1. ¿Por qué es tan importante la administración de proyectos para los proyectos de sistemas de información?

Existe una **elevada tasa de fracaso** entre los proyectos de sistemas de información. En casi todas las organizaciones, los proyectos de sistemas de información exceden significativamente el tiempo y presupuesto estimados para su implementación; o bien, el sistema final no cumple con las expectativas de funcionamiento. Por ello, es fundamental comprender cómo se administran los proyectos de sistemas de información, así como las causas de su éxito y fracaso.

2. ¿Qué tipos de problemas de sistemas de información surgen de una administración de proyectos deficiente?

• **Exceso de gastos**
• **Ampliación de plazos**
• **Deficiencias técnicas** que alteran el desempeño
• **Incapacidad para alcanzar los beneficios previstos**

3. ¿Qué es la administración de proyectos? Enumere y describa las actividades de la administración de proyectos y las variables de las que se ocupa.

La **administración de proyectos** se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto dentro de un presupuesto y un plazo determinados. Sus actividades incluyen:

• Planeación del trabajo
• Evaluación de riesgos
• Estimación de los recursos requeridos para realizar el trabajo
• Organización del trabajo
• Adquisición de recursos humanos y materiales
• Asignación de tareas
• Dirección de actividades
• Control de la ejecución del proyecto
• Informe de avance
• Análisis de los resultados

Las variables clave de las que se ocupa la administración de proyectos son:

El Alcance

Define qué trabajo forma parte de un proyecto y cuál no.

El Tiempo

Representa la cantidad de tiempo necesaria para completar el trabajo.

El Costo

Se refiere a los recursos monetarios necesarios para completar el proyecto.

La Calidad

Es un indicador de qué tan bien el resultado final de un proyecto satisface los objetivos especificados por la administración.

El Riesgo

Se refiere a los problemas potenciales que podrían amenazar el éxito de un proyecto.

4. Mencione y describa los grupos responsables de la administración de los proyectos de sistemas de información.

Los principales grupos responsables son:

• El **grupo de planeación estratégica de la corporación**: Es responsable de desarrollar el plan estratégico de la empresa, el cual puede requerir el desarrollo de nuevos sistemas.
• El **comité de dirección de sistemas de información**: Es el grupo de directivos responsables del desarrollo y la operación de los sistemas.
• El **equipo de proyecto**: Es supervisado por un grupo de administración de proyectos integrado por gerentes de sistemas de información y gerentes de usuarios finales, responsables de supervisar varios proyectos específicos de sistemas de información.

5. ¿Cuáles son las principales categorías de un plan de sistemas de información?

• Dirección del desarrollo de los sistemas
• Su razón de ser
• La situación actual
• La estrategia administrativa
• El plan de implementación
• El presupuesto

6. ¿Cómo se pueden utilizar el análisis empresarial y los factores críticos de éxito para seleccionar proyectos de sistemas de información?

Implica encuestar a una muestra representativa de gerentes para comprender cómo utilizan la información, dónde la obtienen, cómo son sus entornos, cuáles son sus objetivos, cómo toman decisiones y cuáles son sus necesidades de datos. Se requieren enfoques innovadores para la dirección del negocio.

7. Describa cómo se pueden utilizar el análisis de cartera y los modelos de calificación para seleccionar proyectos de sistemas de información.

El **análisis de cartera** se utiliza para evaluar proyectos de sistemas alternativos. Consiste en realizar un inventario de todos los proyectos y activos de sistemas de información de la organización, incluyendo infraestructura, contratos de subcontratación y licencias. Cada proyecto se describe con un perfil de riesgo y beneficio para la empresa, de manera similar a una cartera financiera.

Los **modelos de calificación** son útiles para seleccionar proyectos donde se deben considerar múltiples criterios. Asignan ponderaciones a las diversas características de un sistema y luego calculan los totales ponderados. Estos modelos se utilizan principalmente para confirmar, fundamentar y apoyar la toma de decisiones, más que como árbitros finales en la selección de sistemas.

8. Enumere y describa los principales costos y beneficios de los sistemas de información. ¿Cuál es la diferencia entre beneficios tangibles e intangibles?

Los **beneficios tangibles** son aquellos que se pueden cuantificar y a los que se les puede asignar un valor monetario.

Los **beneficios intangibles**, como un servicio al cliente más eficiente o una toma de decisiones mejorada, no pueden cuantificarse inmediatamente, pero a la larga pueden conducir a ganancias cuantificables.

9. Mencione y describa los principales métodos de presupuestación de capital que se utilizan para evaluar proyectos de sistemas de información.

• El **método de recuperación** (Payback Period) consiste en una medida del tiempo requerido para recuperar la inversión inicial de un proyecto.
• La **Tasa Contable de Rendimiento de la Inversión (ROI)** calcula la tasa de rendimiento de una inversión ajustando los flujos positivos de efectivo producidos por la inversión para la depreciación. Esto proporciona una aproximación de los ingresos contables obtenidos por el proyecto.
• El **Valor Presente Neto (VPN)** es el valor actual de un pago o flujo de pagos que se recibirá en el futuro. Representa la cantidad de dinero que vale una inversión, considerando su costo, ganancias y el valor del dinero en el tiempo.
• La **Tasa Interna de Rendimiento (TIR)** se define como la tasa de rendimiento o ganancia que se espera obtener de una inversión, considerando el valor del dinero en el tiempo. La TIR es la tasa de descuento que igualará el valor presente de los flujos de efectivo futuros del proyecto con el costo inicial del proyecto.

