Conceptos Fundamentales de la Administración

La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar un conjunto de actividades o funciones de forma secuencial.

• Planear: Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización.
• Organizar: Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
• Dirigir: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan al cumplimiento de las metas y se apeguen a los planes.
• Controlar: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes.

Origen e Importancia de la Administración

Origen de la Administración

La administración, como práctica humana, es tan antigua como la humanidad. Esto se evidencia cuando el hombre pasa de nómada a sedentario y siente la necesidad de cooperar para conseguir objetivos primarios de tipo animal, como alimento, saciar la sed, reproducción, sueño, etc. Se puede decir que la administración, como ciencia o disciplina, es más antigua que la medicina, las matemáticas, la teología, la física o la astronomía, entre otras.

Importancia de la Administración

La administración es de naturaleza humana, dado que se realiza a través del pensamiento del hombre. Se encuentra presente en cualquier actividad, por más pequeña que sea.

Ciencias Relacionadas con la Administración

La administración interactúa con diversas disciplinas para optimizar sus procesos y resultados:

• Sociología: Es la ciencia que estudia el comportamiento del hombre en colectividad y de manera individual. Está relacionada con la administración en cuanto al análisis del liderazgo y de la participación dentro de las empresas.
• Psicología: Se relaciona estrechamente con la administración a través de la motivación, los conflictos y, en sentido general, por medio de estudios sobre la complejidad del funcionamiento del individuo ante el trabajo y ante sus compañeros.
• Antropología: Proporciona la historia del hombre y las formas antiguas de vida en sociedad. Además, aporta la evolución social hasta nuestros días.
• Economía: Individualmente, es una de las ciencias más estrechamente relacionadas con la administración, ya que las actividades económicas interactúan con las estrategias y planes administrativos en busca de lograr los mayores beneficios para la empresa.
• Ciencias Políticas: Al igual que la economía, las ciencias políticas son claves para el administrador, ya que los fenómenos políticos afectan de muchas formas la labor empresarial.
• Estadística: Toda decisión tomada debe basarse en datos y registros estadísticos; de lo contrario, no estaremos en capacidad de interpretar informaciones clave sobre ventas y producción.
• Ciencias Jurídicas: Estas tienen estrecha relación con la administración a través de las leyes y reglamentos que se utilizan en todo proceso de producción que se verifica en las organizaciones.

Fases del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se compone de las siguientes fases clave:

Planeación

Esta etapa abarca la definición de las metas de la organización y el establecimiento de la estrategia general para alcanzar esas metas.

Tipos de Planeación

• Planeación Conservadora: Orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la situación existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, pero no necesariamente los mejores, pues difícilmente la planeación buscará cambios radicales en la organización.
• Planeación Optimizante: Orientada hacia la adaptabilidad e innovación en la organización. Las decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles para la organización.
• Planeación Adaptable: Orientada hacia los imprevistos y el futuro de la organización. Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses involucrados. Se ajusta a las demandas ambientales y se prepara para las contingencias futuras.

Pasos del Proceso de Planeación

La planeación se puede considerar un proceso de 6 pasos:

1. Definir los objetivos: El primer paso de la planeación es establecer los objetivos que se pretende alcanzar.
2. Verificar la situación actual frente a los objetivos: Simultáneamente a la definición de los objetivos, se debe evaluar la situación actual en contraposición a los objetivos deseados, verificando dónde se está y qué se debe hacer.
3. Desarrollar premisas sobre las condiciones futuras: Las premisas constituyen los ambientes esperados de los planes de operación. La previsión es un aspecto importante para el desarrollo de premisas y está relacionado con supuestos acerca del futuro.
4. Analizar las alternativas de acción: Se trata de relacionar y evaluar las acciones que se deben emprender, escoger una de ellas para perseguir uno o más objetivos y elaborar un plan para alcanzarlos.
5. Elegir un curso de acción entre alternativas: Hay que seleccionar el curso de acción adecuado para conseguir los objetivos propuestos. Se trata de una toma de decisión en la que se elige una alternativa y se abandonan las demás. La alternativa seleccionada se transforma en un plan para alcanzar los objetivos.
6. Implementar el plan y evaluar los resultados: El último paso es hacer lo que el plan determina y evaluar con cuidado los resultados para garantizar la consecución de los objetivos, seguir lo que fue planeado y emprender acciones correctivas a medida que sean necesarias.

Organización

Esta etapa incluye determinar qué tareas se llevarán a cabo, cómo serán realizadas y quién las ejecutará, cómo están agrupadas, quién depende de quién y dónde serán tomadas las decisiones.

Dirección

Es la encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de otros, elegir el canal más eficaz de comunicación y resolver los conflictos entre los empleados.

Control

Una vez establecidas las metas, formulados los planes, definida la estructura y contratado, capacitado y motivado al personal, aún falta algo: un administrador que se encargue de que las cosas marchen como es debido y que vigile el desempeño de la organización.

