar cronológicamente.
6. Ajustar tiempo o secuencia de actividades.

Planeación de Redes (PERT y CPM)

La planeación de redes es una técnica útil para la planeación, programación y el control de proyectos, que consiste en muchas actividades interrelacionadas. En los años cincuenta se desarrollaron dos técnicas de planeación en redes: la técnica de evaluación y revisión de programas (Program Evaluation and Review Technique -PERT-) y el método de la ruta crítica -MRC- (Critical Path Method -CPM-).

Principios de Red

Hay algunos principios básicos que se tienen que comprender al preparar o dibujar un diagrama de red. También hay diferentes formatos que se pueden usar para dibujar el diagrama. Un formato es la actividad en el cuadro (AEC), también conocido como actividad en el nodo (AEN), y el otro formato es la actividad en la flecha (AEF).

Formatos de Diagramas de Red

Actividad en el Cuadro (AEC / AEN)

En el formato de AEC, cada actividad está representada por un cuadro en el diagrama de red y la descripción de cada una se escribe dentro del cuadro, como se muestra a continuación. Las actividades requieren de tiempo y con frecuencia su descripción se inicia con un verbo. Cada una está representada por un cuadro y solo por uno. Además, a cada cuadro se le asigna un número de actividad único. En el ejemplo anterior, a «Obtener voluntarios» se le ha dado el número de actividad 7. Las actividades tienen una relación de precedencia, es decir, están vinculadas en un orden de precedencia para mostrar cuáles actividades se deben terminar antes de iniciar otras. Las flechas que vinculan los cuadros muestran la dirección de la precedencia. No se puede iniciar una actividad hasta que se hayan terminado todas las que la preceden y que estén vinculadas con ella mediante flechas. Ciertas actividades se tienen que realizar en un orden escalonado. Por ejemplo, como se muestra a continuación, solo después de que se haya terminado «Lavar automóvil», se puede iniciar «Secar automóvil». Algunas actividades se pueden realizar de forma concurrente. Por ejemplo, como se muestra a continuación, «Obtener voluntarios» y «Comprar materiales» se pueden hacer al mismo tiempo; una vez que se han terminado ambas, se puede iniciar «Construir el puesto». En forma similar, cuando se concluye «Pintar el puesto», se pueden iniciar y trabajar de forma simultánea ambas actividades: «Desmontar el puesto» y «Limpiar».

Actividad en la Flecha (AEF)

En el formato de AEF, la actividad está representada por una flecha en el diagrama de red y la descripción de la actividad se escribe encima de la flecha, como se muestra a continuación. Cada actividad está representada por una flecha y solo por una flecha. La cola de la flecha señala el inicio de la actividad y la cabeza representa su terminación. El largo y el alcance de la flecha no señalan de ninguna forma la duración o la importancia de la actividad (a diferencia de la gráfica de Gantt, donde el largo de la línea o la barra sí indican la duración). En el formato AEF, las actividades están vinculadas por círculos denominados eventos. Un evento representa la culminación de las actividades que entran al mismo y el inicio de las que salen de él. En el formato AEF, a cada evento —no a cada actividad— se le asigna un número único.

Actividades Ficticias

En el formato de actividad en la flecha, existe un tipo especial de actividad conocido como actividad ficticia, con duración cero y representada por una flecha discontinua en el diagrama de red. Estas se utilizan solo con el formato de actividad en la flecha y son necesarias por dos razones: para ayudar en la identificación única de actividades y para mostrar ciertas relaciones de precedencia que, de lo contrario, no se podrían representar.

En el dibujo del diagrama de red de actividad en la flecha hay dos reglas básicas con relación a la identificación única de actividades:

1. Cada evento (círculo) en el diagrama de red debe tener un número de evento único; es decir, dos eventos en el diagrama de red no pueden tener el mismo número.
2. Cada actividad necesita tener una combinación única de números de eventos precedentes y sucesores.

Ambas actividades A y B que se presentan a continuación tienen la combinación de números de eventos predecesor-sucesor 1-2. Esto no está permitido en un diagrama de red AEF, porque si alguien se refiriera a la actividad 1-2, no sería posible saber si se trata de la actividad A o de la B.

Escalonamiento

Algunos proyectos tienen un grupo de actividades que se repiten varias veces. Por ejemplo, considere un proyecto que incluye pintar tres habitaciones. Para pintar cada habitación se requiere: 1) preparar la habitación que se va a pintar, 2) pintar el techo y las paredes, y 3) pintar los bordes. Supóngase que se dispone de tres expertos: uno para la preparación, otro para pintar los techos y las paredes, y otro para el retoque final. De esta manera, se indica que todas las actividades se tienen que hacer en orden sucesivo, lo cual implica que en cualquier momento una persona estará trabajando mientras las otras dos esperan.

