Capítulo 14: Administración de Proyectos: Establecimiento del Valor de Negocio de los Sistemas y la Administración del Cambio

14.1 La Importancia de la Administración de Proyectos

Es fundamental tener conocimientos sobre la manera en que se administran los proyectos de sistemas de información y acerca de cómo y por qué tienen éxito o fracasan.

Proyectos Descontrolados y Falla de Sistemas

Como se ilustra en la figura 14-1 (referencia a una figura no incluida en el texto original), es muy probable que un proyecto de desarrollo de sistemas sin la administración apropiada sufra las siguientes consecuencias:

• Costos que exceden en gran medida los presupuestos.
• Demoras inesperadas.
• Desempeño técnico inferior al esperado.
• Falla en la obtención de los beneficios previstos.

Con frecuencia, los sistemas producidos por proyectos de información fallidos no se utilizan en la forma que se pretendía originalmente o no se usan en absoluto. Es común que los usuarios tengan que desarrollar sistemas manuales paralelos para hacer funcionar estos sistemas.

La interfaz de usuario es la parte del sistema con la cual interactúan los usuarios finales.

Consecuencias de una Administración de Proyectos Deficiente

• Exceso de gastos.
• Ampliación de plazos.
• Deficiencias técnicas que alteran el desempeño.
• Falla para conseguir los beneficios previstos.

Objetivos de la Administración de Proyectos

Proyecto: consiste en una serie planeada de actividades relacionadas cuya finalidad es alcanzar un objetivo de negocio específico. Los proyectos de sistemas de información comprenden el desarrollo de nuevos sistemas de información, la mejora de los sistemas existentes o proyectos para reemplazar o actualizar la infraestructura de tecnología de la información (TI) de la empresa.

Administración de Proyectos: se refiere a la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar objetivos específicos dentro de un presupuesto y un tiempo determinados. La administración de proyectos para sistemas de información debe ocuparse de cinco variables principales:

Alcance: Define qué trabajo corresponde a un proyecto o está fuera de él. Por ejemplo, el alcance de un proyecto para un nuevo sistema de procesamiento de pedidos podría incluir nuevos módulos para ingresar pedidos y transmitirlos a producción y contabilidad, pero omitir cambios en los sistemas relacionados de cuentas por cobrar, manufactura, distribución o control de inventarios.

Tiempo: Cantidad de tiempo requerido para realizar el proyecto.

Costo: Es el tiempo para terminar un proyecto, multiplicado por el costo de los recursos humanos requeridos para este fin.

Calidad: Indicador de qué tan bien el resultado final de un proyecto satisface los objetivos especificados por la administración.

Riesgo: Problemas potenciales que podrían amenazar el éxito de un proyecto.

14.2 Selección de Proyectos

Elegir los proyectos que prometan los mejores beneficios para el negocio.

Estructura Administrativa para Proyectos de Sistemas de Información

Elementos de una estructura administrativa para proyectos de sistemas de información en una corporación grande:

• En la cima de esta estructura se encuentran el grupo de planeación estratégica de la corporación y el comité de dirección de sistemas de información. El grupo de planeación estratégica de la corporación es responsable de desarrollar el plan estratégico de la empresa, el cual podría requerir el desarrollo de nuevos sistemas.
• El comité de dirección de sistemas de información es el grupo de directivos responsables del desarrollo y la operación de los sistemas. Está conformado por los encargados de departamentos de las áreas tanto de usuarios finales como de sistemas de información. El comité de dirección revisa y aprueba los planes para sistemas de todas las divisiones, se encarga de coordinar e integrar los sistemas y, en ocasiones, participa en la selección de proyectos específicos de sistemas de información.
• El equipo de proyecto es supervisado por un grupo de administración de proyectos integrado por gerentes de sistemas de información y gerentes de usuarios finales, responsables de vigilar varios proyectos específicos de sistemas de información.
• El equipo de proyecto es responsable directamente de un proyecto de sistemas individual. Este equipo está conformado por analistas de sistemas, especialistas de las áreas de negocio relevantes para los usuarios finales, programadores de aplicaciones y, en algunos casos, especialistas de bases de datos.

Enlace de Proyectos de Sistemas con el Plan de Negocios

Con el fin de identificar los proyectos de sistemas de información que reporten el mayor valor de negocio, las organizaciones necesitan desarrollar un plan de sistemas de información que apoye su plan de negocio general y en el cual los sistemas estratégicos se incorporen en la planeación de alto nivel. El plan funge como guía que indica la dirección del desarrollo de sistemas (el propósito del plan), los fundamentos, la situación de los sistemas actuales, los nuevos desarrollos a considerar, la estrategia administrativa, el plan de implementación y el presupuesto.

Análisis Empresarial y Factores Críticos de Éxito

Es fundamental comprender los requerimientos de información tanto a largo como a corto plazo. Dos de las principales metodologías para establecer los requerimientos de información esenciales de la organización como un todo son el análisis empresarial y los factores críticos de éxito (FCE).

a. Análisis Empresarial (Planeación de Sistemas de Negocios)

Este enfoque sostiene que los requerimientos de información de una empresa solo se pueden entender al examinar toda la organización en términos de sus unidades organizacionales, funciones, procesos y elementos de datos. El análisis empresarial puede ayudar a identificar las entidades y atributos clave de los datos de la organización.

Método central: tomar una muestra de gerentes y analizar cómo utilizan la información, de dónde la obtienen, cuáles son sus objetivos, cómo toman decisiones y cuáles son los datos que requieren.

b. Factores Críticos de Éxito (FCE)

Este enfoque sostiene que los requerimientos de información de una organización están determinados por una pequeña cantidad de factores críticos de éxito (FCE) de los gerentes. Si es factible alcanzar estas metas, el éxito de la empresa u organización está asegurado.

Principal método: realizar entrevistas personales (generalmente tres o cuatro) con algunos gerentes de alto nivel para identificar sus metas y los FCE resultantes.

El enfoque de FCE se apoya en entrevistas con gerentes clave para identificar sus FCE. Los FCE individuales se acumulan para desarrollar FCE para toda la empresa. A partir de esto, se pueden construir sistemas para suministrar información acerca de estos FCE.