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos.

Etapas o Fases del Proceso de Control

El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:

• Comprensión: El control debe apoyar el proceso de toma de decisiones, presentando datos en términos comprensibles.
• Flexibilidad: El control debe proporcionar el juicio individual que se pueda modificar para adaptarse a nuevas circunstancias y situaciones.
• Autocontrol: El control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicación y participación de las partes involucradas.
• Naturaleza Positiva: El control debe hacer énfasis en el desarrollo, el cambio y el mejoramiento.
• Claridad y Objetividad: El control debe ser imparcial y preciso para todos. Como propósito fundamental, se debe respetar el mejoramiento del desempeño.

Gestión de Recursos Humanos

Reclutamiento y Selección de Personal

Como primer paso para el reclutamiento, debe surgir una vacante. El departamento de Recursos Humanos debe decidir si es necesario contratar a una persona por temporada, por contrato, a tiempo parcial o completo. Luego de tomada la decisión, se da a conocer la vacante del puesto para atraer a individuos con las características necesarias para este.

Para escoger a la persona más capacitada para el puesto de trabajo, casi siempre se le hacen dos entrevistas en las que se conoce mejor al candidato y se decide si es el correcto para el puesto que solicita y si se contrata o no.

Otra manera que existe para cubrir una vacante existente es reubicando a alguno o varios de los empleados de distintas maneras, como:

1. Transferidos
2. Transferidos con promoción
3. Ascendidos

Política Salarial

La política salarial es el conjunto de orientaciones, basadas en estudios y valoraciones, encaminadas a distribuir equitativamente las cantidades presupuestadas para retribuir al personal en un periodo de tiempo determinado, de acuerdo con los méritos y eficacia de cada uno.

Para ello, se han creado varios sistemas de evaluación:

1. Sistema de Graduación de Puestos: Supone que varias personas, por lo general en reuniones de comité, evalúen las descripciones de los puestos de trabajo y los gradúen en orden de importancia para la empresa.
2. Sistema de Clasificación: Implica la implantación de grados o clases de trabajos en los cuales se ajustan los puestos. Se usa poco en la empresa y, en cambio, sí en la Administración Pública y en las Fuerzas Armadas.
3. Sistema de Comparación de Factores: Consiste en evaluar cinco factores para cada puesto: requisitos mentales, pericia, requisitos físicos, responsabilidades y condición de trabajo. Una vez determinadas las cantidades monetarias para cada factor, se puede determinar el sueldo sumando todas las cantidades para obtener la retribución total.
4. Sistema de Puntos: Es el método más común. Se analizan los puestos evaluando la cantidad de pericia, esfuerzo, responsabilidad, condiciones del puesto, etc., involucrados en cada uno de ellos.

Compensación

Es necesario que las compañías ofrezcan compensaciones adecuadas a sus empleados porque estos ofrecen su intelecto y su fuerza física a la empresa, haciéndola más exitosa. Esta compensación no solo se refiere a un sueldo o salario. También incluye otras recompensas como incentivos que motivan y garantizan la satisfacción del empleado y esto, a su vez, aumenta la producción. Algunos tipos de compensaciones son:

1. Bonos
2. Porcentaje de ganancias por las ventas
3. Descuentos en productos
4. Beneficios no monetarios
5. Entre otros que dependen del tipo de compañía y sus políticas.

Punto de Vista: ¿Alto promedio de pocos empleados bien pagados y comprometidos con la empresa o viceversa?

Proceso de Pensamiento y Modelización

Pensamiento Focalizado y Consecutivo

Cuando uno enfrenta un problema, siempre debe preguntarse si el problema es concebible. No toda idea o concepto son concebibles. Además, toda idea concebible merece su propio tiempo en la mente. Los siguientes pasos deberían seguirse en orden secuencial:

1. ¿El problema es concebible?
2. ¿Es realmente necesario concebirlo?
3. ¿Cuenta con la información necesaria para comenzar a concebirlo?
4. ¿Cuánto tiempo debería dedicar a concebirlo?

Modelización

La modelización es pensar y seguir lógicas. Por lo tanto, en este sentido, se debe aprender a pensar del mismo modo en que uno aprende a bailar. Se puede bailar con lógica.

Dos modelos muy utilizados son el idioma y la religión. El idioma es un modelo que consiste en una secuencia de metáforas para comunicar nuestros sentimientos, deseos, pasiones, etc., a otras personas. El idioma es un sistema de pensamientos codificados.

Administración de Operaciones y Eficiencia

Los Siete Ceros en la Administración de Operaciones

La administración de operaciones tiene un papel fundamental en la búsqueda continua e incesante de los siete ceros:

1. Cero stocks/inventario
2. Cero papeles
3. Cero esperas/demoras
4. Cero averías
5. Cero fallas
6. Cero accidentes
7. Cero contaminaciones

Esta búsqueda continua de perfeccionamiento encuadra con la necesidad imperiosa de detectar, prevenir y eliminar los desperdicios, algo que toma cada día más auge tanto por la escasez de los recursos como por los problemas ambientales y ecológicos.