Nivel de Detalle

Se debe considerar lo siguiente:

1. Si se ha preparado para el proyecto una estructura de división del trabajo, entonces se deben identificar las actividades para cada paquete de trabajo.
2. Quizá sea preferible dibujar primero una red a nivel de resumen y después ampliarla a una red más detallada. Una red de resumen es la que contiene un pequeño número de actividades de los niveles más altos en lugar de un gran número de actividades pormenorizadas. En algunos casos puede ser suficiente utilizar una red de resumen.
3. El nivel del detalle quizá quede determinado por ciertas interfaces obvias como puntos de transferencia:
   • Si hay un cambio en responsabilidad.
   • Si existe un producto por entregar tangible.
4. Las actividades no deben ser más largas en duración estimada que los intervalos de tiempo en los cuales el progreso real del proyecto se revisará y comparará con lo planeado.

Ejemplo Práctico: Sistema de Informes de Ventas

Una corporación denominada ABC Office Designs tiene un gran número de agentes que venden mobiliario de oficina a corporaciones importantes. A cada vendedor se le asigna un estado específico y cada estado forma parte de una de cuatro regiones del país. Para permitir a la administración supervisar el número y la cantidad de ventas de cada vendedor, para cada estado y cada región, ABC ha decidido construir un SI (Sistema de Información). Además, es necesario que el SI pueda dar seguimiento a los precios, existencias y competencia. El departamento de SI dentro de la corporación ha asignado a Beth Smith como la gerente de proyectos del proyecto de desarrollo del sistema de informes de ventas. Con la ayuda de su personal, Beth identifica todas las tareas principales que se necesitan realizar y desarrolla la estructura de división del trabajo (EDT). La EDT es posterior al planteamiento del problema. En el nivel uno, las tareas principales son la definición del problema, el análisis, el diseño, el desarrollo, las pruebas y la puesta en marcha. Cada una de estas tareas se divide aún más en tareas del nivel 2 y unas pocas se dividen en tareas del nivel 3.

Cálculo del Programa del Proyecto

Una vez que se tiene la duración estimada para cada actividad en la red y una ventana de tiempo global en la que se debe terminar el proyecto, es necesario determinar (sobre la base de las duraciones y el orden de precedencias) si es posible realizar las actividades en el tiempo de terminación requerido. Para decidir esto, se puede calcular un programa del proyecto que proporcione una tabla de tiempos para cada actividad y que muestre:

1. Los tiempos (o fechas) más tempranos en que se puede iniciar y terminar cada actividad, sobre la base del tiempo (o fecha) de inicio estimado del proyecto.
2. Los tiempos (o fechas) más tardíos en que se tiene que iniciar cada actividad con el fin de completar el proyecto en el tiempo (o fecha) de terminación requerido.

Tiempos de Inicio y Terminación Más Tempranos (ES y EF)

Conociendo la duración estimada para cada actividad en la red y utilizando como referencia el tiempo estimado de inicio del proyecto, se pueden calcular los dos tiempos siguientes para cada actividad:

1. El tiempo de inicio más temprano (ES, Earliest Start Time): Es lo más pronto en que se puede iniciar una actividad en particular, y se calcula sobre la base del tiempo de inicio estimado del proyecto y de las duraciones estimadas para las actividades precedentes.
2. El tiempo de terminación más temprano (EF, Earliest Finish Time): Es lo más pronto en que se puede terminar una actividad en particular, y se calcula sumando la duración estimada de la actividad al tiempo de inicio más temprano de la misma: EF = ES + duración estimada.

Los tiempos EF y ES se determinan calculando hacia adelante, es decir, trabajando a través del diagrama de red desde el inicio del proyecto hasta el final. Hay que seguir una regla: el tiempo de inicio más temprano de una actividad particular es el mayor tiempo de terminación más temprano de todas las actividades que la preceden.

Tiempos de Inicio y Terminación Más Tardíos (LS y LF)

Conociendo la duración estimada para cada actividad en la red y usando como referencia el tiempo de terminación requerido del proyecto, se pueden calcular los dos tiempos siguientes para cada actividad:

1. El tiempo de terminación más tardío (LF, Latest Finish Time): Es lo más tarde que se puede completar una actividad en particular para que todo el proyecto se concluya en la fecha acordada, y se calcula sobre la base del tiempo de terminación requerido del proyecto y la duración estimada para actividades sucesivas.
2. El tiempo de inicio más tardío (LS, Latest Start Time): Es la fecha más tardía en que se puede iniciar una actividad en particular para que todo el proyecto se complete en su fecha de terminación requerida, y se calcula restando la duración estimada de la actividad del tiempo de terminación más tardío: LS = LF – Duración estimada.

Los tiempos LS y LF se determinan calculando hacia atrás, trabajando desde el final hasta el inicio del proyecto. Hay que seguir una regla: el tiempo de terminación más tardío para una actividad en particular es el menor de los tiempos de inicio más tardío de las actividades que la suceden inmediatamente.

Holguras

La holgura (o flotación) es la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la fecha de finalización del proyecto. Se calcula a partir de los tiempos de inicio y terminación más tempranos y más tardíos.

Si la holgura total es positiva, esta representa la cantidad máxima de tiempo que las actividades de una ruta en particular pueden demorarse sin poner en peligro el tiempo de terminación requerido del proyecto. Por otra parte, si la holgura total es negativa, esta representa la cantidad de tiempo que las actividades de una ruta en particular deben acelerarse para completar el proyecto en su tiempo de terminación requerido. Si la holgura total es cero, no es necesario que las actividades en la ruta se aceleren, pero tampoco pueden retrasarse.