La Metodología 5S: Fundamentos para la Eficiencia Operativa
La metodología 5S es un sistema de gestión visual que busca la mejora continua de la productividad y la calidad en cualquier entorno de trabajo. Se compone de cinco principios fundamentales, cada uno representado por una palabra japonesa que comienza con ‘S’.
1. Seiri – Desechar lo que no se necesita
Seiri, o clasificar, consiste en retirar del área o estación de trabajo todos aquellos elementos que no son necesarios para realizar la labor, ya sea en áreas de producción o administrativas. Este paso es crucial para eliminar el desorden y liberar espacio.
2. Seiton – Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
Seiton, u orden, significa más que una simple apariencia. Es la organización de los elementos necesarios de modo que resulten de fácil uso y acceso. Estos elementos deberán estar etiquetados para que se encuentren, retiren y devuelvan fácilmente a su posición. Se deben usar reglas sencillas como: lo que más se usa debe estar más cerca; lo más pesado, abajo; lo liviano, arriba, etc.
3. Seiso – Limpiar el sitio de trabajo y los equipos, y prevenir la suciedad y el desorden
Seiso, o limpieza, incluye, además de la actividad de limpiar las áreas de trabajo y los equipos, el diseño de aplicaciones que permitan evitar o, al menos, disminuir la suciedad y hacer más seguros los ambientes de trabajo. Asimismo, la demarcación de áreas restringidas, de peligro, de evacuación y de acceso genera mayor seguridad y una sensación de seguridad entre los empleados.
4. Seiketsu – Preservar altos niveles de organización, orden y limpieza
El Seiketsu, o limpieza estandarizada, pretende mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con la aplicación de las tres primeras S. El Seiketsu solo se obtiene cuando se trabajan continuamente los tres principios anteriores. Para generar esta cultura, se pueden utilizar diferentes herramientas; una de ellas es la colocación de fotografías del sitio de trabajo en condiciones óptimas para que puedan ser vistas y así recordar el estado en el que debería permanecer.
5. Shitsuke – Crear hábitos basados en las 4S anteriores
Shitsuke, o disciplina, significa evitar que se rompan los procedimientos ya establecidos. Solo si se implanta la disciplina y el cumplimiento de las normas y procedimientos ya adoptados se podrán disfrutar los beneficios que estos brindan. El Shitsuke es el canal entre las 5S y la mejora continua. Shitsuke implica control periódico, visitas sorpresa, autocontrol, respeto por uno mismo y por los demás, y una mejor calidad de vida laboral.
Círculos de Control de Calidad (CCC)
Un Círculo de Control de Calidad (CCC) es un grupo de personas que se reúne de forma voluntaria y periódica para detectar los errores que se producen en la organización, analizarlos, identificar problemas, estudiar técnicas para mejorar la calidad y la productividad, y diseñar soluciones.
Proceso de los Círculos de Calidad
- Identificar los problemas, estudiar las técnicas para mejorar la calidad y la productividad, y diseñar las soluciones.
- Explicar a la dirección la solución propuesta por el grupo.
- Ejecutar la solución por parte de la organización.
- Evaluar el logro de la propuesta por parte del círculo y de la organización.
Características de los Círculos de Calidad
Los círculos de calidad comparten rasgos comunes, cuya unión los hace beneficiosos para la organización. Estos son:
- Tamaño: Como mínimo 4 y máximo 15 miembros; el número ideal se sitúa cerca de 8.
- Periodicidad: Se reúnen a intervalos fijos; lo ideal es una vez por semana.
- Integrantes: Bajo el mando de la misma persona, quien a su vez también participa.
- Participación: Es el grupo quien toma las decisiones por consenso.
- Voluntariedad: Los círculos no se imponen.
- Remuneración: Se reúnen durante el tiempo laboral.
- Capacitación: Permanente para que puedan participar de forma adecuada.
- Compromiso: La dirección de la organización debe estar comprometida con los círculos y proporcionar la asistencia y asesoría necesarias a los grupos.
- Permanencia: Deben permanecer en el tiempo, procurando siempre su mejora y la de la organización; no son para resolver un solo problema.
- Evaluación: También deberán ser evaluados.
Principios de los Círculos de Calidad
- Reconocimiento a todos los niveles de que nadie conoce mejor una tarea, un trabajo o un proceso que quien lo realiza cotidianamente.
- Respeto a la persona y a su inteligencia.
- Potenciación de las capacidades personales a través del trabajo en equipo.
- Referencia a temas relacionados con el trabajo.
Benchmarking: Tipos y Aplicaciones
El benchmarking es una herramienta estratégica que permite comparar procesos, productos o servicios con los de las mejores empresas del sector o de otros sectores, con el fin de identificar y aplicar las mejores prácticas.
Dimensiones del Benchmarking
- Tipo de información: La información comparativa puede variar desde el simple recuento de personal hasta la evaluación cualitativa de filosofías y prácticas de liderazgo.
- Ámbito dentro de la organización: Se pueden contemplar distintos niveles y áreas en la organización, permitiendo establecer comparaciones a nivel global o solo para un área específica.
- Dispersión funcional: El benchmarking permite analizar procesos, funciones o actividades de una organización.
- Nivel de detalle del estudio: Puede realizarse a distintos niveles de detalle dentro de una organización, según lo acordado entre los participantes.
- Comparación interna/externa: El benchmarking puede ser interno o externo. Este último permite comparar organizaciones pertenecientes al mismo o a distinto sector de actividad.
Herramientas Clave para la Gestión de Calidad
Cómo Elaborar un Diagrama de Causa-Efecto (Ishikawa)
Para hacer un Diagrama de Causa-Efecto, también conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado, se siguen estos pasos:
- Decidir la característica de calidad a analizar. Trazar una flecha gruesa que represente el proceso y, a la derecha, escribir la característica de calidad.
- Indicar los factores causales más importantes y generales que puedan generar la fluctuación de la característica de calidad, trazando flechas secundarias hacia la principal. Por ejemplo: Materias Primas, Equipos, Operarios, Método de Medición, etc.
- Incorporar en cada rama factores más detallados que puedan considerarse causas de fluctuación. Para ello, formularse estas preguntas:
- a. ¿Por qué hay fluctuación o dispersión en los valores de la característica de calidad? (La respuesta se anota como una de las ramas principales, por ejemplo: ‘Por la fluctuación de…’)
- b. ¿Qué factores producen esta fluctuación o dispersión en los valores de la característica de calidad? (La respuesta se agrega como rama menor de la rama principal.)
- c. ¿Por qué…? (Continuar preguntando ‘por qué’ para cada causa identificada, ampliando el diagrama hasta que contenga todas las causas posibles de dispersión.)
- Finalmente, verificar que todos los factores que puedan causar dispersión hayan sido incorporados al diagrama. Las relaciones Causa-Efecto deben quedar claramente establecidas; en ese caso, el diagrama estará terminado.
Histograma
Un histograma es un gráfico o diagrama que muestra el número de veces que se repiten los resultados, agrupados por intervalo. Esto permite visualizar la tendencia central (alrededor de qué valor se agrupan las mediciones) y la dispersión alrededor de ese valor central.
Diagrama de Pareto
El Diagrama de Pareto es una sencilla técnica gráfica de análisis que permite distinguir las causas más importantes de un problema de las más triviales. Está basado en el Principio de Pareto, que establece que los problemas más significativos (aproximadamente el 80%) suelen derivar de un pequeño porcentaje de causas (aproximadamente el 20%). En otras palabras: el 80% de los problemas se deben al 20% de las causas.