10. ¿De qué manera pueden ayudar los modelos de evaluación de opciones reales a evaluar las inversiones en tecnología de la información?

Los **modelos de evaluación de opciones reales** aprovechan el concepto de opciones utilizado en el sector financiero. Una opción consiste esencialmente en el derecho, pero no la obligación, de actuar en alguna fecha futura. Estos modelos valoran los proyectos de sistemas de información de manera similar a las opciones de compra de acciones, donde un gasto inicial en tecnología crea el derecho, pero no la obligación, de obtener beneficios asociados con el futuro desarrollo e implementación de la tecnología.

11. ¿Cuáles son las limitaciones de los modelos financieros para establecer el valor de los sistemas de información?

Los **modelos financieros** no expresan los riesgos e incertidumbre inherentes a sus propias estimaciones de costos y beneficios. Además, los costos y beneficios no siempre ocurren en el mismo marco de tiempo.

12. ¿Qué dimensiones influyen en el nivel de riesgo de cada proyecto de sistemas de información?

• **Tamaño del proyecto**: Cuanto más grande es el proyecto, mayor es el riesgo.
• **Estructura del proyecto**: Algunos proyectos están mucho más estructurados que otros, con requerimientos claros y directos.
• **Experiencia con la tecnología**: El riesgo del proyecto se elevará si el equipo del proyecto y el personal del sistema de información carecen de la pericia técnica requerida.

13. ¿Por qué los constructores de nuevos sistemas de información necesitan abordar la administración del cambio?

Los cambios en la forma en que se define, accede y utiliza la información para gestionar los recursos de la organización suelen conducir a nuevas distribuciones de la autoridad y el poder. Los beneficios de la **tecnología de la información** se reducirán si las empresas no consideran los costos del cambio organizacional asociado con un nuevo sistema o si no logran que estos cambios sean efectivos. La creación de sistemas exitosos requiere una cuidadosa **administración del cambio**.

14. ¿En qué consisten la implementación y la contra-implementación?

La **implementación** abarca todas las actividades de la organización destinadas a adoptar, gestionar y hacer rutinaria una innovación. Los enfoques clave incluyen los roles de los actores, la estrategia y los factores de organización. En este proceso, el analista de sistemas actúa como un **agente de cambio**.

La **contra-implementación** es una estrategia deliberada para frustrar la implementación de un sistema de información o una innovación en una organización.

15. ¿Por qué el apoyo de la administración y de los usuarios finales son tan importantes para una implementación exitosa de los proyectos de sistemas de información?

La **participación de los usuarios** en el diseño y operación de los sistemas de información genera varios resultados positivos. Los usuarios tienen más oportunidad de moldear el sistema según sus prioridades y requerimientos de negocio, y más oportunidades de controlar el resultado.

El **apoyo de la administración** también asegura que un proyecto de sistemas recibirá fondos y recursos suficientes para tener éxito, y es más probable que los usuarios y el personal técnico de servicios de información lo perciban positivamente.

16. ¿Por qué existe una tasa de fracaso tan alta entre las implementaciones de aplicaciones empresariales y los proyectos de reingeniería de procesos de negocios (BPR)? ¿Qué rol desempeñan los sistemas de información en el éxito o fracaso de las fusiones y adquisiciones?

Las implementaciones de **aplicaciones empresariales** y los proyectos de **reingeniería de procesos de negocios (BPR)** a menudo presentan una alta tasa de fracaso debido a que típicamente requieren un cambio organizacional extenso. Esto puede implicar reemplazar tecnologías antiguas y sistemas heredados que están profundamente arraigados en muchos procesos de negocio interrelacionados. Frecuentemente, estos proyectos no cumplen con las metas de sus usuarios.

Los **sistemas de información** desempeñan un rol crucial en el éxito o fracaso de las **fusiones y adquisiciones**. La integración de los sistemas de información de dos compañías diferentes requiere un cambio organizacional enorme y la administración de proyectos de sistemas complejos, siendo fundamental para la fusión exitosa de las operaciones empresariales.

17. ¿Qué técnicas de administración de proyectos se pueden utilizar para controlar el riesgo de proyectos?

Se pueden utilizar **herramientas internas**, **herramientas de planeación formal** y **herramientas de control formal**. Entre las herramientas específicas se encuentran la **Gráfica de Gantt** y los **Diagramas de PERT**.

18. ¿Qué consideraciones organizacionales se deberían tomar en cuenta en la planeación e implementación de sistemas de información?

• Participación y compromiso del empleado
• Diseño de trabajo
• Supervisión de los estándares y el desempeño
• Ergonomía (incluyendo equipo, interfaces de usuario y entorno laboral)
• Procedimientos de resolución de quejas de los empleados
• Salud y seguridad
• Cumplimiento de las normas gubernamentales
• Análisis del impacto organizacional
• Estudio sociotécnico

19. ¿De qué manera las herramientas de software de administración de proyectos contribuyen a realizar una administración exitosa de proyectos?

Las **herramientas de software de administración de proyectos** automatizan muchos aspectos de la gestión de proyectos, facilitando el proceso. Estas herramientas ofrecen capacidades para definir y ordenar tareas, asignar recursos, establecer fechas de inicio y finalización, dar seguimiento al avance y facilitar las modificaciones a las tareas y los recursos. Algunas de estas herramientas son programas grandes y sofisticados diseñados para manejar proyectos de gran escala, grupos de trabajo dispersos y diversas funciones empresariales.