Implica esfuerzo y compromiso para acercarse lo más posible a cero.

Fábrica Flexible

Una fábrica flexible comprende procesos bajo control automático capaces de generar una amplia variedad de productos dentro de una gama determinada, haciendo uso de una tecnología que ayuda a optimizar la fabricación con mejores sistemas de control y gestión. La fabricación flexible es la herramienta de producción más potente hoy día a disposición de una empresa para mejorar su posición competitiva en el entorno industrial actual.

Nota: Energía eléctrica no automatizada. Ejemplo: generador de luz para no depender de la ANDE, fenómenos climáticos.

Temas Adicionales en Gestión Empresarial

Análisis de Puesto y Diseño de Empleo

Cuando las compañías establecen nuevas plazas dentro de la empresa, es necesario que establezcan cuáles son las características de este puesto para que así los empleados potenciales puedan conocer qué destrezas o habilidades necesitan para ser elegidos y si cumplen con todos los requisitos. Para esto, es necesario diseñar el empleo, lo cual se hace estableciendo las tareas y responsabilidades que la persona que tenga este puesto debe realizar con su equipo de trabajo.

Toma de Decisiones

Los cimientos para la toma de decisiones acertadas se construyen sobre la filosofía del conocimiento, la ciencia, la lógica y, por sobre todo, la creatividad.

1. Filosofía del Conocimiento: Saber qué tenemos dentro de cada empresa o de la organización, conocer la política, la visión, la estructura de cómo se maneja la empresa. Conocimiento: todo el bagaje de las experiencias pasadas en la empresa. Filosofía y cómo se estuvieron resolviendo los problemas en la organización, pero apuntando siempre hacia adelante. Mirar atrás solo para tener en cuenta qué decisión se tomó y guiarse por los resultados de ese momento. Aspecto cuantitativo.
2. La Ciencia: La ciencia es la parte estadística, la parte de los números. Si estamos hablando de un proceso de producción y nos dicen que tenemos que agregar determinado principio activo, de alguna forma se debe cumplir eso. Se debe tener en cuenta la ciencia. Dentro de la ciencia están cada uno de los expertos en una organización de producción: especialistas de producción, tecnólogos, nutricionistas, etc. Cada uno de los expertos en cada área, de eso trata también la ciencia. Aspecto cuantitativo.
3. La Lógica: No solo el gerente o el administrador toma las decisiones; si se le ocurre alguna idea, primero se debe analizar y luego se lleva a cabo después de estudiarlo. Aspecto cuantitativo.
4. La Creatividad: Depende del arte del conocimiento de la forma de llevar a cabo una decisión. Es crear un diseño nuevo, una estructura diferente a la que se tiene. Es un aspecto cualitativo.

Administración de Recursos Humanos (Definición Ampliada)

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.

Se denomina Recursos Humanos (RR. HH.) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Su función es seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización.

Generalmente, la función de los recursos humanos está compuesta por áreas tales como reclutamiento, selección, contratación, capacitación, inducción de personal y su permanencia en la empresa.

Planificación del Personal

Conjunto de medidas que, basadas en el estudio de antecedentes relacionados con el personal y los programas y previsiones de la organización, tienden a determinar, desde el punto de vista individual y general, las necesidades humanas de una industria en un plazo determinado, cuantitativa y cualitativamente, así como su costo.

Fines de la Planificación del Personal

• Utilizar lo mejor posible los recursos.
• Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios.
• Prever estrategias y tácticas para los casos de ampliación o reducción del negocio.

La planificación de personal, desde un punto de vista general, tratará de asegurar cuantitativa y cualitativamente las necesidades del personal a fin de secundar los planes generales de la empresa.

Desde el punto de vista individual, la planificación comprende el desarrollo profesional, humano y económico del personal, a través de la promoción basada en oportuna formación, mediante el estudio de aptitudes.

Selección del Personal (Proceso)

Es la primera cuestión que, en relación con el personal, se le plantea a la empresa. Selección que ha de darse tanto para la entrada de personal en la empresa como para asignar el personal admitido a los distintos puestos de trabajo a cubrir.

El proceso de selección de personal es aquel en el que se decide si se contratará o no a los candidatos encontrados en la búsqueda realizada previamente. Pasos:

1. Determinar si el candidato cumple con las competencias mínimas pretendidas por el trabajo.
2. Evaluar las competencias relativas de los candidatos que pasaron la etapa anterior, por medio de evaluaciones técnicas o psicológicas.
3. Asignar un puntaje a las evaluaciones efectuadas en el punto anterior.
4. En función del puntaje, decidir a quién se le ofrecerá el puesto.