Trámites administrativos y procesos de la empresa

Afiliación y alta de las personas trabajadoras. La inscripción de la empresa es la afiliación de la persona trabajadora en la Seguridad Social. Es obligatoria para todas las personas incluidas en el campo de aplicación de la Seguridad Social, única y vitalicia. La persona empresaria está obligada a solicitar la afiliación de los trabajadores que ingresan a su servicio y que con anterioridad no hayan prestado servicios a ningún empresario. Si la afiliación no se realiza voluntariamente por la persona empresaria, podrá ser solicitada por el interesado o la podrá practicar de oficio la propia Seguridad Social.

La solicitud se formulará a nombre de cada persona trabajadora en la tesorería territorial de la Seguridad Social antes de comenzar a trabajar. Realizada la afiliación de la persona trabajadora, inmediatamente se procede a encuadrarle en el régimen que le corresponda según la actividad que haya de realizar. Se considera, entonces, que ha sido dada de alta en el régimen correspondiente. Por tanto, la afiliación siempre coincide con el alta inicial. En cada cambio de empresa, esta no tendrá que afiliar al trabajador, aunque sí darle de alta.

Las altas que se soliciten respecto de las personas trabajadoras ya afiliadas seguirán el mismo procedimiento que para la afiliación. Así, el empresario deberá comunicar a la tesorería territorial de la Seguridad Social las altas de los trabajadores que ingresen a su servicio con anterioridad a la fecha de inicio de la relación laboral.

El pedido o propuesta de pedido

Cuando una empresa ha decidido realizar una compra, debe hacer el correspondiente pedido al proveedor. El pedido es el encargo hecho por un cliente a un proveedor para que este le proporcione un producto o servicio con unas características previamente establecidas, en un plazo fijado, y a un precio y unas condiciones convenidas. Este pedido puede efectuarse de varias formas:

1. Mediante representante. En estos casos será este el que formalice el pedido para posteriormente comunicarlo a la sección de ventas.
2. De palabra, bien directamente o por teléfono. Para poder llevar un control eficaz, lo mejor es confirmar el pedido por escrito y quedarse con una copia.
3. Mediante impreso. Cada empresa deberá elaborar su propio modelo de impreso, en el que han de aparecer los siguientes datos: lugar y fecha de expedición, fecha de entrega, lugar de entrega, número de unidades de cada artículo, valor unitario de los productos y firma de quien realiza el pedido.

Solicitud de licencia de obra

Si necesitamos realizar obras en los locales donde vamos a desarrollar nuestra actividad, debemos solicitar al ayuntamiento la correspondiente licencia de obras, tanto mayor como menor. Esta licencia supone que el ayuntamiento reconoce que las obras que se quieren realizar cumplen las normas urbanísticas del municipio.

Clases de licencias de obra: para obras de nueva planta, para obras de reforma de edificaciones existentes y para obras menores.

Solicitud de licencia de apertura

Esta licencia tiene como finalidad autorizar el uso del local y sus instalaciones, previa constatación de que se encuentran debidamente terminados y dispuestos según las condiciones urbanísticas, ambientales y de seguridad. Se solicita en el ayuntamiento y debe tramitarse para: la apertura por primera vez, los traslados, los traspasos, las variaciones y ampliaciones de actividad y la ampliación de locales.

Tipos de licencia de apertura:

• Actividades inocuas.
• Actividades calificadas, que son las incluidas en el reglamento como molestas, insalubres, nocivas o peligrosas.

Procesos administrativos de la empresa

El proceso administrativo se compone de todas aquellas actividades realizadas con el objetivo de aprovechar al máximo los recursos de la empresa y conseguir los mejores resultados posibles. El proceso administrativo engloba cuatro áreas diferentes:

• Planificación: consiste en diseñar los objetivos, fines, estrategias y procedimientos que se van a seguir.
• Organización: determina la mejor forma de agrupar, dividir y jerarquizar los recursos físicos y humanos.
• Gestión: es el área más dinámica de todo este proceso; implica tomar decisiones, así como facilitar y liderar responsabilidades para intentar conseguir las metas propuestas.
• Control: permite medir los resultados obtenidos y corregir las posibles desviaciones con respecto a la planificación realizada.

Fases del proceso administrativo de una venta

1. El cliente solicita un bien o servicio y realiza el pedido.
2. El vendedor entrega la mercancía al cliente con el albarán de entrega.
3. El vendedor emite la factura de la entrega realizada o del servicio prestado.
4. El cliente paga el importe de la factura en la forma convenida: al contado o a plazos.
5. El vendedor, una vez recibido el importe de la venta, remite al comprador un recibo justificante del pago.

El cheque

Un cheque es un título-valor por el cual el librador ordena al banco pagar al tomador una cantidad de dinero determinada.

Requisitos del cheque:

1. Indicaciones del comprador.
2. Lugar y fecha de expedición.
3. Número de serie.
4. Firma del librador.

Formas de emitir un cheque (determinan quién es su tenedor):

• Al portador: son los cheques que llevan esta expresión y deben pagarse a la persona que lo presente al cobro. El tomador es el poseedor del cheque, que se transmite con la simple entrega.
• Nominativos: se emiten a favor de una persona determinada, que es la que debe cobrarlos.
• A la orden: son los que indican a una persona determinada con cláusula a la orden; pueden ser transmitidos por medio del endoso.

Modalidades:

• Para abonar en cuenta: en este caso, el librado solo podrá cobrar el cheque mediante un ingreso en una cuenta bancaria.
• Cheque de caja o bancario: es emitido por una entidad de crédito para que sea cobrado en sus propias sucursales.
• De pago diferido: se emite en una fecha, pero para ser cobrado en una fecha posterior.

Certificación negativa de denominación social

Cuando se va a poner en marcha un negocio, hay que dar nombre a este. Para ello, a la vez que se redacta la escritura, los promotores de la sociedad deberán comprobar que el nombre elegido no coincide con el de ninguna otra sociedad existente. Deben solicitar un certificado de no coincidencia en el Registro Mercantil Central.

La solicitud se realiza para obtener un certificado acreditativo de la no existencia de otra sociedad con el mismo nombre que la que se pretende constituir. Puede hacerse por correo, a través de otra persona o por correo electrónico desde la página web del Registro Mercantil Central. En la solicitud se pueden indicar hasta cinco denominaciones sociales y se concederá para la primera que no aparezca registrada.

Esta certificación es requisito indispensable para el otorgamiento de la escritura pública de constitución de sociedades. En cuanto a las cooperativas, esta solicitud se presentará en el Registro de Cooperativas.